Høring om administrationsplanen

Udvalget skal tage stilling til forslag til høringssvar til Økonomiudvalget om administrationsplanen.

Børne og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget godkender høringssvar til Økonomiudvalget vedrørende administrationsplanen

 

På Økonomiudvalgets møde d. 24. april 2012 blev det besluttet at sende indstilling vedrørende administrative effektiviseringer i høring i fagudvalgene og i forvaltningernes respektive MED/HSU-udvalg, se bilag 2. Indstillingen sendes desuden i skriftlig høring i kommunens CSO (kommunens centrale samarbejdsorgan).

Københavns Kommune har en ambition om at nedbringe de administrative udgifter, som ligger over niveauet i de andre store bykommuner.

Hovedelementerne i administrationsplanen er:

• Samling af registreringsopgaver på regnskabsområdet
• Samling af opgaver på det løn- og personaleadministrative område, herunder personalejura
• Ny model for organisering af området for facility management (ejendomsservice m. m) med fokus på samling af opgaver og etablering af en fælles enhed
• Etablering af samlet licens- og kontraktstyring på it- og telefoniområdet.
• Indkøb - analyse af optimering af indkøbsaftaler
• Faglige opgaver og myndighedsudøvelse - analyse af ressourceforbrug på områderne og muligheder for effektivisering

Forvaltningen foreslår, at følgende udgør udvalgets høringssvar til Økonomiudvalget:

Børne- og Ungdomsudvalget anerkender de langsigtede perspektiver ved samlingen af løn- og personaleadministration og registreringsopgaver på regnskabsområdet samt at den fælles administrative enhed på sigt kan yde bedre service til forvaltningens enheder. Mange af administrationsplanens principper stemmer godt overens med den udvikling BUF har gennemgået de seneste år med eksempelvis BUFs Serviceindgang for klynger og skoler. Udvalget vil imidlertid gerne henlede opmærksomheden på en række forhold, som bør adresseres i det videre arbejde:

 

Reelle effektiviseringer

BUU lægger vægt på, at de igangsatte tiltag i administrationsprojektet skaber reelle effektiviseringer. Af samme årsag er BUU optaget af, at der alene flyttes ressourcer fra skoler og klynger, der svarer til de reelle udgifter, som skoler og klynger fremadrettet sparer ved opgaveflytningen. Her ser BUU særligt den beregnede overhead som et problem, da administrationsprojektet forudsætter, at der overføres et overhead pr. administrativ medarbejder på hhv. ca. 119 og 127 tkr. (2012 P/L) for hhv. decentrale og centrale årsværk. BUF egne beregninger viser, at de udgifter, som det er muligt for BUF at overflytte sammen med medarbejderne er på hhv. ca. 30 og 115 tkr., dvs. en del lavere end det overhead administrationsprojektet opererer med. Differencen skyldes, at nogle af de udgifter, som administrationsprojektet indregner i overheadbeløbet ikke er udgifter som reduceres for enhederne, når medarbejderne flytter. På decentralt niveau er det problematisk, at overheadet indeholder udgifter til husleje og bygningsdrift, idet flytning af medarbejderne ikke giver en besparelse på de fysiske rammer på skoler og institutioner. Samtidig er ledelsesoverheadet væsentligt overvurderet for de decentrale enheder, idet decentral ledelse er mindre udgiftstung end central ledelse. På centralt niveau er ledelses- og driftsudgifterne ligeledes overvurderet, idet forvaltningen allerede har foretaget strukturelle tilpasninger. I 2010 hjemtog BUF en besparelse i forbindelse med en større organisatorisk ændring i administrationen, hvorfor de reelle ledelses- og driftsudgifter er lavere, end hvad administrationsplanen regner med.

 

For at kunne finansiere merudgiften til den angivne overhead vil BUF som udgangspunkt være nødsaget til at gennemføre en grønthøsterbesparelse. Med samlingen af løn- og personaleadministration og registreringsopgaverne på regnskabsområdet svarer det til ca. 4,6 mio. kr. mere end, hvad BUF reelt kan hente, når medarbejderne overflyttes. BUU ser derfor gerne, at overheadberegningen nedjusteres til de faktisk beregnede udgifter.

Den samlede udgift til overhead for centrale og decentrale medarbejdere på ovennævnte to områder svarer med det beregnede overhead til ca. 11,7 mio. kr. Selvom overheadet nedjusteres med 4,6 mio. kr., så det svarer til det faktiske beløb i BUF, kan overheadbeløbet vise sig vanskeligt at realisere. BUF er særligt kendetegnet ved det store antal decentrale kommunale institutioner. På decentralt niveau har BUF allerede hjemtaget store besparelser blandt andet med indførsel af ny institutionsstruktur. Overflytningen af løn- og personaleopgaver samt registreringsopgaver på regnskabsområdet svarer til, at hver klynge og skole i gennemsnit skal overføre ca. 1/3 årsværk. At de relevante opgaver er fordelt på brøkdele af årsværk, giver på kort sigt nogle udfordringer i forhold til at identificere hele årsværk, der kan overføres til den fælles administrative enhed.  Desuden giver det nogle udfordringer, når forvaltningen skal organisere de tilbageblevne administrative opgaver. Klyngerne afgiver for eksempel, hvad der svarer til halvdelen af den administrative hjælp de har i dag. Tilbage vil kun være ca. 12-13 timers administrativt arbejde ugentligt. BUF vil i denne situation have til opgave at gøre disse stillinger attraktive eller sikre en fælles udnyttelse af de tilbageværende resurser. Fx kan der være en risiko for, at de resterende administrative opgaver ender hos lederen, som derved samlet set ikke aflastes og dermed ikke vil kunne fokusere tilstrækkeligt på kerneydelsen. Det vil derfor være nødvendigt at se bredere på den potentielle besparelse, hvis den skal indhentes.

