Samarbejdsaftale mellem KFF og BUF - FÆLLESINDSTILLING KFF OG BUF

Kultur- og Fritidsudvalget (KFU) og Børne- og Ungdomsudvalget (BUU) orienteres om evalueringen af samarbejdsaftalen om udlån af skolers lokaler til foreninger m.fl. Evalueringen viser, at samarbejdsaftalen fungerer godt; den er et godt redskab for dialogen mellem skolerne og Kultur- og Fritidsforvaltningen og har kortlagt graden af faciliteter på skolerne, der i dag udbydes til folkeoplysende aktiviteter samt afdækket potentialet for udbud af yderligere lokaler. Samtidig har samarbejdet peget på nye tiltag og mulige forbedringer, der vil kunne give en bedre udnyttelse af skolefaciliteterne.

Udvalgene kan beslutte, om der skal arbejdes videre med et eller flere af de foreslåede initiativer.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) og Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til KFU og BUU,

1. at udvalgene tager evalueringen af samarbejdsaftalen til efterretning,

2. at udvalgene beslutter, om der skal arbejdes videre med de foreslåede initiativer.

Problemstilling

I henhold til folkeoplysningsloven skal ledige offentlige lokaler stilles til rådighed for folkeoplysende aktiviteter med det udstyr, der forefindes i lokalerne i forbindelse med den daglige brug. Dermed er alle lokaler på kommunale skoler som udgangspunkt omfattet af lovgivningen og skal udlånes i det omfang, de ikke bruges til skoleundervisning, KKFO og klub. KFF administrerer udlån efter nærmere aftale med skolerne. Rammerne for samarbejdet er fastlagt i samarbejdsaftalen.

Ultimo 2020 vedtog BUU og KFU en opdatering af samarbejdsaftalen, og KFF har nu udarbejdet et overblik over skolernes erfaring med udlån af lokaler til folkeoplysende foreninger og aftenskoler, samt et overblik over hvilke yderligere skolelokaler der fremadrettet kan anvendes til folkeoplysende aktiviteter. Den foreløbige implementering af aftalen fremgår af evalueringen i bilag 1.

Løsning

KFF har i implementeringen besøgt og afholdt møder med de 44 folkeskoler inkl. 2 specialskoler, som pt. udlåner lokaler til foreninger og aftenskoler. Til orientering har 22 andre skoler intet eller begrænset udlån pga. igangværende renoveringer eller manglende/ikke-kompatible digitale adgangssystemer (ADK – Automatisk DørKontrol). ADK er en nødvendighed for at kunne udlåne faciliteterne, da det er eneste måde, hvorpå adgang til de rette brugere i de rette tidsrum kan styres.

Møderne havde fokus på samarbejdet omkring udlån af lokaler til foreninger og aftenskoler og er afholdt i efteråret 2021 samt i efteråret 2022. Tilbagemeldingerne fra skolerne er langt overvejende meget positive – skolerne er glade for samarbejdet. En række skoler fremhæver specifikt foreningernes aktivitetstilbud som en stor gevinst ifm. skolens kerneopgave med børnenes udvikling samt for lokalmiljøet. På baggrund af møderne har KFF udarbejdet en evaluering af samarbejdsaftalen.

Møderækken har afdækket en række egnede lokaler (ca. 25) på skolerne, som ikke er udbudt til foreninger af forskellige årsager - fx hvis lokalerne ikke tidligere har været i udlån, eller de er blevet overset efter renovering. Disse lokaler kan relativt nemt blive en del af udlånssamarbejdet, da de allerede er udstyret med digitale adgangssystemer. Udlån af disse kræver ingen politisk beslutning og vil blive sat i værk af KFF hurtigst muligt som en del af udlånsordningen fremover.  

Udvalgte hovedpunkter fra evalueringen

1) Potentialet for udbud af yderligere faciliteter og lokaler på kommunens folkeskoler

Hvert skolemøde har inkluderet drøftelse af yderligere udbud af faciliteter. Evalueringen inkluderer en samlet oversigt over lokaler, som skolerne råder over, men som af forskellige årsager endnu ikke er udbudt.

2) Økonomi

Størstedelen af skolerne opfatter økonomien i samarbejdet som værende uigennemsigtig, samt at kompensationen for udlånet ikke matcher det øgede slid eller det øgede behov for rengøring, som fritidsbrugen medfører. Skoler oplever dette som en af de største udfordringer ved samarbejdet.

