Revisionsrapport vedrørende løbende revision 2021

Resumé

Revisionen har efter normal procedure udarbejdet en revisionsrapport vedrørende den løbende revision for 2021. Revisionsrapporten vedrørende den løbende revision vil indgå i den samlede revision af årsregnskabet 2021, som forventes forelagt udvalget omkring sommeren 2022.

Revisionen anfører, at det er revisionens vurdering at der generelt er etableret et godt kontrolmiljø. Revisionens gennemgang medfører ingen nye bemærkninger for 2021.

Der videreføres imidlertid revionsbemærkninger fra tidligere år. Ingen af disse bemærkninger er direkte rettet mod Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF), men BIF er sammen med de øvrige forvaltninger omfattet af 3 revisionsbemærkninger. Det drejer sig om bilagskontrol (rød), betalinger af fakturaer til tiden (gul) og momsrefusion (gul).

Revisionsrapporter med en gul eller rød markering (gul indikerer risici, revisionen anser for væsentlige og rød indikerer ricisi revisioner anser for kritiske) skal ifølge Københavns kommunes retningslinjer forelægges fagudvalgene. Derfor forelægges denne sag udvalget.

Økonomiforvaltningen (ØKF) har efter normal procedure bedt om handleplaner for disse 3 revisionsbemærkninger fra tidligere år. Handleplanerne skal godkendes af fagudvalgene.

Forvaltningen har udarbejdet udkast til handleplaner, der håndterer problemstillingerne. Udvalget har med denne indstilling mulighed for at vurdere om de skitserede handleplaner forventes at rette fejlene og sikre, at de ikke sker fremadrettet.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender udkast til handleplaner jf. bilag 2.

Problemstilling

Når revisionen konstaterer, hvad de ud fra en revisionsmæssig betragtning vurderer som væsentlige fejl eller mangler, afgiver revisionen en revisionsbemærkning herom. ØKF beder derefter udvalgene om handleplaner for, hvordan der kan rettes op de konstaterede mangler, herunder hvordan de undgås fremadrettet. Vedr. revisionsrapporten for den løbende revision 2021 er BIF blevet bedt om handleplaner i forhold til 3 revisionsbemærkninger fra tidligere år, der er rettet mod alle forvaltninger. Revisionsrapporten er vedlagt som bilag 1.

Revisionsbemærkningerne omhandler bilagskontrol, betaling af fakturaer til tiden og momsrefusion.

Eftersom deadline for fremsendelse af handleplaner til Økonomiforvaltningen var den 17. december 2021, er udkast til handleplanerne oversendt til ØKF med forbehold for udvalgets godkendelse. Udkast til handleplanerne er vedlagt som bilag 2.

Løsning

I det følgende redegøres for revisionsbemærkningerne samt BIFs handleplaner i forhold hertil.

Revisionsbemærkning fra tidligere år vedr. bilagskontrol (Rød).

Revisionens kritik går på, at der mangler fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer. For 2021 har revisionen gennemgået et større antal sager. Hos BIF er der undersøgt 219 forhold og i 206 af tilfældene er bogføringen sket korrekt. Det svarer til en fejlprocent på 5,9 %. Den tilsvarende fejlprocent for hele Københavns kommune er 7,7 %.

ØKF har anbefalet, at handleplanerne har særligt fokus på de områder, hvor forvaltningen i stikprøveanalysen ligger under 95% rigtige observationer,

For BIFs vedkommende drejer det sig om;

• Dankortbetalinger og udlæg til mødeforplejning. Her er formål med mødet og angivelse af mødedeltagere ikke fyldestgørende (henholdsvis 3 ud af 7 sager og 1 ud af 5 sager).
• Finans. I 20 % af de undersøgte posteringer er kontrolsporet utilstrækkelig. Det betyder at revisionen ikke finder at dokumentationen for posteringen er tilstrækkelig og forståelig for udenforstående.
• Udlæg og rejseafregning. I 2 ud af 19 posteringer (fejlprocent 10,5) er der anvendt forkert momsart.

I BIF foregår bogføringen i al væsentlighed i 2 afgrænsede enheder (Bogholderiet og Økonomikontoret). Begge enheder har deltaget i møder med revisionen om rapporten og begge enheder har fået indskærpet kravene til korrekt bogføring herunder specielt de få områder, hvor fejlprocenten i BIF var høj.

Revisionsbemærkning fra tidligere år vedr. ”Betaling til tiden” (Gul).

I forhold til tidligere er antallet af fakturaer, der ikke betales til tiden nedbragt markant.

Fakturabehandlingen i BIF er centraliseret i 2 enheder, hvilket sikrer faglig konsolidering, høj prioritering af opgaven samt sikker drift også i ferieperioder.

Pr. 16. december 2021 havde BIF 21 ud af kommunens i alt 745 ubehandlede overskredne fakturaer, svarende til 3 pct. Beløbsmæssigt udgjorde disse fakturaer 145.525 kr., svarende til 1 pct. af den samlede ubehandlede overskredne fakturabeholdning i kommunen på 15,0 mio. kr.

Forvaltningen vil i den kommende periode fastholde den løbende indsats for at betale regninger til tiden gennem bl.a. daglige opfølgningslister, således at fakturaer der nærmer sig forfaldsdato ikke overses og bliver behandlet indenfor fristen. Fakturabehandlingen i BIF er centraliseret i en fælles regnskabsenhed, hvilket sikrer faglig konsolidering, høj prioritering af opgaven samt sikker drift også i ferieperioder.

Den løbende indsats for at betale regninger til tiden omfatter daglige opfølgningslister, således at fakturaer behandles indenfor fristen.

Revisionsbemærkning fra tidligere år vedr. korrekt momsafregning (Gul)

Revisionen henstiller, at de forvaltninger, som ikke bogfører på korrekt momsbærende art, skærper ledelsestilsynet og sikrer, at der fremover konteres korrekt.

Generelt konteres der i BIF i al væsentlighed på korrekt momsbærende art. Intern revision har i vedhæftede revisionsrapport undersøgt 96 posteringer og 92 konteringer var med korrekt momsart.

Med henblik på at sikre korrekt kontering udtrækker BIF hver måned – jf.  Københavns Kommunes retningslinjer - alle konteringer, hvor regnskabssystemet viser, at der en afvigelse mellem momsoplysningerne på fakturaen og det bogførte. Eventuelle fejl omkonteres. Momsfejl ved dankort og rejseudlæg kan alene findes ved manuel kontrol. BIF udfører denne kontrol ved stikprøvekontrol gennem det risikobaserede ledelsestilsyn. I lyset af revisionsrapporten vil BIF i ledelsestilsynet skærpe fokus på udlæg og korrekt momsart. Endelig er revisionsrapportens resultater drøftet med de bogførende enheder i BIF og retningslinjerne på området er indskærpet.

Økonomi

Indstillingen har ingen direkte økonomiske konsekvenser

Videre proces

Revisionsrapporten med tilhørende handleplaner fra alle forvaltninger er behandlet på ØU den 26. januar 2022 med forbehold for fagudvalgenes godkendelse. 

Jeppe Bøgh Andersen / Niklas Oxenvad Brøndum