Årlig status på forvaltningens tilsynsbesøg 2018

 

Resumé

Denne sag giver et overblik over resultatet af forvaltningens tilsyn med leverandører i beskæftigelsesindsatsen i 2018.

Rapporteringen af tilsyn med leverandørerne i beskæftigelsesindsatsen omfatter 1) En tabel med oversigt over rammeaftaler og antal tilsynsbesøg hos leverandører i beskæftigelsesindsatsen 2) En opsummering af resultaterne af forvaltningens tilsyn 3) En tabel med oversigt over kontrolpunkter og uregelmæssigheder fordelt på rammeaftaler.

Samlet viser resultatet af forvaltningens tilsyn med leverandører i beskæftigelsesindsatsen for 2018 et bedre resultat sammenlignet med resultatet af forvaltningens tilsyn for 2017.

Den årlige borgertilfredshedsundersøgelse med forvaltningens interne og eksterne leverandører viser endvidere en høj grad af tilfredshed.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller, 

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager den årlige rapportering fra forvaltningens tilsynsbesøg hos leverandører i beskæftigelsesindsatsen til efterretning. 

Problemstilling

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkendte den 30. maj 2016, at udvalget modtager en årlig status på forvaltningens tilsynsbesøg hos leverandører i beskæftigelsesindsatsen. Denne indstilling udgør den årlige status.  

Løsning

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen fører gennem uanmeldte besøg hos interne og eksterne leverandører tilsyn med, at de lever op til de indgåede aftaler. Gennem tilsynsbesøgene kontrolleres blandt andet, at leverandørerne leverer de ydelser og timer til borgerne, der fremgår af aftalen, at borgerne møder i tilbuddet, og at de fysiske forhold på leveringsadressen lever op til kommunens krav. 

Tilsynsbesøgene gennemføres mindst én gang årligt ved hver leverandør. I tilsynsåret 2018 er der gennemført 38 tilsynsbesøg hos interne og eksterne leverandører Hertil kommer 2 tilsyn gennemført som ekstraordinære tilsyn uden for den normale tilsynsramme. I tilsynsåret 2017 gennemførte forvaltningen 47 tilsynsbesøg. Faldet i antallet af tilsynsbesøg fra 2017 til 2018 skyldes, at der i 2018 ikke var anledning til samme antal opfølgende besøg som i 2017. 

Før tilsynsbesøgene udtrækkes en stikprøve på 15 afsluttede og 15 igangværende borgerforløb, som gennemgås ved selve tilsynsbesøget. I tabel 1 nedenfor ses en oversigt over, hvor mange tilsynsbesøg der er gennemført i 2018. Tabellen er opdelt på de forskellige rammeaftaler forvaltningen har med leverandørerne. Rammeaftaler er de kontrakter, som forvaltningen indgår med eksterne leverandører for typisk en 2 til 4-årig periode. Rammeaftalerne indeholder beskrivelser af hvilke målgrupper, der kan benytte aftalen, hvilke aktiviteter borgerne tilbydes i forløbene samt hvor mange timer og uger forløbene kan vare. Rammeaftalerne kan indenfor den samme aftale beskrive flere forskellige forløbstyper, som leverandøren kan tilbyde borgeren som faste pakkeløsninger. 

Tabel 1: En oversigt over rammeaftaler og antal tilsynsbesøg hos leverandører i beskæftigelsesindsatsen

Videre har forvaltningen gennemført et ekstraordinært tilsynsbesøg hos Plan og Handling på baggrund af historier i pressen om, at borgere ikke havde fået alle de mentortimer, som kommunen havde bestilt. På baggrund af tilsynsbesøget fandt forvaltningen ikke, at Plan og Handling havde systematiske udfordringer i forhold til korrekt levering af bestilte borgerforløb. Efter tilsynsbesøget hos Plan og Handling blev der sendt et direktørbrev til alle leverandører, der indskærpede gældende regler og praksis.  

Derudover har forvaltningen gennemført ekstraordinære tilsyn med Dekra AMU og UCplus på baggrund af artikler i Avisen.dk, der blandt andet kritiserede kvaliteten af undervisningen og manglende undervisningstimer forbundet med disse forløb. På de konkrete tilsynsbesøg kunne forvaltningen ikke genfinde de problemstillinger, som artikler i Avisen.dk pegede på.

Resultater 

Overordnet viser det samlede resultatet af forvaltningens tilsyn for 2018 et bedre resultat sammenlignet med resultatet af forvaltningens tilsyn for 2017.

Hovedkonklusionen på tilsynsbesøgene i tilsynsåret 2018 er, at leverandørerne lever op til hovedparten af de krav, forvaltningen stiller, men at der er kontrolpunkter, som forvaltningen fortsat følger tæt. 

De fire væsentligste kontrolpunkter, der har givet anledning til bemærkninger på baggrund af forvaltningens tilsynsbesøg i 2018, er: 

    1.Om leverandøren kan dokumentere, at de leverer et forløb for borgerne, der     i timetal og indhold svarer til det forløb, der er bestilt. 

    2. Om leverandører sender rapporter om borgers progression rettidigt til jobcentret. 

    3. Om den fysiske indretning på leveringsadressen lever op til aftalen, som for eksempel handicaptoilet og handicapadgang.

