Handlingsplan ifm. frister for ansøgning om kontanthjælp

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1.  at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender forvaltningens handlingsplan i forbindelse med frister for ansøgning om kontanthjælp

Problemstilling

Sagsbehandlingsfristen på nyansøgninger for kontanthjælp, uddannelseshjælp og integrationsydelse er fastsat til tre uger for 80 pct. af ansøgningerne. På BIU-mødet den 24. oktober 2016 besluttede udvalget, ”at forvaltningen kommer med en handlingsplan for, hvordan borgerne kan vejledes bedre, så nyansøgninger om kontanthjælp kan blive fuldt oplyst hurtigere og sagstiderne på sigt kan komme ned på to uger”.

Løsning

Det lægges til grund for handlingsplanen, at borgerne ved bedre vejledning i højere grad kan udfylde ansøgninger om kontanthjælp fyldestgørende, hvormed sagsbehandlingstiden forventes at falde, da hele processen med indhentning af supplerende oplysninger dermed bortfalder. Desuden påvirkes processen af, hvor lang partshøringsfrist forvaltningen giver borgeren, og hvordan forvaltningen agerer, når partshøringsfristen overskrides. Overskridelse af partshøringsfrist blev behandlet særskilt på udvalgsmødet 23. januar 2017, og det indgår derfor ikke i handleplanen.

Borgeren skal typisk medsende 4-5 forskellige dokumenter til YDS i forbindelse med nyansøgninger om hjælp, så borgerens sociale begivenhed, indtægts- og formueforhold samt boligforhold kan dokumenteres. Hvis borgeren skal have særlig støtte, har opholdt sig i udlandet eller andet, stiger antallet af dokumenter, der skal medsendes. Forvaltningen bemærker at dokumentationen anvendes til at placere borgeren ind på 22 forskellige grundsatser (fx enlig forsørger, over eller under 30 år, udeboende eller hjemmeboende m.fl.). Hertil kommer en lang række satser baseret på tillæg, kontanthjælpsloft, nedsættelse af hjælp, særlig støtte m.fl.

Handlingsplanen omhandler på den baggrund fire fokusområder:

1. Den digitale ansøgning
2. Dokumentationsbehov

3. Den nuværende vejledning

4. Undersøgelse af mulighederne for kortere partshøringsfrister 

1) Den digitale ansøgning

Forvaltningen foreslår, at kommunikationen i den digitale ansøgningsløsning gøres bedre, og at der laves en grundig undersøgelse af løsningens brugervenlighed.  Et afgørende element er inddragelse af borgerne, deres oplevelse af løsningen og mulige forbedringer. Desuden foreslås det, at der inddrages IT-konsulenter med ekspertise i IT-brugervenlighed og digitale flows, der kan teste og rådgive forvaltningen i forbindelse med den digitale ansøgningsløsning.

Undersøgelsen skal afdække, om den nuværende digitale løsning er tilstrækkeligt brugervenlig, og om justeringer af sproglig og/eller teknisk karakter kan forbedre den digitale løsning, så borgerne i større omfang indsender fyldestgørende ansøgninger.

Det bemærkes, at forvaltningen allerede løbende arbejder med at forbedre kommunikationen og borgervenligheden i den digitale ansøgningsløsning, ligesom forvaltningen løbende drøfter den digitale ansøgningsløsning med fx Borgerrådgiveren med henblik på den mest optimale digitale løsning. 

Desuden bemærkes, at kommunens ydelsessystem, KMD Aktiv, i efteråret 2018 forventes udskiftet med et nyt sagsbehandlings- og udbetalingssystem, ”Kommunernes Ydelsessystem”, som led i kommunernes monopolbrud (BR 2014-0112125). Dette system vil indeholde en ny selv- og medbetjeningsløsning.

Den nye løsning kan vise sig at indeholde en mere brugervenlig grænseflade til andre systemer, således at dokumentationsbehovet lettes. Løsningen er dog ikke udviklet endnu og implementeringen er forsinket, så det er usikkert hvornår og i hvilket omfang den nye fælleskommunale ansøgning kan løse nuværende udfordringer. Derfor foreslår forvaltningen, at der frem mod 2018 fortsat arbejdes på at styrke den nuværende digitale løsning.

2) Dokumentationsbehov

Forvaltningen forslår, at der laves en kortlægning af de primære årsager til, at borgerne ikke får indsendt fyldestgørende dokumentation ved at spørge en gruppe borgere herom. Målet er at identificere de hyppigste fejl ved indsendelse af ansøgning.

Forslaget om denne kortlægning skyldes, at kun cirka 2 procent af borgerne på ansøgningstidspunktet medsender tilstrækkelig dokumentation i forhold til formue, ophør af arbejde, kontoudtog, evt. udrejseforhold, indkomst mv. De fulde dokumentationskrav fremgår af bilag 1.

Undersøgelsen skal identificere de største vanskeligheder i dokumentationskravet, så vejledningen fremadrettet i endnu højere grad kan imødekomme og hjælpe med eventuelt særligt vanskelige dokumentationskrav.

3) Den nuværende vejledning

Forvaltningen foreslår, at der laves en mindre brugerundersøgelse, der belyser borgernes oplevelse af skriftlig og mundtlig information fra jobcentret.

