Scenarier for udbud af skolemadsproduktionen

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget vælger scenarie 1 eller 2 for udbud af skolemadsproduktionen.

Problemstilling

EAT er i dag Københavns Kommunes skolemadsordning. (Se bilag 3: EAT udvikling og status).Skolemaden produceres i et kommunalt ejet og drevet centralkøkken, EAT-køkkenet, hvor der laves op til 8.000 retter pr. dag. Maden leveres dagligt til hver skole, hvor maden færdigtilberedes og anrettes i et særligt indrettet modtagekøkken (skolebod) med deltagelse af elever, og udgør således også et pædagogisk tilbud. Elevinddragelsen sker i den sidste time inden frokost med deltagelse af en lærer eller pædagog, som er ansat på skolen. EAT-konceptet er baseret på frisk mad lavet fra bunden, høj kulinarisk kvalitet, 90 % økologi, ernæringskrav tilpasset målgruppen, variation, råvarer i sæson med videre  Kunderne forudbestiller og betaler skolemaden i et særligt bestillings- og betalingssystem. Der er generelt høj grad af tilfredshed med EAT blandt elever og forældre.

I overførselssagen 2016/17 blev det besluttet,"at Børne- og Ungdomsforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen tidligst frem mod budget 2018, og senest til budget 2019 skal fremlægge en redegørelse for, hvad der kan lade sig gøre i forhold til målet om at udbyde skolemadsproduktionen på en måde, som ikke udelukker socialøkonomiske og mindre virksomheder fra at byde, jf. budget 2016". (Se bilag 1 for tidligere beslutninger vedr. EAT).

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet to scenarier for, hvad der kan lade sig gøre i forhold til målet om at udbyde skolemadsproduktionen på en måde, som ikke udelukker socialøkonomiske og mindre virksomheder fra at byde og dermed øge beskæftigelsen for særlig udsatte m.v. Scenarierne er udledt på baggrund af en proces med inddragelse af interne og eksterne aktører i forhold til afdækningen af potentialer for udbud af skolemadsproduktionen/EAT, jf. Innovationshusets rapport (se bilag 2: EAT Skolemad – det rummelige arbejdsmarked). De to scenarier er de mest tydelige, der tegner sig efter afklaringen, og der kan være nuancering af begge, men udbudsloven begrænser muligheden for at stille krav til det private, samlede udbud. Begge scenarier forudsætter en yderligere analyse af både de økonomiske og juridiske aspekter.

Scenarie 1 – gradvis reorganisering/udlicitering af det nuværende EAT-skolemadskoncept

For at indfri det politiske ønske om udbud af skolemadsproduktionen, hvor mindre virksomheder og/eller socialøkonomiske virksomheder reelt har mulighed for at byde, reorganiseres EAT og driften udvikles med en række tiltag, der gradvis vil modne organisationen, sådan at forskellige opgaver i forsyningskæden kan udbydes. Dog med fokus på at fastholde EAT som koncept.

Eksempler på tiltag i reorganiseringen:

• Udbud og kontraktindgåelse med råvareleverandører omkring mindre, afgrænsede varegrupper, fx ’jordbær i sæson’, hvor der både er fokus på selve varen og læring/formidling (tiltag er i gang).
• Samarbejde med mindre specialiserede socialøkonomiske virksomheder, der forarbejder råvarer (her er der en aftale på vej om produktion af pesto m.m.) Pilotforsøg efterfulgt af faste aftaler.
• Indgå systematisk samarbejde med BIF (ift. rekruttering) for at udvide erfaringerne med særligt tilrettelagte arbejdspladser i produktion og administration – i det omfang det kan lade sig gøre frem til, at det nye køkken står klar og herefter øge omfanget.
• Fortsætte overdragelsen af medarbejdere i EAT-boderne til EAT-køkkenet (pt. er ca. halvdelen af medarbejderne i EAT-boderne på skolerne ansat under EAT-køkkenet, og den anden halvdel er fortsat ansat på den enkelte skole). Det letter både skolerne administrativt og giver bedre mulighed for at videreudvikle denne funktion (fx med yderligere tiltag omkring kvalitet og læring)
• Forsøg med særligt tilrettelagte arbejdspladser på skolerne, fx til ’værtskabsfunktion’ omkring maden/måltiderne.

I dette scenarie fastholdes den overordnede ledelse og driftsansvaret for EAT-ordningen i kommunalt regi, men en række opgaver bliver efterhånden udliciteret med fokus på de politiske målsætninger om socialt ansvar og bæredygtighed. Mindre og/eller socialøkonomiske virksomheder vil have mulighed for at byde. Skal  en opgave ikke i udbud (kontraktsum under tærskelværdien for udbud), kan virksomheder med en social profil direkte tilgodeses, såfremt man kan argumentere sagligt og fagligt for valg af leverandør. Udbudslovens § 54 kan også anvendes, den giver mulighed for at reservere udbudspligtige kontakter til beskyttede værksteder eller økonomiske aktører, hvis hovedformål er social og faglig integration af handicappede eller dårligt stillede personer. Der kan fx være tale om socialøkonomisk virksomheder, men det er ikke et krav.

