Intern Revisions rapporten om børneattester 2016

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager orienteringen om Intern Revisions rapport for 2016 vedrørende børneattester i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen til efterretning.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen besluttede den 27. november 2014, at revisionsrapporter med prioritet 1 markeringer (revisionsbemærkninger) forelægges udvalgene inden for 3 uger (fast track).

Intern Revision har i deres revisionsrapport for 2016 fokus på børneattester og kommunens procedurer for at indhente disse. Revisionsrapporten er fremsendt til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) og Revisionsudvalget den 9. februar 2017.

Intern Revision har givet forvaltningen en grøn anmærkning i forhold til ”regler og retningslinjer for indhentning af børneattester”. I revisionsrapporten fremgår således følgende bemærkning:

”BIF oplyser, at forvaltningen har udarbejdet retningslinjer for indhentning af lovpligtige børneattester og straffeattester og har udarbejdet et udkast til en vejledning for indhentning og håndtering af børne- og straffeattester.”

Intern Revision har samtidig givet forvaltningen en rød anmærkning i forhold til ”implementering af regler og retningslinjer” med følgende bemærkning:

”Der er rekvireret og indhentet børneattester på alle fastansatte i Othiliahus og Welcome House. Dog kunne vi konstatere, at der for en enkelt medarbejder indhentet børneattest i forbindelse med revisionsbesøget, hvilket er 5 måneder efter medarbejderen er påbegyndt ansættelsen i Othiliahus. Samtlige børneattester er påset lagt i personalesagerne.

For de frivillige sker indhentning af børneattest pt med en vis forsinkelse, idet nogle af de nyeste frivillige har afgivet fuldmagt til indhentelse af børneattest, men ledelsen endnu ikke har modtaget børneattesten, og den frivillige er startet. BIF vil i forlængelse heraf stramme op på proceduren, således at en frivillig ikke starter, førend ledelsen har modtaget en børneattest.”

Dette gælder for frivillige, der er organisationstilknyttet, såvel som frivillige, der ikke er tilknyttet en organisation. For de nyeste tilkomne foreligger fuldmagt, hvilket betyder, at børneattesten er ved at blive indhentet. Således var der 3. februar 24 personer med en fuldmagt, hvoraf 11 er påbegyndt aktiviteter i huset. De lokale procedurer for indhentning af børneattester på de frivillige er etableret på baggrund af rådgivning fra Københavns Politi.

Løsning

Fremover indskærpes forvaltningens procedure således, at ingen frivillige påbegynder aktiviteter, før børneattest er indhentet og vurderet. Herudover udarbejdes en skærpet procedure for, hvordan forvaltningen skal skelne mellem brugere og frivillige i Welcome House. 

BIF har på et møde med Intern Revision den 31. januar aftalt med Intern Revision, at forvaltningens udkast til vejledning tilrettes med det samme og sendes til kommentering hos Intern Revision, hvilket skete den 7. februar 2017. Den færdige vejledning vil blive distribueret til lederne i forvaltningen med en indskærpelse af, at lederne skal sikre, at der indhentes de nødvendige børneattester.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget blev ved notat den 9. februar 2017 orienteret om ovenstående forhold.

Herudover blev udvalget orienteret om, at forvaltningen vil foretage et 100 pct. tilsyn vedrørende børneattester på Otilliahus og Welcome House.

I tilsynet vil det blive undersøgt, om der er indhentet børneattester hos ansatte og de frivillige, der er tilknyttet Otilliahus og Welcome House, hvorvidt der tydeligt er skelnet mellem frivillige og brugere af Welcome House, og om attesterne opbevares efter retningslinjerne.        

Tilsynet bliver gennemført første gang i uge 8. Tiltagene, som skal rette op på de anmærkninger, som Intern Revision har påpeget i sin rapport, forventes endeligt implementeret 1. marts 2017.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen vil løbende føre tilsyn med området for børneattester som beskrevet ovenfor.

Bjarne Winge / Vibeke Østergaard