Investering i lavere sagsstammer

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøfter den videre proces for initiativet ’Investering i lavere sagsstammer’.

Problemstilling

Med budgetaftalen for 2016 er det besluttet at iværksætte en ny strategi: ’Smarte investeringer i kernevelfærden’. Strategien har til formål at implementere ny teknologi og udvikle medarbejderne i Københavns Kommune. Investeringerne skal desuden føre til effektiviseringer. Da den kraftige befolkningsvækst i København sætter kommunens økonomi under pres besluttede aftaleparterne med budgetaftale 2017 at forlænge strategien til og med 2018.

Som en del af budgetaftalen for 2017 blev det i hensigtserklæring 17 specificeret, at ”Parterne er enige om, at det skal undersøges, om man i lighed med andre kommuner kan udvikle en business case, der nedbringer udgifterne til overførsler, såfremt antallet af sager per sagsbehandler reduceres”.

Løsning

I forbindelse med Carsten Koch-udvalgets udredning af den aktive beskæftigelsesindsats, blev der peget på, at en lavere sagsmængde (sager pr. sagsbehandler) kan give bedre resultater. Specifikt henviser Carsten Koch-udvalget til et tysk studie, der sammenligner resultaterne for jobcentre, hvor sagsmængden blev reduceret med jobcentre, hvor sagsmængden forblev uændret (Hainmueller m.fl., 2011). Studiet viser, at en lavere sagsmængde resulterer i en nedgang i omfang og varighed af ledighed og en højere beskæftigelsesrate. En udbygget artikel om studiet fra efteråret 2016, indikerer samtidig, at årsagen til at de reducerede sagsstammer forbedrer resultaterne, er at der fx er mere fokus på virksomhedsopsøgende arbejde (jobcentret finder flere jobåbninger), samt en tættere opfølgningen med den enkelte ledige (som fx sanktioneres hyppigere).

For at frigive ekstra tid hos den enkelte sagsbehandler og mindske sagsmængden pr. sagsbehandler, foreslås der derfor at investere i at ansætte flere job- og virksomhedskonsulenter i alle jobcentrene.

I 3. kvartal 2016 havde Københavns Kommune i gennemsnit 45.500 sager (personer på dagpenge, kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, integrationsydelse, ledighedsydelse, revalidering samt forrevalidering). Københavns Kommune havde i 3. kvartal 2016 587 medarbejdere, hvis arbejde involverede sagsbehandling. Det dækker jobkonsulenter, virksomhedskonsulenter og direkte borgerrettet administration. Den nuværende gennemsnitlige sagsmængde i BIF er 76 sager. Dette tal varierer betydeligt på tværs af centre og afhænger også af i hvilket omfang det enkelte center har specialiserede funktioner, som den enkelte sagsbehandler ikke tager sig af, fx aktindsigtsbegæringer og udvalgte dokumentationsopgaver.

Hovedindholdet i forslaget er at investere i flere sagsbehandlere for derved at reducere antallet af sager pr. medarbejder, hvilket kan resultere i, at det lykkes at afkorte perioden den ledige er ledig.

Se bilag 1 for en detaljeret beskrivelse af casen.

Økonomi

Inklusiv overhead er udgiften til en sagsbehandler ca. 530.000 kr. om året. En overførselsmodtager koster i gennemsnit, netto for Københavns Kommune, 116.000 kr. årligt. For at det er rentabelt at ansætte flere sagsbehandlere skal tilførslen af en ekstra sagsbehandler bevirke, at der er cirka 5 færre helårsydelsesmodtagere. I praksis vil det udmønte sig i, at de sager (borgere), som er i sagsbehandlerens sagsstamme, afkortes.

De potentielle besparelser afhænger både af hvilke forudsætninger der indgår om sammenhængen mellem omfanget af reduktion i sagsmængden pr. sagsbehandler, og hvilken effekt det vil have på ledighedslængden. Se tabel 1 nedenfor for en oversigt.