Dialogen med markedet har, jf. Innovationshusets rapport, vist, at der er momentum til at begynde med de forskellige tiltag nu.

Den gradvise reorganisering med udviklingsprojekter, pilotforsøg og udlicitering kan på den ene side være omkostningstung og øge behovet for administration og koordination. Ambitionsniveauet for reorganisering – omfang og hastighed – skal derfor tilpasses vilkårene i den daglige drift og den økonomiske ramme. Pilotforsøg kan på den anden side forebygge fejlinvesteringer og kan derfor på længere sigt være en god investering.

Vælges dette scenarie fortsættes reorganiseringen og konceptet tilpasses i takt med at der indhentes erfaringer med de forskellige pilotprojekter og udbud.

Scenarie 2 – samlet udbud af skolemadsproduktionen

I dette scenarie udbydes hele skolemadsproduktionen med brug af sociale klausuler. Udbuddet vil være inklusiv central produktion, distribution til skolerne og lokal produktion i skoleboderne. Når det nye centralkøkken står klar (2021/22) udbydes driften af skolemaden inklusiv virksomhedsoverdragelse af medarbejdere centralt og decentralt (ca. 75 medarbejdere i alt) og køkkenet stilles til rådighed for den eksterne leverandør. Det vil ikke være muligt at udbyde skolemadsproduktionen tidligere og stille det nuværende køkken til rådighed grundet bygningens tilstand og begrænsede kapacitet. Den nye skolemadsproduktion kan enten tage udgangspunkt i EAT-konceptet, eller man kan give mulighed for, at leverandøren kan tilbyde et andet skolemadskoncept.

Der vil være tale om en stor, kompleks driftsopgave og dermed et komplekst udbud, hvilket ikke umiddelbart matcher det politiske ønske om, at mindre og/eller socialøkonomiske virksomheder skal have mulighed for at byde. Udbuddet kan desuden ikke eksplicit have som formål at fremme bestemte typer af virksomheder eller vægte dette i evalueringen.  Der kan derfor ikke stilles krav om, at leverandøren skal benytte sig af bestemte underleverandører, og der gives ikke point for et samarbejde med socialøkonomiske virksomheder. Dog kan man ved brug af sociale klausuler skabe et incitament for at en leverandør bruger en socialøkonomisk virksomhed som underleverandør. Ligesom udbudslovens § 54 kan anvendes, men det er næppe sandsynligt, at en § 54 virksomhed vil have kapacitet til at løfte den samlede opgave i dette scenarie.

Mindre virksomheder kan potentielt gå sammen i et konsortium, der kan byde på opgaven, men der kan ikke stilles krav om, at tilbudsgiver skal være et konsortium ligesom der, som nævnt, ikke kan kræves, at en virksomhed skal benytte sig af bestemte underleverandører.

Den hidtidige sondering af markedet har vist et meget begrænset antal potentielle enkeltstående leverandører (som ville kunne leve op til de nuværende kvalitetskrav) til at sikre egentlig konkurrenceudsættelse af opgaven. Det er dog et marked i udvikling og for større cateringvirksomheder kan der evt. være en positiv synergi ift. produktion til virksomhedens andre kundegrupper, særligt hvis leverandøren ikke er forpligtet til at videreføre EAT-konceptet som sådan. Ydermere kan salg af skolemad være en god profilering af virksomheden, idet virksomheden vil operere på ca. 50 skoler og med kontaktflade til ca. 35.000 elever og deres forældre.

Et samlet udbud af skolemadsproduktionen – fx udarbejdet på baggrund af et idéudbud vil give større frihedsgrader til markedet end en gradvis reorganisering/udlicitering af EAT (scenarie 1), særligt hvis der samtidig gives mulighed for et helt nyt madkoncept. Selve EAT-brandet er dog afspejlet i den fysiske indretning på skolerne, og en ændring heraf vil medføre en merudgift.

Kompleksiteten af driftsopgaven vil afhænge af, hvordan og i hvilket omfang der stilles krav til kvalitet, service, elevinvolvering, socialt ansvar mv. og kan medføre en betydelig controlling opgave for Københavns Kommune.

Ved et samlet udbud har Københavns Kommune mulighed for at afgive kontrolbud.

Vælges dette scenarie udarbejder kommunen udbudsmateriale, og opgaven sendes i udbud, så der kan indgås kontrakt, når centralkøkkenet er klar.

Økonomi

Økonomien forbundet med scenarievalget indgår i forhandlingerne om budgettet for 2019.

Videre proces

Det scenarie BUU vælger skal fremlægges til forhandlingerne om budget 2019.

Tobias Børner Stax                                                    /Mette Seneca Kløve