Borgerens adgang til egen sag via app eller lignende

Opfølgning på Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets beslutning om, at forvaltningen skal undersøge, om der er en business case i at udvikle en digital platform (f.eks. en app), der giver borgeren mulighed for på en simpel måde at få adgang til egen sag uden at skulle kontakte jobcentret. Udvalgsmedlemmer har gennem en årrække spurgt til mulighederne for at etablere en sådan løsning.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager til efterretning, at Københavns Kommune har et forpligtende samarbejde med landets øvrige kommuner om at udvikle løsninger, der på længere sigt kan udvide borgeren adgang til egen sag – således også på beskæftigelsesområdet.

Problemstilling

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget har pålagt forvaltningen at undersøge, om der er en businesscase i at udvikle en digital platform (f.eks. en app), der giver borgeren mulighed for på en simpel måde at følge med i egen sag uden at skulle kontakte jobcentret.

Perspektiverne i at udvikle den efterspurgte løsning flugter tankerne i den fællesoffentlige og -kommunale digitaliseringsstrategi. Det anbefales derfor, at forvaltningen holder fast i ideen, og at udviklingen af en adgang for borgeren til egen sag på beskæftigelsesområdet følger den vej i de omtalte digitaliseringsstrategier, som er vedtaget af bl.a. KL.

Med afsæt i disse strategier har Københavns Kommune sammen med landets øvrige kommuner allerede investeret i udvikle en teknologi, som – når den er fuldt implementeret – kan fungere som platform til at give borgeren adgang til data fra de omkring 40 fagsystemer, der i dag understøtter beskæftigelsesområdet.

Når kommunerne står bag et fælles initiativ, er det blandt andet i erkendelse af, at løsninger, som kan give borgeren adgang til egen sag, er komplekse, omkostnings- og risikofyldte at udvikle. Risikoen for, at en egenudviklet løsning overhales af fælleskommunale løsninger, og at investeringen dermed går tabt, vurderes som stor. Derfor anbefales det ikke, at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen udvikler en egen løsning.

Løsning

Offentlige strategier for udvikling af borgerens adgang til egen sag

Det ligger i grundlaget for Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi 2016-2020, at det offentlige via digitaliseringsmuligheder skal give borgerne en mere moderne og effektiv service. Der er behov for sikker og nem borgerkommunikation.

En af målsætningerne i Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2016-2020 er, at borgerens adgang til egne sager skal øges for at fremme gennemsigtighed i mødet med kommunen og give et kvalitetsløft i serviceydelserne, fordi løsningerne kan tilgås, når det passer borgeren. Samtidig er der forventninger om, at øget selvbetjening kan effektivisere arbejdsgange og reducere kommunernes ressourceforbrug, fordi borgeren selv kan søge information.

 Der er allerede etableret tiltag, som giver borgerne et større indblik i egne sager:

1. Beskæftigelsessager: Jobnet.dk (udviklet af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering) giver borgeren oversigt over egen jobplan og igangværende og gennemførte aktiveringsforløb. Det er også muligt at se aftaler med jobcenter samt selvbooke aftaler. Løsningen kan tilgås både via hjemmesiden og med en app. Via login på Kbhijob.dk (udviklet af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen i KK) er det desuden muligt for borgerne f.eks. at tilgå deres aktivitetsskema og aftaler med mentorer i Beskæftigelsescentrene. 

2. Sygedagpengesager: Selvbetjeningsløsningen ”Mit sygefravær” (udviklet af KOMBIT) giver borgerne oversigt over egen sygefraværssag. Det er muligt at se dokumenter og korrespondance med kommunen. Systemet blev obligatorisk for borgerne pr. 1. december 2015, bl.a. fordi det har erstattet fysiske breve og skemaer.

At udvikle egne løsninger i de enkelte kommuner harmonerer som udgangspunkt ikke med strategierne om det tætte offentlige digitale samarbejde. Målet for samarbejdet er at gøre det så overskueligt for borgerne som muligt at se informationer om egen sag, uanset hvor man bor og hvilke typer af sager, borgeren ønsker at se.  Derfor er www.borger.dk udset som samlingspunkt for borgere, der ønsker at hente informationer kommunikeret fra det offentlige Danmark. 

Borgerens adgang til egen sag

Det er en kompleks opgave at udvikle en løsning, hvor borgeren får adgang til egen sag og forudsætter, at der udvikles en række teknologier:

1. En digital platform, hvorfra borgeren sikkert skal kunne tilgå sin sag (en app eller en hjemmeside)

2. et system, der forbinder denne platform med de fagsystemer, som indeholder borgerdata

3. fagsystemer, som er designede, så der kan skabes forbindelse (integration) til systemet nævnt under punkt 2.

