Handlingsplan for sagsbehandlingsfrister for hjemviste og ændrede sager fra Ankestyrelsen

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. At Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender forvaltningens handleplan for overholdelse af sagsbehandlingsfrister i hjemviste og ændrede afgørelser fra Ankestyrelsen.

Problemstilling

Den 11. april 2016 godkendte Beskæftigelses- og Integrationsudvalget forvaltningens indstilling med fastsættelse af interne sagsbehandlingsfrister for behandling af sager, som er blevet hjemvist eller ændret af Ankestyrelsen. Fristerne blev fastsat i forlængelse af, at Borgerrådgiveren i 2014 havde rettet henvendelse til forvaltningen om sagsbehandlingstiderne i hjemviste og ændrede afgørelser fra Ankestyrelsen. Det blev herudover besluttet, at der skal udarbejdes en evaluering af sagsbehandlingsfristerne.

Den 23. januar 2017 (pkt. 3) behandlede Beskæftigelses- og Integrationsudvalget forvaltningens evaluering af sagsbehandlingsfrister. Det fremgik bl.a. af evalueringen, at sagsbehandlingsfristen i hjemviste og ændrede afgørelser var overholdt i 30 pct. af sagerne. Udvalget godkendte evalueringen med bemærkning om, at der skulle udarbejdes en handleplan for, hvordan forvaltningen vil forbedre overholdelsen af sagsbehandlingsfrister fremadrettet.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget skal nu godkende forvaltningens forslag til handleplan for sikring af bedre overholdelse af sagsbehandlingsfrister i sager med hjemviste og ændrede afgørelser.

Løsning

Eksisterende sagsbehandlingsfrister

Sagsbehandlingsfristerne for sager, som er blevet hjemvist eller ændret af Ankestyrelsen, er differentieret efter kompleksiteten af den efterfølgende sagsbehandling, så der er længere frist i de sager, som kræver omfattende sagsbehandlingstid. De frister, som udvalget har vedtaget fremgår af tabel 1 nedenfor.

Tabel 1. Sagsbehandlingsfrister i hjemviste eller ændrede afgørelser fra Ankestyrelsen for centralforvaltningen og jobcentre.

Handleplan

Sigtet med initiativerne i handleplanen er at forbedre overholdelsen af sagsbehandlingsfristerne, så borgerne får deres sag behandlet hurtigst muligt og inden for de frister, Beskæftigelses- og Integrationsudvalget har vedtaget.

Der lægges til grund for handleplanen, at et øget ledelsesmæssigt fokus, herunder fortsat tæt dialog mellem centralforvaltning og jobcentre og afprøvning af en IT-understøttet arbejdsgang, vil forbedre overholdelsen af sagsbehandlingsfristerne i forvaltningen markant.

Forvaltningen forventer med initiativerne i handleplanen at kunne øge andelen af sager, hvor sagsbehandlingsfristen er overholdt inden for fristen gradvist i takt med implementeringen af handlingsplanen. Frem til næste evaluering til udvalget i juni forventer forvaltningen at kunne øge andelen af sager, hvor sagsbehandlingsfristen er overholdt fra 30 pct. til 70 pct. Forvaltningen forventer at kunne øge andelen yderligere til 80 pct. i december 2017.

Den seneste måling af overholdelse af sagsbehandlingsfrister viser, at 5 sager ud af de 6 sager med sagsbehandlingsfrist i januar 2017 er afsluttet inden for fristen, hvilket svarer til 83 pct. Den sidste sag er forlænget med orientering til borger. Årsagen til forlængelsen er, at der skal indhentes ny lægelig dokumentation, hvilket ikke har været muligt inden for fristen.

Handleplanen omhandler to nye initiativer:

1. Øget ledelsesmæssigt fokus

2. Afprøvning af IT-understøttet opfølgning

Ad 1) Øget ledelsesmæssigt fokus

Der iværksættes månedlig afrapportering til ledelsen med en jobcenterspecifik opgørelse af:

1. Antal indkomne sager med hjemviste og ændrede afgørelser modtaget fra Ankestyrelsen seneste måned

2. Antal hjemviste og ændrede afgørelser med sagsbehandlingsfrist den seneste måned, herunder en opgørelse af

• Antal sager, der er afsluttet inden for sagsbehandlingsfristen

• Antal sager, der er forlænget inden for sagsbehandlingsfristen med orientering af borger

• Antal sager, der hverken er afsluttet eller forlænget inden for sagsbehandlingsfristen.

Den månedlige afrapportering sendes til både fagdirektør i centralforvaltningen samt relevante jobcenterchefer med henblik på, at ledelsen har de bedste muligheder for at følge op på udviklingen, herunder iværksætte yderligere opfølgningstiltag efter behov, fx øget telefonisk opfølgning på centrenes sagsbehandling.

Forvaltningen vil derudover fortsat have et stort ledelsesmæssigt fokus på området, herunder sikre, at arbejdsgangene bliver overholdt. Forvaltningen vil fortsat udsende handlingsanvisende notater med sagsbehandlingsfristen til jobcentrene i forbindelse med nye sager fra Ankestyrelsen vedr. hjemviste og ændrede afgørelser.

Derudover vil der fortsat månedligt blive udsendt opsummerende centerspecifikke tjeklister til centerledelsen over indkomne sager fra Ankestyrelsen, og der vil fortsat være tæt telefonisk kontakt til jobcentrene angående de sager, der hverken er afsluttet eller forlænget inden for sagsbehandlingsfristen.

Ad 2) Afprøvning af IT-understøttet opfølgning

Forvaltningen har aftalt at afprøve en ny IT-understøttet arbejdsgang for implementering af Ankestyrelsens afgørelser for på den måde at sikre, at borgernes sag afsluttes inden for sagsbehandlingsfristerne. Den IT-understøttede arbejdsgang er muliggjort med det nye sagsbehandlingssystem Fasit. Afprøvningen af den IT-understøttede arbejdsgang sker i samarbejde med AMC’s sygedagpengeafdeling, der er den afdeling, der har modtaget flest hjemviste og ændrede afgørelser fra Ankestyrelsen.

Det er forvaltningens og AMC’s sygedagpengeafdelings vurdering, at denne IT-understøttede arbejdsgang vil forbedre overholdelsen af sagsbehandlingsfristerne markant.

Hvis den IT-understøttede arbejdsgang viser sig hensigtsmæssig, udrulles den hurtigst muligt til de øvrige jobcentre.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen implementerer handlingsplanen.

Forvaltningen udarbejder en evaluering til Beskæftigelses- og Integrationsudvalget i juni 2017 med status på forvaltningens overholdelse af handlingsplanen, herunder overholdelse af sagsbehandlingsfristerne.

Bjarne Winge / Michael Baunsgaard Schreiber