Evaluering af udvalgsbetjeningen 2024
Resumé
Med sagen får udvalget mulighed for at evaluere udvalgsbetjeningen i 2024. Udvalget kan komme med ønsker til udvalgsbetjeningen i 2025, herunder både i forhold til praktik, emner for sagerne eller den generelle betjening.
Indstilling
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,
- at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøfter udvalgsbetjeningen i 2024, herunder tager stilling til, om det faste bilag med fagbegreber skal fortsætte eller ej
Problemstilling
Beskæftigelses- og Integrationsudvalget får med denne sag mulighed for at evaluere udvalgsbetjeningen i 2024 og komme med ønsker til såvel den generelle udvalgsbetjening samt praktik om eller emner for udvalgsmøderne i 2025.
Løsning
Formålet med drøftelsen er at evaluere på afviklingen af udvalgsmøderne og drøfte forventninger til den fremadrettede betjening af udvalget.
Forvaltningen foreslår, at udvalgets evaluering tager udgangspunkt i nedenstående fire temaer, der er de samme overordnede temaer som ved evalueringen fra 2023.
Forvaltningen bemærker, at der på baggrund af udvalgets evaluering fra 2023 samt den løbende sparring med udvalget om betjeningen er implementeret følgende nye ”tiltag”:
- Udvalgsmøderne forsøges i videst muligt omfang at blive sammensat, så sager med overlappende temaer behandles på samme møde. Et eksempel herpå er udvalgsmødet d. 11. november, som foregik på indkvarteringen for ukrainere, og hvor der blev behandlet sager vedrørende ukraineindsatsen.
- Der er reduceret i antallet af repræsentanter fra forvaltningen. Der arbejdes med, at der i udgangspunktet deltager max én repræsentant fra fagkontoret bag en udvalgssag. Undtagelse herfor er fx sager, hvor der er oplæg eller som handler om driften og der således er fordel i at have både en kontorchef og en centerchef med under drøftelsen.
- Der er tilføjet et fast bilag med oversigt over kommende sager. Under det faste punkt ’Orientering fra forvaltningen’ fremgår nu et bilag med en oversigt over sager, som forelægges udvalget på det næste udvalgsmøde.
- Invitationer til arrangementer mv. sendes i outlook. Tidligere har udvalgsmedlemmerne alene modtaget invitationer til arrangementer via fredagsmail. Invitationer sendes nu også til udvalget via outlook. Det kan fx være invitationer til grundlovsceremonierne, overrækkelse af diplomer til bydelsmødrene, rundbordsmøder arrangeret af borgmesteren mv.
Tema 1: Mødeafholdelse
- Længden af udvalgsmøder
- Kadence for udvalgsmøder
- Deltagelse fra forvaltningen i udvalgsmøderne
- Eksterne personers deltagelse og foretræde for udvalget
Tema 2: Praktisk
- Mødekadence og -tidspunkt
- Forplejning
- Mødested - bør der fx afholdes flere/færre møder væk fra Rådhuset
- Besøg og eksterne oplæg - skal der være flere/færre besøg og eksterne oplæg ifm. udvalgsmøderne
Tema 3: Den generelle betjening af udvalget
- Onboarding til beskæftigelses- og integrationsområdet
- Politikerspørgsmål
- Budgetønsker
- Kommunikation med forvaltningen
- Fredagsmail
- Mundtlige orienteringer
- Vejledning
- •Øvrig bistand
Tema 4: Mødemateriale
- Længde og sammensætning af dagsordener
- Indstillingernes faglighed og pædagogiske kvalitet
- Fremlæggelse af indstillingerne på mødet
- Bilag med fagbegreber
- Bilag med oversigt over kommende sager (nyt)
Økonomi
Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.
Politisk handlerum
Udvalget kan komme med forslag til den fremadrettede udvalgsbetjening, herunder i forhold til alle de fire overordnede temaer.
Videre proces
Forvaltningen tager udvalgets evaluering til efterretning og indretter den fremadrettede udvalgsbetjening efter udvalgets ønsker.
Henrik Lund / Trine Korsgaard