Ad 1

Adgangen til egen sag indebærer adgang til personfølsomme oplysninger, og det nødvendiggør, at adgangen er sikker, uanset om der er tale om adgang via en app eller en hjemmeside. NEM-ID er som en del af den fællesoffentlige strategi udviklet til at sikre adgangen til personfølsomme oplysninger. Vælger Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen en egenudviklet app, skal adgang til borgerdata enten ske via NEM-ID, eller der skal findes en alternativ sikker løsning. Adgangen via en app vurderes ikke at blive nemmere for borgeren end via www.borger.dk, uanset om sikkerhedsløsningen er NEM-ID eller et alternativ hertil.

Ad 2

Den digitale platform, som borgeren anvender, skal have forbindelse til borgerens data i fagsystemerne. Kommunerne har i flere år sammen med KOMBIT arbejdet på at udvikle et system, der kan skabe denne forbindelse. Systemet hedder SAPA (Sagsorverblik/Partskontakt) og skal implementeres i København i 2018. Systemet skal vise data fra alle relevante fagsystemer i ét overblik, i første omgang for medarbejderne. SAPA er også forberedt ti at give borgerne adgang til egne sagsdata via www.borger.dk . Med SAPA skabes en afgørende forudsætning for at realisere én adgang for borgeren til egen sag. Der er ikke på nuværende tidspunkt alternativer til SAPA, så ønskes SAPA ikke anvendt, skal et nyt system udvikles forfra. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har allerede forpligtet sig økonomisk på SAPA.

Ad 3

Data om borgere med en sag i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen ligger i dag i mere end 40 forskellige fagsystemer. Ejerskabet til systemerne ligger for hovedpartens vedkommende udenfor forvaltningen, hos staten, A-kasserne eller andre forvaltninger i Københavns Kommune.

Cirka halvdelen af systemerne er enten forberedt til eller kan udvikles til at integrere med SAPA eller et tilsvarende system. For de øvrige fagsystemer vil etableringen af integration være kompleks og kræve større udvikling og systemtilpasning. Det gælder blandt andet A-kassesystemerne og flere statslige systemer samt en række systemer, som skal udskiftes indenfor de næste to år (sagssystemet KMD sag, forvaltningens primære fagsystem KMD Opera samt udbetalingssystemerne KMD SDP (sygedagpenge) og KMD aktiv (kontanthjælp)). De nye systemer er forberedt til integration med SAPA.

Økonomi

Såvel omkostninger, mulige gevinster og risici vil afhænge af, hvilken løsning København i givet fald vælger.

En egenudviklet løsning via app, inden SAPA implementeres skønnes at ville koste et større to- eller trecifret millionbeløb alene til udvikling. I lyset af den politiske reformintensitet på beskæftigelsesområdet må der desuden forventes en betydelig driftsudgift til løbende udvikling af alle de delelementer, som er beskrevet ovenfor.

Vælges den fælleskommunale løsning med SAPA og via www.borger.dk, vil omkostningerne blive betydeligt lavere, dels fordi den digitale platform allerede er etableret, dels fordi SAPA allerede er indkøbt af Københavns Kommune, men især fordi kommunerne vil være fælles om udgifter til løbende udvikling og tilpasning.

Gevinster og Risici

Analysen af risici skal blandt andet omfatte:

• Løsningens sårbarhed overfor ændring i opsætning af de systemer, der skal levere data

• betydningen af den politiske reformintensitet på beskæftigelsesområdet og de behov, det giver i forhold til løbende udvikling og tilpasning

• konsekvenserne af, at en stor del af data skal hentes i systemer, som forvaltningen ikke har kontrol over.

Vælges en egenudviklet løsning, bør analysen af risici desuden omfatte:

• Sandsynligheden for at egeninvesteringen tabes, fordi den egenudviklede løsning overhales af den fællesoffentlige løsning

• it-sikkerhed, herunder at forvaltningen får ansvar for at sikre beskyttelsen af personfølsomme oplysninger i anden parts systemer

• konsekvenserne for borgerne ved konkurrerende løsninger eller delløsninger.

Videre proces

Hvis Beskæftigelses- og Integrationsudvalget ønsker, at forvaltningen følger den vej, som er udpeget i den fællesoffentlige og -kommunale strategi, foreslås, at spørgsmålet om borgerens adgang til egen sag tages op, når Københavns Kommune planlægger, hvordan SAPA skal bruges.

Hvis det ønskes, at forvaltningen går videre med etablering af en selvstændig løsning, skal der udarbejdes en business case, hvor økonomi, mulige gevinster og risici indgår. Forvaltningen har ikke kompetencer til at udarbejde en business case og har derfor indhentet et foreløbigt tilbud fra et eksternt konsulentfirma på cirka 150.000 kr.

Besluttes dette, kan analysen forventeligt færdiggøres inden juni 2016.

 

Jacob Zeberg Eberholst / Theresa Kjærside      

Indstillingen blev taget til efterretning.