Forvaltningen har ikke et tilstrækkeligt grundlag for at skønne, hvad det vil betyde for borgerens ledighedsperiode, hvis antallet af sager reduceres med hhv. 10 eller 20 sager. I stedet er der angivet en række forskellige eksempler i tabel 1. Heraf fremgår hvilke effekter der er nødvendige ved en reduktion af antallet af sager til hhv. 50 og 60 sager pr. medarbejder, for at der er en business case.

Mht. størrelsen af investeringen, kræver det en massiv investering at reducere sagsmængden for alle medarbejdere svarende til et niveau der ligger ca. på gennemsnittet for landets jobcentre. Fx vil en reduktion til 50 sager pr. medarbejder, kræve at der skal ansættes ca. 300 yderligere sagsbehandlere og virksomhedskonsulenter. Det svarer til en stigning på 50 pct. Det vurderes ikke i praksis muligt at foretage en investering af en sådan størrelsesorden hensigtsmæssigt, hvis indsatsen skal nedskaleres igen allerede i 2018, hvorefter der ikke er afsat midler i investeringspuljerne.

I forbindelse med omlægningen af beskæftigelsesindsatsen i forbindelse med budget 2016 indgik en forudsætning om, at ansættelse af flere konsulenter, som øgede omfanget af virksomhedsplaceringer, ville medføre en besparelse på overførslerne, som dækkede halvdelen af ekstraudgiften til konsulenten. Da Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets ramme derudover finansierede konsulenterne med aktiveringsmidler, var der derfor tale om en positiv businesscase. Hvis samme forudsætning lægges til grund vil business casen derfor ikke give overskud, med mindre der sker en reduktion i aktiveringsudgifterne.

Tilsvarende viser det tyske studie fra Carsten Koch rapporten at en stigning i antallet af sagsbehandlere med ca. 150 pct. forkorter ledighedslængden med ca. 7 dage. I det omfang resultaterne er sammenlignelige vil det betyder at 50 pct. flere sagsbehandlere vil betyder en afkortning på 2-3 dage. Dermed vil business casen ikke give overskud, da dette vil kræve en effekt på 11-12 dage.

På baggrund af ovenstående lever casen ikke op til kriterierne i investeringspuljerne, da den ikke har en tilbagebetalingstid på 6 år.

Midler fra investeringspuljerne, hvor der kun er servicemidler i 2017-2018, fordeles blandt andet efter følgende principper:

- Tilbagebetalingstid på max 6 år.

- Gennemsigtighed i beregninger af potentiale og investeringer.

- Tæt kobling mellem initiativer der modtager midler og effektiviseringen.

- Investeringer i grundinvesteringer i it, som er en forudsætning for andre business cases, kan modtage midler, selvom kravet vedrørende tilbagebetalingstiden ikke er opfyldt. I sådanne tilfælde angives tilbagebetalingstiden med og uden de grundlæggende investeringer. Det angives ligeledes, hvilke forslag der skal bygge på grundinvesteringen.

- Investeringsforslag, hvor effektiviseringen falder på overførsels- eller indsatsmidler kan indgå, men forslag, hvor effektiviseringen falder på service, vægtes som udgangspunkt højest, mens de forslag, som inkluderer mindre udgifter på de øvrige styringsområder i tilbagebetalingstiden, vil blive prioriteret herefter.

Den reducerede sagsmængde kan desuden medføre en række positive effekter på det generelle arbejdsmiljø og potentielt reducere stressniveauet på arbejdspladsen samt det arbejdsmiljørelaterede sygefravær.  Effekten heraf kan ikke umiddelbart kvantificeres.

Videre proces

På den baggrund vurderer forvaltningen, at ekstra ressourcer til virksomhedsopsøgende arbejde og konkrete jobmatch kan afkorte ledighedsforløb. Med de kriterier der er for investeringspuljerne er det imidlertid ikke muligt at opstille en business case, der indebærer at der kan søges penge fra disse. Investering i lavere sagsstammer kan derimod fremsættes som budgetønske.

Bjarne Winge /Jacob Zeberg Eberholst