Endelig evaluering af frisættelsesforsøg

Udvalget skal tage stilling til den endelige evaluering af frisættelsesforsøgene samt til, om frisættelserne skal gøres permanente i Børne- og Ungdomsforvaltningen.

 Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at den endelige evaluering af frisættelsesforsøget tages til efterretning med henblik på videre behandling i Økonomiudvalget, jf. bilag 1

2. at fire frisættelser godkendt i Borgerrepræsentationen søges gjort varige, så frisættelser vedr. vikaransættelser, mobile pay og adgang til budgetoverførsel bliver gældende for alle enheder i BUF, og frisættelsen vedr. resultatløn bliver en mulighed for alle enheder i BUF

3. at forvaltningen i dialog med de respektive parter arbejder for, at de resterende frisættelser gøres varige og mulige for alle enheder, så de enheder, der ønsker det, kan benytte sig af dem

Problemstilling

Økonomiudvalget besluttede 27.8.13 på baggrund af et medlemsforslag fra SF i Borgerrepræsentationen, at Kultur- og Fritids-, Sundheds- og Omsorgs-, Social- og Børne- og Ungdomsforvaltningen skal arbejde med frisættelsesforsøg. Forsøget blev besluttet som et led i tillidsdagsordenen, hvor målet var at frigøre mere tid til kerneopgaven ved at frisætte forsøgsdeltagerne fra regler og krav.

Den foreløbige evaluering blev forelagt BUU 7.10.15. Forsøget afsluttes ved udgangen af 2016. Økonomiforvaltningen har bedt de deltagende forvaltninger udarbejde en endelig evaluering, se bilag 1. Evalueringsskabelonen er udarbejdet af ØKF, og evalueringen er sket i samarbejde med tre deltagende institutioner. Evalueringerne fra de fire forvaltninger skal behandles samlet i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i december 2016. 

På baggrund af evalueringen skal udvalget tage stilling til, om de frisættelser, der er givet som del af forsøget, skal gøres varige, og i hvilket omfang de skal udbredes.

Løsning

I BUF deltager tre enheder i forsøget, som på hver deres måde arbejder med at tilrettelægge arbejdet og udvikle kerneopgaven på en ny måde. De har alle brugt frisættelser til at opnå administrative forenklinger, men også til at arbejde med temaer, som var særligt relevante i deres institution. MED-udvalgene er inddraget i arbejdet med frisættelsesforsøgene.

Den selvejende institution Østerbrogården arbejder bl.a. med fleksibel indskrivning og overgange fra børnehave til fritidshjem og længere åbningstider i klubtilbuddet. Fleksibiliteten, som frisættelsesforsøget giver, har bl.a. medført en tættere forældredialog omkring indkøringen af børn samt et bredere klubtilbud med nye aktiviteter.   

Ø10-klyngen har særligt fokus på metodeudvikling inden for pejlemærkerne for pædagogisk kvalitet. Klyngen har fx haft et temaarrangement om venskaber og fællesskaber, hvor de ældre børn er blevet aktivt inddraget. Frisættelsen fra delelementer i det pædagogiske tilsyn har muliggjort fokus på metodeudvikling, og det har skabt arbejdsglæde og faglig stolthed i personalegruppen.  

VE3-klyngen har brugt frisættelser til at arbejde med nedbringelse af personalets sygefravær gennem tidligere indsatser fx fraværs- og nærværsamtaler og ved at give resultatløn til medarbejdere med lavt fravær. Effekter og resultater af forsøget er bl.a. et markant fald i klyngens gennemsnitlige sygefravær. Nedbringelse af sygefraværet giver ikke kun bedre økonomi, men skaber også mere nærvær og stabilitet for børnene.

Erfaringer og evalueringens hovedpointer

De deltagende institutioner har mange gode erfaringer med frisættelsesforsøgene, og de ønsker at fortsætte arbejdet og bibeholde frisættelserne. Institutionerne har haft en særlig rolle og opgave med at udfordre regler og rammer, og det har kvalificeret arbejdet med afbureaukratisering og forenkling i kommunen på en aktiv og inddragende måde. Institutionernes ønsker til frisættelser har udfordret forvaltningens generelle tilgang til styring og opfølgning. Forøget har derfor bidraget aktivt til at udvikle en mere tillidsbaseret tilgang i forvaltningens samarbejde med institutionerne.

Evalueringen har vist, at det er nødvendigt med en fortsat åben og konstruktiv dialog om hhv. kan- og skal-opgaver og dermed, hvad der ligger indenfor decentrale lederes eget ledelsesrum. Dette arbejde foregår dels i ledelsesdialogen, dels i det eksisterende arbejde med udvikling af god administration i BUF. Evalueringen viser tydeligt, at frisættelser, der kræver samarbejde på tværs af forvaltninger har været mere bureaukratiske og tidskrævende for institutionerne. 

