Revisionsrapport vedr. anvendelse af alternative modtagere i kommunens udbetalingssystem

Resumé

Intern Revision har efter normal procedure udarbejdet en revisionsrapport om alternative modtagere i kommunens udbetalingssystem.  Ved alternative modtagere forstås f.eks. boligselskaber, når kommunen betaler borgerens husleje direkte til boligselskabet. Denne rapport vil – sammen med en række andre revisionsrapporter (om bl.a. indkøb og bogføring)  danne baggrund for den samlede revisionsberetning for 2019. Den samlede revisionsberetning forventes modtaget sommeren 2020 og herefter forlagt udvalget.

Udvalget ser denne sag, da der – i modsætning til tidligere år – i 2019 er en revisionsbemærkning om alternative modtagere i kommunens udbetalingssystem, som tilmed er markeret med rødt (Risici, der anses for kritiske). Røde revisionsbemærkninger skal altid forelægges fagudvalgene.

Intern Revision har ikke konstateret konkrete forhold, der giver anledning til mistanke om fejl eller svindel, men er bekymrede for, at kontrolmiljøet på dette område ikke giver en tilstrækkelig sikkerhed for, at fejl og mangler opdages eller forebygges.

Forvaltningen har på den baggrund udarbejdet en handleplan og fremsendt den til Intern Revision, der vurderer, at forvaltningens handleplan fremadrettet vil håndtere Intern Revisions kritik. Handleplanen vil være fuldt implementeret ved udgangen af 2020. Der forventes således ikke at være en lignende revisionsbemærkning i 2020.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager revisionsrapporten (bilag 1) til efterretning.

Problemstilling

Efter normal procedure har Intern Revision udarbejdet en revisionsrapport vedr. anvendelsen af alternative modtagere i kommunens udbetalingssystem (KMD Aktiv). En del udbetalinger fra kommunens udbetalingssystem sker til “alternative modtagere”, hvilket vil sige betalinger, som foretages for borgere, direkte til leverandører (alle andre end borgeren). Det sker primært i sager hvor BIF administrerer dele af borgerens økonomi (administrationssager), når BIF betaler husleje, elregninger mm på vegne af borgeren – hvor alternative modtagere således typisk er boligselskaber og forsyningsselskaber.

Da disse betalinger ikke foregår via NEM konti, og da det er muligt at ændre på betalingsstrømmene, bør betalingerne underlægges en kontrol, der sikrer, at betalingerne tilgår rette modtager.

BIF har designet og implementeret en 100% kontrol vedrørende oprettelse/ændring i stamdata (konti mm), som anvendes i forbindelse med betaling til alternative modtagere. En 100 % kontrol betyder at alle nyoprettelser og ændringer vedr. alternative modtagere kontrolleres. Forvaltningen har vurderet, at denne 100 % kontrol var tilstrækkelig.

De løbende udbetalinger til alternative modtagere gennemføres med en godkender (uden funktionsadskillelse – dvs. at samme medarbejder både kan udbetale og godkende). Det forhold at der kun er en godkender medfører ifølge Intern Revision en iboende risiko for fejl og decideret svindel.

Intern Revision foreslår, at BIFs kontroller på dette område udvides med en tilfældig,
uforudsigelig og ufravigelig stikprøvekontrol af de faktisk udførte betalinger. Konkret betyder det, at BIF hvert år vil udvælge 10-20 tilfældige sager til stikprøvekontrol.

Løsning

På baggrund af revisionsrapporten vil BIF justere det allerede etablerede ledelsestilsyn rettet mod løbende udbetalinger til alternativ modtager, således at stikprøven bliver tilfældig, uforudsigelig og ufravigelig og herved rettes mod opdagelse af besvigelser.

Intern revision vurderer, at forvaltningens handleplan på dette område for 2020 fremadrettet vil kunne medvirke til at håndtere de kritiske risikoområder hensigtsmæssigt og betryggende i kontrolmæssig henseende.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Udover fagudvalgene, skal revisionsrapporter (med markeringen rød) også forelægges ØU. Det sker inden sommerferien

Tanja Franck / Jeppe Bøgh Andersen