1. behandling af budgetbidrag 2019

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøfter, de beskrevne tiltag til effektiviseringer (tabel 2), hvoraf 2,5 mio. kr. udgør Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets budgetbidrag til Økonomiudvalget.

2. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøfter de beskrevne forslag til yderligere effektiviseringer (tabel 3), som foreslås prioriteret til nye initiativer indenfor Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets ramme.

Problemstilling

Økonomiudvalget godkendte den 26. januar 2018 indkaldelsescirkulæret for 2019, hvori kommunens måltal for effektivisering i 2019 fremgår. I alt skal der således i Københavns Kommune i 2019 findes forvaltningsspecifikke besparelser for 374 mio. kr.

Det betyder, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget (BIU) i 2019 skal finde forvaltningsspecifikke effektiviseringer på servicerammen for i alt 13,9 mio. kr., hvilket svarer til ca. 1,4 pct. af budgettet.

Desuden vil der være en række bevillinger, som udløber med udgangen af 2018 (se bilag 1).

På servicerammen er der således bevillingsbortfald mv. på i alt 60,7 mio. kr., svarende til ca. 6,8 pct. af budgettet, hvoraf de væsentligste er bevillinger vedrørende integrationsindsatsen, København som international mode- og designby, Sikker By samt modtagelse af flygtninge. Omvendt tilføres der 31,8 mio. kr. som følge af omlægningen fra aktiveringsindsats til virksomhedsindsats, som følger af budgetaftale 2016.

På indsatsrammen er der bevillingsbortfald mv. for i alt 68,1 mio. kr. svarende til ca. 10,4 pct. af budgettet, hvoraf den væsentligste vedrører ovennævnte omlægning fra indsats til service. Endvidere nedskrives den kompensation for refusionsbortfald på danskuddannelsesområdet, der blev vedtaget med Budgetaftale 2018. Endelig bortfalder bevillinger vedrørende omskoling samt beskæftigelsesindsats i udsatte byområder.

Budgetbidraget 2. behandles på BIU mødet d. 16. april 2018, og afleveres til Økonomiforvaltningen senest den 30. april 2018. Ved 2. behandlingen indgår en række bilag, som skal oversendes til Økonomiforvaltningen.

Tabel 1 viser hvilke effektiviseringer på BIUs ramme der er aftalt i tidligere effektiviseringsbidrag fra 2016-2018 som vedtaget med budgetaftalerne, og som forvaltningen allerede har eller er i færd med at implementere. Disse tidligere besluttede effektiviseringer påvirker også BIUs ramme i 2019. Det skyldes, at effektiviseringerne indfases over flere år med stigende profil. Forvaltningen arbejder løbende med at realisere de allerede vedtagne effektiviseringer, og indfasningen over flere år giver en fordel i forvaltningens arbejde, idet emnet er veldefineret og tilrettelagt som en sammenhængende flerårig proces.

De tidligere vedtagne effektiviseringsforslag, som der arbejdes videre med i 2019 betyder, at der alene skal besluttes nye effektiviseringer i 2019 for ca. 2,5 mio. kr. jf. tabel 1.

Tabel 1: Effektiviseringskrav for 2019, mio. kr. (2019 p/l)

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har derfor udarbejdet nærværende indstilling med forslag til opfyldelse af det resterende effektiviseringsbidrag.

Løsning

I tilvejebringelsen af det resterende effektiviseringsbidrag skelnes mellem 2 typer af effektiviseringer: 1) tiltag som iværksættes umiddelbart og som ikke forudsætter ændringer i serviceniveau eller opgavebortfald og 2) effektiviseringsforslag, som medfører reduktion i serviceniveau, kvalitet eller opgavebortfald.

Tabel 2 viser hvilke tiltag der påvirker BIUs ramme i 2019. Tiltagene tilvejebringer i alt 4,1 mio. kr. i 2019, og dermed flere midler end der er behov for, i forhold til at opfylde effektiviseringskravet på 2,5 mio. kr. jf. tabel 1.

Tabel 2: Tiltag der påvirker BIUs ramme fra 2019 (2019 p/l)

Forvaltningen indstiller, at 2,5 mio. kr. disponeres til at opfylde det udestående effektiviseringsbidrag. Det indstilles, at det tilbageværende provenu på 1,6 mio. kr. reserveres til at håndtere økonomiske risici forbundet med den igangværende samlokalisering af flere jobcentre på Ottiliavej. Der er fx usikkerhed omkring den præcise indflytningsdato, hvilket giver usikkerhed omkring den præcise huslejebesparelse i 2019.

Opmærksomheden henledes på, at den business case vedrørende Ottiliavej, som udvalget vedtog 19. februar 2018, bidrager med yderligere effektiviseringer for 3,6 mio. kr. i 2019 såfremt business cases vedtages i Borgerrepræsentationen i forlængelse af overførselsforhandlingerne. Dette provenu foreslås i 2019 øremærket til nødvendige udgifter i forbindelse med samlokaliseringen i form af f.eks. akustikregulering af åbne kontorer, etablering af WiFi, kaffemaskiner til thekøkkener og inventar til kantine/café mv. Såfremt businesscasen ikke besluttes, vil forvaltningen søge disse midler finansieret af et internt lån, som forventeligt vil skulle tilbagebetales over 6 år.

