Genpublicering af udvalgsdagsordenen

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender et af punkterne 1-2 nedenfor,

1. at forvaltningen publicerer dagsordenen for udvalgets møder en uge (syv kalenderdage) forud for mødedatoen og, om nødvendigt, genpublicerer dagsordenen op til fire hverdage før udvalgets møde (model 1).

2. at forvaltningen publicerer dagsordenen for udvalgets møder fire hverdage forud for mødedatoen for dermed at minimere risikoen for genpublicering (model 2).

Problemstilling

Indstillingen er udsat fra udvalgsmødet d. 11. april 2016.

Når forvaltningerne publicerer og derefter genpublicerer dagsordenen for et udvalgsmøde i kommunens dagsordenssystem FirstAgenda, forsvinder de noter og kommentarer, som er skrevet direkte ind i de indstillinger, som bliver opdateret, mellem publicerings- og genpubliceringstidspunktet. Det gælder alene for de indstillinger, der er blevet opdateret. Hermed forsvinder noter og kommentarer ikke i de andre indstillinger.

Økonomiforvaltningen arbejder på at finde en teknisk løsning på problemet. Dette kræver, at udbyderen af dagsordenssystemet udvikler en ny funktionalitet for dette. Tidshorisonten for en sådan løsning er på nuværende tidspunkt ukendt.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget har bedt forvaltningen opridse, hvordan udvalgsarbejdet kan tilrettelægges, så der tages højde for udfordringen med genpublicering, samtidig med at dette afvejes i forhold til andre hensyn i udvalgsarbejdet.

Løsning

Nedenfor gennemgår forvaltningen lovgivning og praksis om udsendelse af udvalgsdagsordener samt to modeller for, hvordan udsendelsesprocessen kan tilrettelægges. Begge modeller tager højde for lovgivning og tidligere beslutninger i Borgerrepræsentationen.

Mulighed for at udsende indstillinger per mail

Forvaltningen er blevet spurgt, om det er muligt at eftersende de indstillinger og bilag, som ikke er blevet klar til publiceringsfristen, per mail til udvalgsmedlemmerne frem for at genpublicere. Forvaltningen vurderer ikke, at denne løsning er i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutning på området.

Borgerrepræsentationen har den 31. maj 2012 vedtaget, at der skal ske elektronisk publicering af udvalgenes dagsordener på kk.dk og i eDagsordenen, så dagsordenerne er tilgængelige for alle medlemmer af Borgerrepræsentationen samt for offentligheden. 

Det fremgår af loven om kommunernes styrelse (styrelsesloven) § 20, stk. 7 og af udvalgets forretningsorden § 6, stk. 6, at der så vidt muligt skal offentliggøres en oversigt over de sager, udvalgene skal behandle. 

Endvidere fremgår det af styrelseslovens § 31 a og af udvalgets forretningsorden § 6, stk. 5, at overborgmesteren (og andre medlemmer af borgerrepræsentationen, som ønsker det) skal have adgang til den fulde dagsorden forud for et udvalgsmøde. Det er besluttet i Borgerrepræsentationen den 31. maj 2012, at dette skal ske elektronisk via kk.dk og i eDagsordenen.

Forvaltningens nuværende praksis (model 1)

Den nuværende frist for fremsendelse af dagsordensmateriale forud for møder i Beskæftigelses- og Integrationsudvalget er en uge før det pågældende udvalgsmøde. Det vil sige, at hvis mødet afholdes om mandagen, så publiceres dagsordenen den forudgående mandag. Udsendelsesfristen på en uge er aftalt mellem udvalget og forvaltningen.

Den formelle frist for, hvornår sager senest skal udsendes til et udvalgsmøde, jf. udvalgets forretningsorden, er 4 hverdage inden mødet. Det vil sige, at hvis mødet afholdes om mandagen, så er udsendelsesfristen den forudgående onsdag. 4-dages fristen kan overskrides i særlige tilfælde, hvor sagens karakter kræver det.

Forvaltningen bestræber sig på at få alle dagsordenspunkter klar til publiceringsfristen én uge før mødet. Såfremt der er punkter, som ikke kan nå at blive klar til publiceringsdagen, har forvaltningen hidtil genpubliceret dagsordenen op til og med 4-dagsfristen for at få alle sager udsendt inden mødet.

Den nuværende praksis er skitseret i modellen nedenfor.

Reglerne om senest at udsende 4 hverdage før mødet følger, som nævnt, af bestemmelserne i Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets forretningsorden, hvor der er taget udgangspunkt i styrelseslovens bestemmelser om kommunalbestyrelsens mødevirksomhed.

Af styrelseslovens § 8, stk. 4 fremgår således: "Borgmesteren sørger for, at en dagsorden og det fornødne materiale […] udsendes til medlemmerne senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder.”

Af forarbejderne til loven fremgår, at 4-dagesfristen beregnes således, at hvis et møde afholdes om mandagen, så skal dagsordenen udsendes senest den forudgående onsdag.

Alternativ løsning (model 2)

Såfremt udvalget ønsker at minimere risikoen for, at dagsordenen genpubliceres, kan udsendelsesfristen for dagsordensmaterialet flyttes til den formelle frist 4 hverdage inden mødet. Hermed vil det kun være i helt særlige tilfælde, der kan opstå behov for at genpublicere, hvis en sag kræver det.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt udvalget godkender en af de to løsninger skitseret i indstillingen, vil forvaltningen videreføre/implementere denne løsning fra næstkommende udvalgsmøde (den 30. maj 2016). 

Udvalget vil blive orienteret, hvis der sker en udvikling i forhold til at løse den tekniske udfordring i dagsordenssystemet.

Birgitte Hansen / Sofie Munk