God service til skoler og institutioner
Samlingen af løn- og personaleadministration samt registreringsopgaverne på regnskabsområdet har til hensigt at give en bedre service til lavere omkostninger for Københavns Kommune samlet set. Dette sker blandt andet ved at høste stordriftsfordele og skabe en bedre faglighed. BUU er enig i perspektivet og har gennem de seneste år effektiviseret forvaltningens administration og service. Blandt andet er der opbygget velfungerende service- og selvbetjeningsløsninger for klynger og skoler bla. på løn- og personalområdet. BUU ser det som væsentligt, at den etablerede servicekultur fortsættes i regi af Koncernservice og at skoler og institutioner på intet tidspunkt oplever en nedgang i servicen. Det betyder, at BUU forudsætter, at eksisterende og nye selvbetjeningsløsninger er klar inden medarbejderne overflyttes til Koncernservice. Det foreslås, at der sker løbende måling af den nye fælles administrative enheds overholdelse af de indgåede serviceaftaler – herunder sagsbehandlingstid og kvaliteten af sagsbehandlingen, således at det sikres, at skoler og klynger serviceres tilstrækkeligt af den nye fælles administrative enhed.

De selvejende i forhold til de kommunale
Administrationsprojektet vedrører kun de kommunale institutioner. Pladsprisen på hele dagtilbudsområdet vil blive lavere, når administrationsbesparelsen indhentes. Kommunale og selvejende institutioner har samme pladspris, hvilket er en forudsætning for at have én budgetmodel og stille institutionerne lige i forhold til at modtage midler pr. barn.

Den løsning, som Koncernservice tilbyder, vil effektivisere de kommunale klyngers administration, mens de selvejende institutioners administration ikke effektiviseres. Såfremt besparelsen gennemføres, skal der derfor i BUF tages stilling til, hvorvidt og hvordan de selvejende institutioner skal have tilpasset deres administration tilsvarende.

 Overflytningstidspunktet

Ifølge den nuværende implementeringsplan for samling af løn og personaleadministration samt registreringsopgaverne, overflyttes BUFs medarbejdere som de sidste i januar/februar 2014. BUF forudsætter, at BUFs medarbejdere ikke forfordeles i forhold til stillinger og opgaver, således at det sikres, at overflytningen sker på lige vilkår for alle medarbejdere i alle forvaltninger.

 

Øvrige målbilleder

BUU tager status på Citizen 2015 samt målbillederne på indkøbsområdet, facility management og analyse af øvrig administration til efterretning, men afventer de endelige målbilleder, som ikke er omfattet af denne høring. 

Forslaget om administrationsplanen har været behandlet i BUFs Hovedsamarbejdsudvalg den 2.5.2012. Høringssvaret fra HSU samt øvrige tilkendegivelser fremgår af bilag 1.

For områderne løn- og personaleadministration samt registreringsopgaver på regnskabsområdet gælder, at medarbejderne overflyttes til den centrale enhed med deres reelle lønsum plus et beløb til overhead. BUF skal overføre ca. 95 årsværk, hvilket med det fastlagte overheadbeløb betyder, at BUF skal overføre ca. 11,7 mio. kr. i overhead samt medarbejdernes reelle lønsum. De forventede effektiviseringer på områderne vil først blive hjemtaget efter overflytningen til Koncernservice er gennemført.

Nogle af de decentrale årsværk, som flyttes til den nye fælles administrative enhed, er i dag konteret på andre konti end 6.51. Det betyder, at når de samles i den nye fælles administrative enhed, som vil blive konteret på 6.51, kan det se ud som om, at vores administrative udgifter øges i forhold til de byer, vi sammenligner os med.

Indstilling om administrationsplanens målbilleder vedrørende samling af registreringsopgaver på regnskabsområdet, opgaver på det løn- og personaleadministrative område, samt kontraktstyring på it-området vil efter høringen i fagudvalg og samarbejdsorganer blive fremlagt til godkendelse i Økonomiudvalget d. 12. juni. Herefter vil indstillingen blive behandlet i Borgerrepræsentationen d. 20. juni 2012.


                       Else Sommer                             /Thomas Berlin Hovmand

Indstillingen blev vedtaget efter afstemning med følgende resultatet:

For stemte 8 medlemmer: A, B, F og Ø.

Imod stemte ingen.

3 medlemmer undlod at stemme: C, O og V.

Trine Schaltz (F), Peter Thiele (F) og Claus Staal (F) ønskede følgende tilføjet beslutningsprotokollen:

"Det er væsentligt for SF, at de decentrale enheder, bl.a. skoler og klynger, kan se fornuften i administrationsplanens effektiviseringer. Planen skal tage hensyn til at der for nylig er indført ny klyngestruktur. SF mener, at det er hensigtsmæssigt at det økonomiske potentiale ved de administrative effektiviseringer indgår som en del af de forvaltningsspecifikke effektiviseringer fra budget 2014 og frem." 

A, B og Ø tilsluttede sig protokolbemærkningen fra SF.

Rasmus Jarlov (C), Karin Storgaard (O) og Cecilia Lonning (V) ønskede følgende tilføjet beslutningsprotokollen:

"Vi undlader at stemme for høringssvaret og undrer os over, at de mange udfordringer ikke er blevet løst undervejs i processen."