Tabel 3 viser forslag til yderligere effektiviseringsforslag i 2019, inden for BIUs ramme, for i alt 2,7 mio. kr.

Tabel 3: Effektiviseringsforslag på BIUs ramme med virkning fra 2019 og frem (2019 p/l)

Hvis forslagene oplistet i tabel 3 godkendes, kan BIU beslutte hvad midlerne skal anvendes til. Forvaltningens umiddelbare vurdering er, at midlerne kan anvendes til en styrkelse af virksomhedsindsatsen eller konkrete projekter målrettet udsatte borgere. På baggrund af udvalgets drøftelse forelægges udvalget en konkret udmøntningsindstilling herfor.

Tiltagene og effektiviseringsforslagene fra tabel 2 og tabel 3 beskrives detaljeret i det følgende:

Tiltag 1: Huslejegevinst og reducerede forbrugsomkostninger fra samlokaliseringscase

Den igangværende samlokalisering af flere jobcentre på én adresse på Ottiliavej, betyder at der i 2019 kan realiseres en reduktion i huslejeudgifterne inkl. forbrug på ca. 3,8 mio. kr., stigende til ca. 7,6 mio. kr. i 2020 og frem.

BIF bemærker desuden, at det er muligt at tilvejebringe en yderligere effektivisering på ca. 1,0 mio. kr. årligt, hvis facility management opgaver som kantinedrift og rengøring udliciteres. BIU forelægges en indstilling til beslutning herom den 23. maj 2018.

Tiltag 2: Nedbringelse af udgifter til porto

Da et stadigt stigende antal borgere benytter digital post, forventes en reduceret udgift til porto på 0,1 mio. kr. årligt.

Tiltag 3: Generelle besparelser på it-drift mv.

Et øget fokus på at reducere forbruget af ydelser fra Koncernservice vedrørende it-support mv. forventes at kunne nedbringe forbruget. Sammenholdt med et igangværende udbud af digital post 3 i Digitaliseringsstyrelsen, der forventes at give lavere priser for digital forsendelse samt bedre muligheder for at foretage forsendelser uden om forvaltningens fagsystem, hvilket er gebyrbelagt, forventes en samlet reduktion på 0,2 mio. kr. årligt.

Forslag 1: Lukning på indeklemte arbejdsdage

Indeklemte arbejdsdage – fx i Påskeugen eller mellem Jul og Nytår – betyder at mange medarbejdere holder ferie og derfor ikke er til stede på arbejdspladsen. Dette giver uhensigtmæssig planlægning af arbejdsopgaver, ligesom forbruget af ressourcer til vagter og bygningsudgifter er relativt højt. Ved at pålægge medarbejderne at afholde ferie i disse perioder forventes effektiviseringer i de nævnte driftsudgifter på 0,6 mio. kr. årligt. Teknik- og Miljøforvaltningen har fx en lignende praksis i TMF Kundecenter, der håndterer borger- og virksomhedshenvendelser omkring byggesager. Dog indstilles det, at Ydelsesservice ikke omfattes af forslaget, idet enkelte borgere kan have akut brug for kontakt i forhold til ydelsesudbetaling mv.

Forslag 2: Generel driftsoptimering i jobcentrene

It-understøttelsen af jobcentermedarbejdernes opgaver forbedres løbende. Det samme gælder borgernes muligheder for selvbetjening. Derfor foreslås det samlede budget til drift af jobcentrene reduceres med ca. 2 årsværk, svarende til 1,1 mio. kr. årligt.

Forslag 3: Gennemførsel af tiltag i afbureaukratiseringsrapport

Forvaltningen skønner på basis af den kortlægning af unødigt bureaukrati, som udvalget besluttede 2. maj 2016 (BIU 2016-0078380), at der er et varigt effektiviseringspotentiale på mindst 1,0 mio. kr.

En række af forslagene indebærer, at der fjernes obligatorisk brug af nogle redskaber og at snitflader mellem en række centre forbedres. Dette forventes samlet set at reducere opgave- og registreringskravene på job- og beskæftigelsescentrene, hvilket muliggør en effektivisering.

Potentialet vurderes at være væsentligt større, men der foreslås en proces, hvor der i første omgang alene indhentes en beskeden effektiviseringsgevinst. I forbindelse med opfølgning på afbureaukratiseringstiltagene, vil der forventeligt være basis for yderligere effektiviseringsbidrag i forbindelse med budgetbidraget 2020.

Effektiviseringsbidraget har været behandlet i HovedMED. Referat af HovedMEDs behandling er vedlagt i bilag 2.

Økonomi

Jf. ovenfor.

Videre proces

En overordnet tidsplan for vedtagelsen af Budget 2019 fremgår nedenfor.

Bjarne Winge / Lars Eriksen Videbæk