Rapport fra Intern Revision om åbningsbalancen til Kvantum 2017

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller;

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager Intern Revisions rapport til efterretning, herunder de initiativer forvaltningen foreslår iværksat.

Problemstilling

Intern Revision har fremsendt en rapport til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen vedrørende åbningsbalance til Kvantum 2017 på forvaltningens område. Rapporten er vedlagt som bilag 1.

I forbindelse med overgang til Kvantum har Intern Revision for alle forvaltninger foretaget en tilbundsgående undersøgelse af deres balance, så kun relevante og valide balanceposter bliver overført til Kvantum.

Forvaltningens balance opgøres ultimo året og udgøres af gæld og egenkapital på den ene side og aktiver på den anden side på opgørelsestidspunktet.

Balancens poster har i udgangspunktet ikke indflydelse på driften. Ved afskrivning af gæld/tilgodehavender, der ikke forventes at kunne indkræves, vil der dog kunne være påvirkning af driften. Der er i forbindelse med klargøringen afskrevet mindre beløb - i alt 0,4 mio. kr. vedrørende ældre tilgodehavender (2007) på danskuddannelsesområdet. Dette har ikke givet anledning til revisionsbemærkning (grøn markering).

Løsning

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens balance udgøres af 174 konti. Intern Revisions gennemgang har vist, at 129 konti kan indlæses uden yderligere korrektioner/bemærkninger.

Udfordringerne på forvaltningens område vedrører to forhold. 1) Afstemning af konti fra KMD-Aktiv og 2) ikke-afstemte konti. At konti ikke er afstemt er ikke automatisk udtryk for, at der forefindes problematiske forhold. Det er udtryk for, at saldi på disse konti endnu ikke er tilstrækkeligt dokumenteret, til at intern revision vil godkende indlæsning i Kvantum. Det er disse to forhold, der medfører en revisionsbemærkning (rød markering).

På disse områder foretages afstemningerne af Koncernservice (KS), og forvaltningen har løbende modtaget ledelsesinformation om at afstemningerne er udført og dokumenteret. Intern Revisions  undersøgelse ved overgangen til Kvantum har imidlertid afdækket udfordringer på dette område.

1) Afstemning af konti fra KMD-Aktiv

De 15 konti vedrørende KMD-aktiv er med bistand fra Revisionsfirmaet BDO og forvaltningen efterfølgende næsten klargjort til indlæsning, men der er endnu få udeståender, herunder at sikre at arbejdsdeling mellem KS og forvaltningen fremadrettet er utvetydigt. Arbejdet forventes færdiggjort omkring udgangen af 2. kvartal 2018. Afstemningen på dette område er primært vanskeligt pga. periodiseringen af skatteafregningen, der betyder, at der hele tiden skal genafstemmes på cpr-niveau.

2) Ikke-afstemte konti

Der resterer 29 konti at blive afstemt eller dokumenteret.

Det vedrører primært:

• Diverse debitortilgodehavende retur fra Betaling og Kontrol
• Refusionsafregning
• Løndebitor
• Håndtering af konkursbo
• Leverandørgæld
• Statsrefusion

De manglende afstemninger forventer forvaltningen, at KS har afsluttet omkring udgangen af 2. kvartal 2018.

Økonomi

Hvorvidt udredningen af de manglende afstemninger vil medføre driftsudgifter i form af afskrivninger mv. er ikke muligt at vurdere endeligt på nuværende tidspunkt. Det er imidlertid forvaltningens vurdering, at der i givet fald vil være tale om mindre beløb. Udvalget vil blive orienteret om eventuelle udgifter, når den samlede balance er indlæst.

Videre proces

Rapporten vil blive forelagt Revisionsudvalget på udvalgets førstkommende møde.

Rapporten vil endvidere - som følge af Økonomiudvalgets lovpligtige indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for alle kommunens administrationsområder – blive sendt til Økonomiforvaltningens direktion til eventuel videre foranstaltning overfor Økonomiudvalget.

Michael Baunsgaard Schreiber / Jeppe Bøgh Andersen