1. Behandling af budgetbidrag 2018

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøfter forslag til effektiviseringer beskrevet i tabel 2 med henblik på endelig beslutning om budgetbidraget den 3. april 2017.

Problemstilling

Økonomiudvalget godkendte den 25. januar 2017 indkaldelsescirkulæret for 2018, hvori kommunens måltal for effektivisering i 2018 fremgår. I alt skal der således i Københavns Kommune i 2018 findes forvaltningsspecifikke besparelser for 406 mio. kr.

Det betyder, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget i 2018 skal finde forvaltningsspecifikke effektiviseringer på servicerammen for i alt 14,6 mio. kr., hvilket svarer til ca. 1,7 pct. af budgettet.

Desuden vil der være en række bevillinger, som udløber med udgangen af 2017 (se bilag 1).

På servicerammen er der således bevillingsbortfald på i alt 55,8 mio. kr., hvoraf de væsentligste er bevillinger til Sikker By og modtagelse af flygtninge.

På indsatsrammen er der bevillingsbortfald for i alt 47,4 mio. kr., hvoraf den væsentligste vedrører omlægning af 30,6 mio. kr. fra indsats til service, som følger af Budget 2016.

Budgetbidraget afleveres til Økonomiforvaltningen senest den 2. maj 2017.

Løsning

I tabel 1 fremgår det, hvilke effektiviseringer der allerede er vedtaget i forbindelse med Budget 2015-17 – og som påvirker 2018 i form af en stigende profil.

Det betyder, at den manglende effektivisering i 2018 forventes at være 6,5 mio. kr.

Tabel 1: Effektiviseringskrav 2018

I tabel 2 nedenfor findes forslag til effektiviseringer i 2018 inden for Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets (BIU's) ramme for i alt 6,5 mio. kr.

Effektiviseringerne beskrives detaljeret i det følgende.

Tabel 2: Effektiviseringskatalog

Tiltag 1: Bedre styring af hardware-porteføljen

Analyser viser, at BIF har udgifter til ca. 200 flere pc-licenser, end der er ansatte i forvaltningen. Disse ekstralicenser anvendes typisk mere sporadisk af korttidsansatte (praktikanter, løntilskud, studentermedhjælpere mv.), ligesom pc’ere i mødelokaler mv. ikke er tilknyttet en ansat. Der kan også være tale om borgerrettede pc’ere.

Uanset brugen, skal BIF afregne licens for disse pc’ere til Koncernservice (KS). En licens koster ca. 10.000 kr. årligt. Et løbende centralt fokus på ubrugte pc-licenser fra Centralforvaltningens it-kontor forventes at kunne give en effektivisering på mindst 0,7 mio. kr. årligt. – svarende til en tredjedel af de tilgængelige ekstralicenser. Forslaget igangsættes straks.

Tiltag 2: Nedbringelse af udgifter til porto

Med udløb af midlertidige fritagelser fra digital post og indførelsen af it-systemet Bluewhale, som gør det muligt at sende større forsendelser digitalt, forventes en reduceret udgift til porto på 0,2 mio. kr. årligt. Tiltaget igangsættes straks.

Tiltag 3: Optimering af ejendomsdrift

Med Budget 2017 blev det aftalt at samlokalisere en række administrative enheder i hele Københavns Kommune – herunder i BIF – for at kunne frasælge en række ikke-funktionelle administrative ejendomme. I henhold til kommunens interne huslejemodel beholder de involverede forvaltninger effektiviseringsgevinsten, der opnås som følge af arealoptimeringen.

I forlængelse af denne samlokaliseringscase vil det endvidere være muligt at samlokalisere Karrierestedet (AMC) og Københavns Erhvervshus (KEH). Tilsammen betyder det, at de samlede huslejeudgifter mv. reduceres med 1,7 mio. kr. årligt fra 2018 og 5,7 mio. kr. årligt fra 2019.

Tiltag 4: Udskiftning af VIAS (STAR-system)

STAR udruller i 2017 det nationale system VITAS, som vil kunne afløse funktionaliteten i det oprindelige VIAS-system, der er specielt udviklet til Københavns Kommune. Der er ingen udgifter til VITAS, hvorfor den samlede årlige omkostning til VIAS samt det tilhørende modul Smartblanket på 0,7 mio. kr. årligt er en nettobesparelse.

Forslag 1: Lukning på indeklemte arbejdsdage

Indeklemte arbejdsdage – fx i påskeugen og mellem jul og nytår – betyder, at mange medarbejdere holder ferie og derfor ikke er til stede på arbejdspladsen. Dette giver en inoptimal planlægning af arbejdsopgaver, ligesom forbruget af ressourcer til vagter og bygningsudgifter, som fx el, varme og vand, er relativt højt. Ved at pålægge medarbejderne at afholde ferie i disse perioder forventes effektiviseringer i de nævnte driftsudgifter på 0,5 mio. kr. årligt. Teknik- og Miljøforvaltningen har fx en lignende praksis i TMF Kundecenter, der håndterer borger- og virksomhedshenvendelser omkring byggesager. Dog indstilles det, at Ydelsesservice ikke omfattes af forslaget, idet enkelte borgere kan have akut brug for kontakt i forhold til ydelsesudbetaling mv.