3) Udbud af de kommunale skolers idrætsfaciliteter

Ser man bort fra skoler, som ikke er i udbud pga. enten renovering eller ADK-årsager, er stort set alle skolernes idrætssale og -haller udbudt til foreningsbrug både på hverdage og i weekenderne. En håndfuld skoler har indtil nu haft enten weekendlukket eller andre begrænsninger i udbudstider, men på baggrund af skolebesøgene vil de resterende idrætsfaciliteter snarest blive udbudt til foreningsbrug.

4) Stor efterspørgsel på faciliteter i eftermiddagstimerne

Jf. samarbejdsaftalen skal faciliteter som udgangspunkt udbydes fra kl. 16 i hverdagene, men langt de fleste folkeskoler benytter faciliteterne til KKFO og klub indtil kl. 17, da KKFO og klub først lukker der. Derfor udlånes lokaler oftest først til foreninger og aftenskoler herefter. Da skolernes faciliteter i samme tidsrum benyttes af mange andre aktører som fx Københavns Kommunes Ungdomsskole, Københavns Musikskole, folkebiblioteker mv. er der generelt stor efterspørgsel på lokaletider og et højt aktivitetsniveau på mange skoler i eftermiddagstimerne.

Hertil kommer det igangværende pilotprojekt for 2022-23 med titlen ’Multifunktionelle M2’, hvis mål er en bedre brug af de kommunale kvadratmeter.

Initiativer

På baggrund af evalueringen er udarbejdet forslag til tre initiativer, som kan øge brugen af skolernes faciliteter. Udvalgene har mulighed for at vælge, om der skal arbejdes videre med nedenstående initiativer. Midler til initiativerne kan i givet fald søges ifm. kommende budgetforhandlinger. Initiativerne er foldet ud i bilag 2.

Initiativ 1: ADK (Automatisk DørKontrol). Der er behov for finansiering til installation af manglende ADK i en række lokaler, som herefter kan udlånes.

Initiativ 2: Samarbejdsaftalens økonomi. Skolerne peger på et behov for øget økonomisk kompensation ifm. udlån af skolerne. Ifm. en undersøgelse af samarbejdets økonomi kan alternative modeller for udlånssamarbejdet også undersøges, fx en model for værtskab, hvor der ansættes personale til at varetage afledte opgaver, når lokaler lånes ud, herunder fx rengøring/klargøring af lokaler, adgang til lokaler, praktisk information og kommunikation lokalt. Initiativet kræver finansiering.

Initiativ 3: Optimering af kapacitetsudnyttelse – fokuserede indsatser. Der er potentiale for en mere effektiv udnyttelse af allerede udbudte faciliteter gennem fokuserede indsatser med opsøgende arbejde og dialog med relevante parter som fx:

• Matchmaking Yderligere opsøgende arbejde mhp. at få flere lokaler i spil samt udvælgelse af foreninger/aktører, der kan få adgang til lokaler med særligt udstyr. Forudsætter analyse og finansiering.

• Planlægning af tættere strategisk samarbejde Udvikling af en model hvor et antal skoler årligt udvælges til et mere omfattende samarbejde, hvor faciliteterne og brugen af dem undersøges mhp. at afdække behovet for bedre indretning samt bedre kommunikation mellem skolerne og fritidsbrugerne. Kræver finansiering.

• Optimering/justering af brug af idrætsfaciliteter Fra kl. 16-17 står idrætsfaciliteter nogle gange tomme, selv om skolerne har reserveret dem. På baggrund af dialog med parterne udarbejder KFF bud på eventuelle løsninger, der tilgodeser både skoler og foreningers behov for brug af faciliteterne i tidsrummet. Forudsætter analyse og evt. finansiering.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningerne arbejder videre med de tiltag, der umiddelbart kan sættes i gang uden yderligere finansiering.

Hvis udvalgene ønsker, at der skal arbejdes videre med de initiativer, der forudsætter finansiering, vil forvaltningerne udarbejde budgetnotater på disse. Det drejer sig om de skoler, der helt eller delvist mangler at få installeret ADK, yderligere økonomisk kompensation til skoler med udlån; herunder finansiering af en værtsrolle på skolerne.

Ligeledes kræver det finansiering, hvis forvaltningerne skal arbejde for yderligere optimering af brugen af skolefaciliteter; herunder idrætsfaciliteter der i dag er reserveret til skolens brug i tidsrummet 16-17.

Søren Tegen Pedersen                                Tobias Børner Stax

Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning på mødet den 29. marts 2023:

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning.

I tilknytning til indstillingens 2. at-punkt ønskede udvalget, at der arbejdes videre med de beskrevne initiativer og at der udarbejdes de nødvendige (skalerbare) budgetnotater, herunder særligt i forhold til Automatisk DørKontrol (ADK).