Årlig status om forvaltningens tilsynsbesøg

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1.  at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager den årlige afrapportering fra forvaltningens tilsynsbesøg hos leverandører i beskæftigelsesindsatsen til efterretning.

Problemstilling

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkendte d. 30. maj 2016, at udvalget modtager en årlig status på forvaltningens tilsynsbesøg hos leverandører i beskæftigelsesindsatsen. Denne indstilling udgør den årlige status.

Løsning

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget besluttede d. 7. december 2015 at hjemtage den samlede tilsynsopgave. Opgaven med at gennemføre tilsynsbesøg blev indtil marts 2016 varetaget af konsulentvirksomheden ”Europakontoret i Skåne AB”. Forvaltningen oprettede pr. 1. april 2016 Enhed for Kvalitet og Tilsyn, som nu varetager opgaven.

Forvaltningen fører gennem besøg hos interne og eksterne leverandører tilsyn med, at de lever op til de indgåede aftaler. Gennem tilsynsbesøg kontrolleres bl.a. de fysiske forhold på leveringsadressen, at leverandørerne leverer de ydelser og timer, der fremgår af aftalen, og at borgerne møder i tilbuddet.

Leverandører besøges mindst én gang årligt. Der er gennemført 47 tilsynsbesøg hos interne og eksterne leverandører i tilsynsåret 2017. I tilsynsåret 2016 gennemførte forvaltningen 37 tilsynsbesøg. Stigningen i antallet af tilsynsbesøg skyldes dels en række genbesøg foranlediget af 2016-besøg, dels at der er indgået nye aftaler, der rummer mulighed for tilsynsbesøg.

Nogle leverandører er besøgt flere gange, fordi de leverer tilbud på flere forskellige rammeaftaler, eller fordi konstaterede forhold har givet anledning til opfølgende besøg.

Forvaltningen gennemgår som udgangspunkt 15 afsluttede og 15 igangværende borgerforløb ifm. ordinære tilsynsbesøg, hvilket fordobles hvis der foretages opfølgende besøg.

Tabel 1: Oversigt over rammeaftaler og antal tilsynsbesøg hos leverandører i beskæftigelsesindsatsen

Videre har forvaltningen gennemført 1 ekstraordinært tilsynsbesøg pba. en konkret borgerhenvendelse. Besøget gav ikke anledning til bekymring.

Resultater

Hovedkonklusionen på tilsynsbesøgene i tilsynsåret 2017 er, at leverandørerne lever op til hovedparten af de krav, forvaltningen stiller, men at der er kontrolpunkter, som forvaltningen fortsat vil følge tæt.

De  fire væsentligste kontrolpunkter, der har givet anledning til bemærkninger ifm. forvaltningens tilsynsbesøg i 2017 har været:

1. Om leverandøren er i stand til at dokumentere, at de leverer et forløb, der i timetal og indhold svarer til det forløb, der er bestilt.
2. Om leverandører sender rapporter om borgers progression rettidigt til jobcentret.
3. Om den fysiske indretning på leveringsadressen lever op til aftalen.
4. Om leverandøren har ført korrekt og fyldestgørende fremmøde- og fraværsregistrering

Kontrolpunktet vedrørende, at der er dokumentation for overensstemmelse mellem bestilte og afholdte konfrontationstimer for borgeren, har været det forhold, der har medført flest bemærkninger hos leverandører på tværs af aftaler.

Det kontrolpunkt, der har givet anledning til næst flest bemærkninger er rettidighed i leverandørrapporter. Leverandører udarbejder med en bestilt frekvens (eks. månedligt) rapporter om borgeres progression. Disse rapporter giver mulighed for, at sagsbehandler i det bestillende jobcenter løbende holdes orienteret om borgers aktiviteter og progression i forløbet hos leverandøren.

Videre har forvaltningen hos enkelte leverandører haft bemærkninger angående adgangsforhold for handicappede, ift. eksempelvis adgangs- eller toiletforhold. Ligeledes har forvaltningen hos enkelte leverandører haft kommentarer ift. fremmøde- og fraværsregistrering.

Endelig har forvaltningen hos enkelte leverandører haft bemærkninger af generel karakter, eksempelvis anbefalinger til mere overskuelig registreringspraksis.

I tabel 2 er det angivet på hvilke rammeaftaler forvaltningen har konstateret uregelmæssigheder, fordelt på de ovenstående 4 beskrevne kategorier:

Forvaltningens reaktionsmuligheder

Når tilsynet hos en leverandør bemærker forhold, der kræver opfølgning, har forvaltningen en række reaktionsmuligheder.

Hos leverandører, hvor fejl og mangler har et lille omfang, eller er af mindre graverende karakter, er det typisk tilstrækkeligt, at forvaltningen ifm. besøg og opfølgning vejleder om og indskærper kravene i aftalen over for leverandøren.

Såfremt de konstaterede forhold vedrører manglende timeleverancer, foregår forvaltningens opfølgning ud fra en eskalationsmodel baseret på objektive kriterier, som er illustreret ved figur 1 nedenfor. Forvaltningen gennemfører altid et genbesøg hos leverandøren inden for 6 måneder, såfremt der konstateres uoverensstemmelse mellem bestilling og leverance i mindst 5 af de 15 afsluttede forløb, der gennemgås, eller hvis uoverensstemmelsen svarer til mindst 25 pct. af de bestilte timer.

Hos leverandører, hvor de konstaterede forhold vurderes at kunne have systematisk karakter, gennemfører forvaltningen ligeledes altid et opfølgende besøg.

Hvis forvaltningen gennemfører et opfølgende besøg hos en leverandør, vil leverandøren i løbet af året derfor både modtage et opfølgende og et ordinært besøg. Der er gennemført 12 opfølgende besøg i tilsynsåret 2017.

Hvis forvaltningen pba. et opfølgende besøg fortsat konstaterer et for højt fejlniveau, indkaldes leverandøren til et møde med deltagelse af fagdirektør.

I ét tilfælde har forvaltningen i tilsynsåret 2017 fundet det nødvendigt at afholde et møde med en leverandør, pba. et opfølgende besøg, hvor der fortsat blev konstateret et for højt fejlniveau ift. timeleverancer. BIU har modtaget orienteringsnotat herom d. 14/3 2018. På mødet med fagdirektøren har leverandøren forpligtet sig på en række opfølgende handlinger. Forvaltningen vil snarligt gennemføre et tilsynsbesøg hos den pågældende leverandør med fokus på, om de konstaterede forhold er bragt i overensstemmelse med aftalen, og om leverandøren har efterlevet de aftalte opfølgende handlinger.

Endelig har forvaltningen mulighed for at kræve tilbagebetaling for forløb, hvis leverandøren ikke har kunnet dokumentere at have leveret de visiterede timer.

For tilsynsåret 2017 er der for indeværende rejst krav om tilbagebetaling af ca. 420.000 kr. For enkelte leverandører er der endnu ikke er truffet afgørelse om eventuelt tilbagebetalingskrav. Forvaltningens samlede indkøb hos leverandørerne på rammeaftalerne har i 2017 udgjort ca. 296 mio. kr.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget vil modtage den næste årlige status på forvaltningens tilsynsbesøg i 2019.

Michael Baunsgaard Schreiber / Jeppe Bøgh Andersen

Behandlingen af indstillingen blev udskudt.