Digitaliseringsstrategien i BIF 2025-2027

Resume

Med denne sag skal Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøfte første udkast til forslag til digitaliseringsstrategi for BIF for 2025-2027. Strategien bygger videre på BIF’s digitaliseringshandleplan, som udvalget godkendte i september 2024.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøfter udkast til BIF’s digitaliseringsstrategi 2025-2027

Problemstilling

Borgerrepræsentationen godkendte den 1. februar 2024 den første samlede digitaliseringsstrategi for Københavns Kommune for 2024-2027. Formålet med strategien er at sætte retning for kommunens arbejde med digitalisering, ligesom strategien igangsætter konkrete aktiviteter. I KK’s digitaliseringsstrategi er alle forvaltninger forpligtet til som minimum at udarbejde en digitaliseringshandleplan indenfor rammerne af KK-strategien. Den 23. september godkendte udvalget en digitaliseringshandleplan for 2025 i BIF, da BIF endnu afventede den kommende reform af beskæftigelsesindsatsen. Forvaltningen har nu større indblik i den forventede reform, og finder det derfor muligt at påbegynde arbejdet med at lave en digitaliseringsstrategi, der kan sikre retningen i tråd hermed og frem mod 2027, hvor KK genbesøger den nuværende strategi for hele kommunen.

Løsning

Forvaltningen har siden godkendelsen af digitaliseringshandleplanen for BIF arbejdet med at omsætte denne til en konkret digitaliseringsstrategi, som skal medvirke til, at BIF’s organisation bliver mere digitalt omstillingsparat og bruger digitalisering til gavn for borgere og virksomheder i Københavns Kommune.

Digitaliseringsstrategien

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen finder det nødvendigt at øge fokus på digital modenhed. Beskæftigelsesområdet står overfor meget store ændringer og besparelser på 3 mia. kr. i de kommende år. Digitalisering er et afgørende værktøj for forvaltningen til at imødekomme disse forandringer. Der vurderes at være et stort potentiale for at sikre smarte effektiviseringer og styrkelse af indsatsen for borgere og virksomheder, herunder bl.a. ved at digitalisere manuelle og håndholdte arbejdsgange og implementere ny teknologi (AI) ifm. forberedelse af sager og samtaler. Forvaltningen oplever ligeledes en stor efterspørgsel af en digital service fra borgere, virksomheder og medarbejdere i takt med den øgede digitalisering i omverden. Hvis forvaltningen skal kunne imødekomme disse krav, er der brug for at øge niveauet af digitalisering.

Digitalisering i BIF

Som følge af ovenstående har forvaltningen udarbejdet et samlet første udkast til en digitaliseringsstrategi, som forvaltningen ønsker at drøfte med udvalget.

Konkret lægges der op til en drøftelse af følgende nedslagspunkter:

1. Ambitionsniveau: Her ønskes en drøftelse af oplægget til at løfte den digitale modenhed i BIF, så forvaltningen i højere grad kan udnytte eksisterende og nye teknologiers potentiale til at skabe værdi for både borgere, virksomheder og medarbejdere.
2. Vision og strategisk fokusområde: Forvaltningen ønsker at drøfte visionen om, at digitalisering skal gøre det lettere at levere meningsfuld og effektiv service til borgere og virksomheder samt det strategiske fokusområde om at understøtte de borgere og virksomheder, der kan og vil selv.

Uddybende om de to nedslagspunkter

1) Ambitionsniveau

Det er centralt at rette blikket mod, hvor forvaltningen står i dag, og hvor forvaltningen ønsker at bevæge sig hen frem mod 2027. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen er på nuværende tidspunkt en driftspræget organisation, hvor digitalisering primært er driftsunderstøttende og ikke understøtter udviklingen af organisationen. Digitalisering spiller en for lille rolle i forvaltningens kerneopgave med at få borgere i job og uddannelse og understøtte virksomhederne i at rekrutterer medarbejdere. Med digitaliseringsstrategien sigter forvaltningen efter at løfte den digitale modenhed, så forvaltningen i højere grad kan udnytte teknologiens potentiale til at skabe værdi for både borgere, virksomheder og medarbejdere.

2) Vision

Forvaltningens forslag til digitaliseringsstrategi for 2025-2027 lægger op til en vision om, at digitalisering skal gøre det lettere at levere meningsfuld og effektiv service til borgere og virksomheder. Strategien fokuserer på at understøtte de borgere og virksomheder, der kan og vil selv, gennem digitale løsninger, der både skaber værdi og effektivitet.

Det er tre centrale forudsætninger for at lykkes med strategien:

1. Digital understøttelse af enkle og effektive arbejdsgange.
2. Bedre og mere strategisk brug af data og systemer.
3. En stærk digital kultur og udvikling af kompetencer blandt ledere og medarbejdere.

Forudsætningerne afspejler områder, der er essentielle for at kunne lykkes med en digital transformation. Der er en forventning om, at medarbejdere og ledelse skal engagere sig i denne dagsorden.

Strategien bygger desuden på to centrale principper, som er væsentlige for borger- og virksomhedsbetjeningen:

1. En bæredygtig anvendelse af IT.
2. En professionel, dataetisk og sikker tilgang til IT-styring.

Etablering af et målbillede

Det er vigtigt, at strategiens vision kan omsættes til konkrete resultater og effekter, som kan dokumenteres. Forvaltningen lægger derfor op til, at der opsættes et såkaldt målbillede for forvaltningens arbejde med digitalisering, så udviklingen i forvaltningens digitale modenhed kan måles og dokumenteres.

Det digitale målbillede skal afspejles i forvaltningens overordnede målbillede for 2030, så det er tydeligt, hvordan digitaliseringsstrategien bidrager til den samlede forandring, der skal ske i forvaltningen frem mod 2030. Der er endnu ikke fastsat målsætninger for målbilledet.

Inddragelse og tidsplan

I arbejdet med udformningen af digitaliseringsstrategien inddrages medarbejdere og ledere løbende via workshops og oplæg på diverse møder. Arbejdet med inddragelse sker hen over foråret 2025.

Forvaltningen forventer, at digitaliseringsstrategien og udmøntningen af denne kan blive officielt lanceret i august 2025. Digitaliseringsstrategien vil løbe til udgangen af 2027. Det kan dog blive nødvendigt at ændre på tidsplanen for lanceringen af den nye digitaliseringsstrategi, hvis reformen af beskæftigelsesindsatsen forsinkes.

Økonomi

Sagen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser, idet der er afsat finansiering til de igangsatte aktiviteter. Hvis udvalget ønsker yderligere initiativer, vil det forventeligt være nødvendigt at rejse finansiering hertil.

Politisk handlerum

Sagen er forelagt til drøftelse, og udvalget har mulighed for at komme med forslag til ændringer til strategien.

Videre proces

På baggrund af udvalgets drøftelse vil forvaltningen tilrette strategien og forventer at fremlægge sagen til fornyet udvalgsbehandling i maj og primo juni måned til godkendelse.