Den typiske årsag til, at borgerne ikke medsender dokumentation på ansøgningstidspunktet, er, at størstedelen af borgerne søger om kontanthjælp i forbindelse med, at de møder personligt op i jobcenteret for at melde sig ledige. Her har de ofte ikke forberedt, eller medbragt, dokumentation. Derfor bliver borgerne først klar over dokumentationsbehovet ved første samtale med jobcenteret eller ved udfyldelse af ansøgningen. Derfor er netop fokus på borgerens møde med jobkonsulenten og de udleverede materialer på jobcenteret af særlig interesse.

Desuden vejledes borgerne gennem kk.dk, på borger.dk og ved telefonisk henvendelse i Ydelsesservice, ligesom borgerne kan få hjælp af såkaldte "medbetjenere" fra Ydelsesservice i satellitterne på jobcentrene.

Det bemærkes, at forvaltningen løbende arbejder på at styrke samarbejdet og arbejdsgangene mellem Ydelsesservice og jobcentrene, så vejledningen til borgerne styrkes. Udover ovennævnte medbetjenere, laves der også løbende undervisning af jobkonsulenterne, så de kender til ansøgningen og de dokumenter, der skal foreligge. Det vil indgå i undersøgelsen om medbetjeningsfunktionen med fordel kan udbygges.

Undersøgelsen skal bruges til at afdække, om materialet og vejledningen igennem materialet er oplysende nok, og om ændringer i materialet kan hæve antallet af fyldestgørende ansøgninger.

4) Muligheden for kortere partshøringsfrister undersøges

Da fristen blev ændret i 2016 fra 10 dages sagsbehandlingstid efter modtagelse af dokumentation til 3 ugers frist efter modtagelsen af ansøgningen, var det efter forvaltningens vurdering en realistisk målsætning, men der lå en forudsætning til grund om, hvor hurtigt borgerne i forbindelse med partshøring eller henvendelse herom vender tilbage med de relevante oplysninger.

Jf. forvaltningsretten skal forvaltningen sætte en passende frist ved partshøring, hvor der tages hensyn til, hvilken dokumentation der skal fremskaffes, eller hvilke oplysninger der skal kommenteres på. De nuværende frister er følgende:

• Oftest 5 dage ved skriftlig partshøring til e-boks

• Kortere (2-3 dage) hvis der har været kontakt med borgeren og aftalt, hvilken dokumentation der skal fremsendes

• Længere (10 dage) hvis der partshøres vedr. ophold i riget

• Endnu længere hvis borgeren ikke er tilmeldt digital post

Kortere partshøringsfrister blev drøftet på udvalgsmødet 9. januar, hvor forvaltningen noterede forskellige synspunkter til muligheden. Forvaltningen foreslår at sammenligne de nuværende partshøringsfrister med en række andre kommuners, så der tilvejebringes et bedre beslutningsgrundlag for eventuelle ændringer. I den forbindelse vil forvaltningen være opmærksom på om en kortere partshøringsperiode kan betyde, at flere borgere ikke får eftersendt den manglende dokumentation indenfor fristen, hvorfor flere sager afgøres på et ufuldstændigt grundlag og skal genvurderes ved borgers efterfølgende kontakt. Det bemærkes at med 5 dages partshøring, vil der være ned til 5 arbejdsdage til sagsbehandling før og efter partshøring, hvis der fastsættes en frist på 14 dage.

Når handlingsplanen er gennemført vil forvaltningen komme med en vurdering til udvalget af om tiltagene kan reducere sagsbehandlingstiden til 2 uger i 80 pct. af sagerne.

Økonomi

Undersøgelserne gennemføres inden for eksisterende rammer. Afhængigt af undersøgelsernes anbefalinger kan der opstå behov for omprioritering.

Videre proces

Den videre proces vil afhænge af udvalgets tilkendegivelse på mødet, men den foreløbige aktivitets- og tidsplan fremgår nedenfor. Udvalget forventes forelagt en ny indstilling med konkrete opfølgende aktiviteter i løbet af foråret 2017.

Aktivitets- og tidsplan:

Nr.	Aktivitet	Tidspunkt
1	Godkendelse af handlingsplan	Uge 5
2	Detaljeret planlægning af undersøgelsens omfang	Uge 5
3	Indhentning af tilbud fra IT-konsulent	Uge 6
4	Igangsættelse af undersøgelse: Den digitale løsning Dokumentationsbehov Den nuværende vejledning Partshøringsfrister	Uge 10
5	Afrapportering på undersøgelsens resultater til Beskæftigelses- og Integrationsudvalget	Uge 15
6	Aftale om fremadrettede initiativer og opfølgning	Første udvalgsmøde efter afrapportering

Bjarne Winge / Jacob Zeberg Eberholst

Udvalget afgav en række kommentarer til indstillingen og udsatte herefter indstillingen til udvalgsmødet den 7. marts 2017.

Et samlet udvalg afgav følgende protokolbemærkning:

”BIU er fortsat bekymret på borgernes vegne over de forlængede sagsbehandlingstider på kontanthjælpsområdet og glæder os til at se effekten af de igangsatte initiativer, der efter planen skulle bringe os i mål i uge 9.

BIU ønsker samtidig at udstrække en stor ros til de medarbejdere i Ydelsesservice, der igennem flere måneder har knoklet med at få bugt med den store sagspukkel.”