Eksempler på frisættelser  

I bilag 2 findes oversigt over samtlige frisættelser opdelt efter om de: 

• ønskes gjort varige og gældende for alle enheder i BUF eller
• ønskes gjort varige og mulige for alle, så de enheder, der ønsker det, kan benytte sig af dem

Fire frisættelser er godkendt i Borgerrepræsentationen. De har alle enten lettet det administrative arbejde og sparet meget tid for institutionerne eller givet større råderum i institutionernes arbejde.

    1. Vikarstillinger på under et år skal ikke slås op    
    2. Tilladt at betale med MobilePay
    3. Fritagelse fra beløbsgrænse på 4 pct. i forhold til overførsel mellem budgetår
    4. Indførelse af resultatløn til medarbejdere med lavt sygefravær

Fokus i det videre arbejde med frisættelser

Frisættelsesforsøget har arbejdet systematisk med en ligeværdig dialog mellem institutioner og forvaltning om sagsgange, hvor en institution har haft en særlig udfordring. Forsøget har vist, at det er effektivt, at udvalgte institutioner og skoler får mulighed for at udfordre regler og rammer. Erfaringerne anvendes og videreføres derfor i arbejdet med investeringscasen ”arbejdspladsen i fokus”, der også indeholder den decentrale investeringspulje. Her skal skoler og dagtilbud arbejde med konkrete udviklingstiltag for at styrke arbejdsfællesskaber og nytænke arbejdstilrettelæggelse.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. I det videre arbejde med at gøre frisættelserne varige vil forvaltningen konkret vurdere, om der er et effektiviseringspotentiale forbundet med forenklingen af regler og udbredelse af frisættelser. Forvaltningen vil i givet fald vende tilbage til udvalget med eventuelle effektiviseringsforslag til budget 2018.  

Videre proces

Evalueringen forelægges HovedMED, der løbende har fulgt frisættelsesprojektet. I forbindelse med den samlede behandling i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen fremlægges evalueringen af frisættelsesprojektet i det Centrale Samarbejdsorgan (CSO).  

De fire frisættelser, jf. 2-at-punkt, søges gjort varige i forbindelse med forelæggelsen af den samlede evaluering i Borgerrepræsentationen. Udvalget bliver orienteret, hvis der i det videre arbejde viser sig at være nogle af de i alt 14 forslag, som ikke kan videreføres.

    Tobias Børner Stax                  /Nina Hemmersam

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning.

Socialistisk Folkeparti og Enhedslisten stillede ændringsforslag vedr. indstillingens 2. at-punkt om at frisættelsesforsøget "Beløbsgrænse på 4 pct. i forhold til overførsel mellem budgetår" ikke gøres varig og gældende for alle enheder i forvaltningen.

Ændringsforslaget blev forkastet efter afstemning med følgende resultat:

For stemte 3 medlemmer: F og Ø.

Imod stemte 7 medlemmer: A, B, O og V.

Ingen medlemmer undlod at stemme.

Socialdemokratiet, Socialistisk Folkeparti, Dansk Folkeparti og Enhedslisten stillede ændringsforslag vedr. indstillingens 2. at-punkt om at frisættelsesforsøget "Resultatløn til medarbejdere med lavt sygefravær" ikke gøres varig og mulig for alle enheder i forvaltningen.

Ændringsforslaget blev godkendt efter afstemning med følgende resultat:

For stemte 9 medlemmer: A, B, F, O og Ø.

Imod stemte 1 medlem: V.

Ingen medlemmer undlod at stemme.

Med ovenstående justering blev indstillingens 2. at-punkt dermed godkendt.

Indstillingens 3. at-punkt blev godkendt.

Socialistisk Folkeparti ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen: "Vi er meget tilfreds med alle de forslag til frisættelse, der er kommet og takker medarbejdere på institutionerne for deres deltagelse i udviklingsarbejdet. Langt de fleste forslag kan gennemføres. Vi ønsker dog, at konsekvenserne af forslaget om at afskaffe grænsen på 4 % vedr. overførsel mellem budgetår for skoler og institutioner bliver belyst grundigere før vi tager stilling til det. Det sker forhåbentlig inden behandling af forslaget i Økonomiudvalget, hvorefter SF tager endelig stilling".

Udvalget ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen: "Vi ser positivt på de frisættelsesforsøg, der har fundet sted og lægger vægt på at der fortsat arbejdes med sådanne forsøg".