    4. Om leverandøren har ført korrekt og fyldestgørende registrering af borgernes fremmøde     og fravær. 

Kontrolpunktet vedrørende, at der er dokumentation for overensstemmelse mellem bestilte og afholdte konfrontationstimer for borgeren, er det forhold, der har medført flest bemærkninger hos leverandører på tværs af aftaler. 

Det kontrolpunkt, der har givet anledning til næstflest bemærkninger, er rettidighed i leverandørrapporter. Leverandører udarbejder med en bestilt frekvens (eksempelvis månedligt) rapporter om borgeres progression. Disse rapporter giver mulighed for, at sagsbehandleren i jobcenteret løbende holdes orienteret om borgeres aktiviteter og progression i forløbet hos leverandøren. 

I tabel 2 nedenfor fremgår det, hvilke rammeaftaler forvaltningen har konstateret uregelmæssigheder, fordelt på 2 af de ovenstående 4 beskrevne kontrolpunkter, samt hvor mange fejl der har været på hvert område.

Tabel 2: En oversigt over kontrolpunkter og uregelmæssigheder fordelt på rammeaftaler - Antal fejl i antal sager

 

I forhold til kontrolpunktet om den fysiske indretning på leveringsadressen har forvaltningen ikke oplevet fejl eller mangler i 2018. I forhold til kontrolpunktet om korrekt og fyldestgørende fremmøderegistrering har forvaltningen kun i to tilfælde oplevet fejl, men i begge tilfælde forhindrede dette ikke gennemførsel af tilsyn og rapportering.

Forvaltningens reaktionsmuligheder 

Når forvaltningen på baggrund af et tilsynsbesøg hos en leverandør bemærker forhold, der kræver opfølgning, har forvaltningen en række reaktionsmuligheder. 

Hos leverandører, hvor fejl og mangler har et lille omfang, eller er af mindre graverende karakter, er det typisk tilstrækkeligt, at forvaltningen i forbindelse med tilsynsbesøget og opfølgningen på besøget vejleder om og indskærper kravene i aftalen overfor leverandørerne.  

Såfremt de konstaterede forhold vedrører manglende leverede timer til borgeren, altså at borgeren ikke har fået de timer, som jobcenteret har bestilt, foregår forvaltningens opfølgning ud fra en eskalationsmodel baseret på objektive kriterier, som er illustreret ved figur 1 nedenfor. 

Forvaltningen gennemfører altid et opfølgende besøg hos leverandøren indenfor 6 måneder, såfremt der konstateres uoverensstemmelse mellem bestilling og leverance i mindst 5 af de 15 afsluttede forløb, der gennemgås, eller hvis uoverensstemmelsen svarer til mindst 25 procent af de bestilte timer. Til det opfølgende tilsynsbesøg udtrækker forvaltningen stikprøver af 30 afsluttede borgerforløb og 30 igangværende borgerforløb. Dette er en fordobling i forhold til det antal stikprøver der udtages ved et ordinært tilsynsbesøg.    

Figur 1: Eskalationsmodel for opfølgning ved konstatering af timedifferencer hos leverandør

                            

 

Hos leverandøren, hvor de konstaterede forhold vurderes at kunne have systematisk karakter, gennemføres ligeledes altid et opfølgende besøg. 

Hvis forvaltningen gennemfører et opfølgende besøg hos en leverandør, vil leverandøren i løbet af året derfor modtage både et ordinært og et opfølgende besøg. Der er gennemført et opfølgende besøg i tilsynsåret 2018. Dette opfølgende besøg var foranlediget af et tilsynsbesøg i 2017. 

Hvis forvaltningen på baggrund af et opfølgende tilsynsbesøg fortsat konstaterer et for højt fejlniveau, indkaldes leverandøren til et møde med deltagelse af en fagdirektør. 

Endelig har forvaltningen mulighed for at kræve tilbagebetaling for forløb, hvis leverandøren ikke har leveret det antal timer til borgeren som jobcentret har bestilt. 

For tilsynsåret 2018 er der for indeværende rejst krav om tilbagebetaling for ca. 86.000 kr. For enkelte leverandører er der endnu ikke truffet afgørelse om eventuelt tilbagebetalingskrav. Forvaltningens samlede indkøb hos leverandørerne på rammeaftalerne i 2018 udgjorde 304 mio. kr. I 2017 blev der rejst krav om tilbagebetaling for ca. 420.000 kr. og forvaltningens samlede indkøb hos leverandørerne på rammeaftalerne udgjorde ca. 296 mio. kr. 

Borgeres tilfredshed med interne og eksterne leverandører 

Forvaltningens tilsyn omfatter ikke interviews med borgere. Borgernes tilfredshed med leverandørerne måles derimod gennem løbende brugertilfredshedsundersøgelser. Resultatet fra 2018 blev BIU orienteret om 13. december 2018. De adspurgte borgere giver udtryk for deres enighed i udtalelsen “Jeg er alt i alt tilfreds med forløbet”. Dette gør de på en skala fra 0 til 100, hvor 0 er “helt uenig” i udtalelsen og 100 var “helt enig” i udtalelsen. Gennemsnittet af undersøgelsen for 2018 var 77 point, hvilket viser en høj grad af borgertilfredshed med forløb hos forvaltningens leverandører i 2018. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Beskæftigelses- og integrationsudvalget vil modtage den næste årlige status på forvaltningens tilsynsbesøg i 2020. 

Tanja Franck/Jeppe Bøgh Andersen

Beslutning

 

Indstillingen blev taget til efterretning