Forslag 2: Implementering af delebilsordning

BIF råder over 24 biler, som anvendes til personbefordring og afholder som konsekvens heraf udgifter til parkering, brændstof, service, forsikringer, reparationer mv. Delebilsfirmaer som fx Green Mobility eller DriveNow tilbyder i stedet en fleksibel løsning, hvor der afregnes per forbrugt minut. Overgang til delebilsløsning – og dermed frasalg af den nuværende bilportefølje – forventes at kunne give en årlig besparelse på 0,3 mio. kr. årligt. Desuden vil der med initiativet opnås lignende besparelser på forvaltningens indsatsbudget. Forslaget igangsættes straks, såfremt det tiltrædes.

Forslag 3: Tilpasning af aktiviteter til aktuelt forbrug og optimering af arbejdsgange mv.

Det vil være muligt at løse en række aktiviteter på tværs af forvaltningen – både i Centralforvaltningen og i centrene – også med et reduceret budget. Samlet set vurderes at kunne tilvejebringes en effektivisering på 2,4 mio. kr. i 2018 – stigende med 0,5 mio. kr. årligt frem til 2021, hvor den årlige besparelse således vil være 3,9 mio. kr. De enkelte dele er gennemgået nedenfor.

Centralforvaltningen

Der er årligt afsat en række mindre puljer til forskellige formål – fx. lederdage etc. – under Centralforvaltningen. Historisk set er alle puljemidlerne imidlertid ikke blevet anvendt. Videre foreslås en reduktion i det centrale budget til kommunikationsbistand, da udgifterne til fysiske pjecer mv. forventes at falde fremadrettet.

Yderligere er der i Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets budget, foruden midler til løbende mødeafholdelse mv., afsat midler til studierejseaktiviteter. De senere år har udgifterne været lavere end budgetteret, hvorfor budgettet til studierejser kan reduceres, samtidig med at aktiviteten fastholdes.

Der vurderes på den baggrund at være basis for en varig budgetreduktion på 0,4 mio. kr. svarende til 0,4 pct. af det årlige lønbudget i Centralforvaltningen, udover det allerede vedtagne på 1 mio. kr. Den samlede besparelse på 1,4 mio. kr. udgør 1,4 pct. af det årlige lønbudget i Centralforvaltningen. Yderligere har Centralforvaltningen afgivet 13 årsværk til styrkelse af jobcentrenes administrative stabsfunktion svarende til cirka 7 pct. af det årlige lønbudget. 

Jobcentre og Københavns Erhvervshus

Som nævnt ovenfor har jobcentrene i 2016 fået styrket deres administrative stabsfunktion, da 13 årsværk (svarende til ca. 7 mio. kr.) er overført fra Centralforvaltningen til centrene. Det giver bedre muligheder for at optimere produktionsstyringen og de administrative arbejdsgange omkring fx indkald af borgere og planlægning af samtaler og øvrige aktiviteter. Desuden vil nye arbejdsgange for forvaltningens blanketflow i forbindelse med formidling af ledige kandidater til virksomheder forventeligt kunne optimere opgaveløsningen. Der vurderes på den baggrund at være basis for en varig budgetreduktion på 1,5 mio. kr.

Endelig implementeres en ny kommunikationsplatform rettet mod virksomhederne, hvilket giver bedre service, bedre overblik og sikrer, at den enkelte ordre håndteres mere effektivt. Det giver basis for en effektivisering på 0,5 mio. kr. i 2018 stigende til 1,0 mio. kr. i 2019, 1,5 mio. kr. i 2020 og 2,0 mio. kr. i 2021 og frem.

Den samlede besparelse i 2018 er dermed på 2,0 mio. kr., hvilket svarer til 0,5 pct. af det årlige lønbudget til jobcentrene og Erhvervshuset, udover det allerede vedtagne på 2,4 mio. kr. Den samlede besparelse på 4,4 mio. kr. udgør 1,1 pct. af det årlige lønbudget til jobcentrene og Erhvervshuset. 

Økonomi

Jf. ovenfor.

Videre proces

En overordnet tidsplan for vedtagelsen af Budget 2018 fremgår nedenfor.

Dato	Aktivitet
2.marts	Drøftelse af effektiviseringskatalog i HovedMED. Referat herfra fremsendes til BIU
7. marts	BIU førstebehandler BIF's budgetbidrag
3. april	BIU andenbehandler BIF's budgetbidrag og oversender til ØKF
14. juni	Orientering af HovedMed om BIU's beslutninger
13. juni	ØU førstebehandler Budget 2018 (juniindstillingen)
22.-23. august	ØU budgetseminar, herunder førstebehandling af budgetforslag 2018 (augustindstillingen)
5. oktober	BR andenbehandler budgetforslag 2018

 

 

Bjarne Winge / Jacob Zeberg Eberholst

Indstillingen blev drøftet. Udvalget bad forvaltningen vende tilbage med flere initiativer til effektiviseringer.

Derudover bad udvalget specifikt om forslag til besparelse i Centralforvaltningen, forslag om besparelse på juridisk bistand samt et forslag om yderligere besparelse på biler.