Anlægsstyring i Københavns Ejendomme
Anlægsstyring i Københavns Ejendomme
Børne- og Ungdomsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 28. november 2007
4. Anlægsstyring i Københavns Ejendomme J.nr. 2007-79362
Udvalget skal drøfte orienteringen om anlægsstyringen i Københavns
Ejendomme.
INDSTILLING OG BESLUTNING
1. at udvalget tager orienteringen til efterretning.
PROBLEMSTILLING
Kultur- og Fritidsudvalget behandlede på sit møde den 30. august 2007 en orientering om anlægsstyring i Københavns Ejendomme (KEjd). I denne forbindelse besluttede udvalget, at orienteringen skulle videresendes til de øvrige stående udvalg og Økonomiudvalget til orientering.
Herudover har Kultur- og Fritidsudvalget i forbindelse med en drøftelse af Københavns Ejendommes virke og forretningsgrundlag, herunder huslejemodellen, truffet beslutning om, at Københavns Ejendomme skal besøge de øvrige stående udvalg og Økonomiudvalget for at fremme forståelsen for konstruktionen, og give mulighed for at afklare spørgsmål om Københavns Ejendommes rolle over for de andre forvaltninger.
Administrerende direktør
LØSNING
KEjd blev etableret den 1. januar 2006 ved en samling af de kommunale forvaltningers ejendomsadministrative og byggetekniske afdelinger. Formålet var
1. ; At professionalisere ejendomsområdet i Københavns Kommune, således at ejendomsopgaverne hovedsageligt løses af medarbejdere, der har det som kerneopgave
2. At opnå mere vedligehold for de samme penge
3. At udføre bygge- og anlægsopgaver effektivt med udgangspunkt i en bestiller/udfører model
4. At skabe overblik over kommunens ejendomme med henblik på bedre at kunne finde egnede lokaler til kommunens aktiviteter
5. At skabe omkostningsbevidsthed hos brugerne ved at synliggøre ejendomsudgifter
I den fremsendte orientering om anlægsstyring i Københavns Ejendomme (KFU 404/2007) fremhæves, at én af målsætningerne for KEjd er en vedholdende professionalisering af styringen af anlægssager. Det understreges, at byggemarkedet aktuelt indeholder en forøget risiko for forsinkelser og prisoverskridelser. Der stilles derfor forslag om, at Kultur- og Fritidsudvalget fremover orienteres om status på anlægsprojekter i forbindelse med budgetopfølgningen, dvs. i forbindelse med aflæggelse af kalkuler. Status forudsættes afrapporteret i form af en oversigt, hvor hver enkelt anlægssag rubriceres i 3 kategorier efter risiko for forsinkelse. Der anføres ikke konkrete oplysninger om økonomiforløb og stade, men problematiske sager gives en kortfattet kommentar om bagvedliggende årsag(er). Rapporteringerne fremsendes til fagudvalgene og Økonomiudvalget til orientering.
Af orienteringen fremgår, at KEjd vil intensivere dialogen med forvaltningerne med henblik på en tidligere involvering for at skabe en så kort tidsmæssig proces som muligt for at imødegå fordyrende langvarige beslutningsprocesser. Derudover vil man gennem øget erfaring og kompetence søge at forbedre forberedelsen af licitationer for at formindske risikoen i situationer med få bydende, ligesom man vil arbejde for strammere styring og smidighed i sagsgange samt have forøget fokus på faglige vurderinger og risikostyring.
BUF har følgende bemærkninger til orienteringen om anlægsstyringen:
KEjd er fortsat organisatorisk og systemmæssigt i en opbygningsfase. Inden for det første 1½ år er der sket gentagne omorganiseringer af arbejdsopgaverne og en ikke uvæsentlig omplacering/udskiftning af medarbejdere. På det korte sigt kan der efter BUFs opfattelse dog næppe konstateres en mere effektiv og professionel løsning af opgaverne.
Det må endvidere anses for tvivlsomt, om man på nuværende tidspunkt udfører bygge- og anlægsopgaverne mere effektivt end tidligere. Det kan konstateres, at KEjd i høj grad betjener sig af eksterne rådgivere ved opgaveløsningen. Herudover har bestiller/udførermodellen tilført den kommunale beslutningsproces et ekstra led, som opfattes som procesforlængende og bureaukratisk.
Som konstruktion har KEjd ansvaret for gennemførelse af byggeopgaverne, men det er under alle omstændigheder BUU/BUF – politisk og administrativt - der skal løse problemerne, hvis byggerierne ikke forløber som forudsat – f.eks. ved at skulle etablere midlertidige pladser til elever eller børn.
På lignende måde er det indtil videre BUU/BUF, der skal løse problemerne, hvis anlægssagerne bliver økonomisk nødlidende - enten i form af besparelser på projektet eller i form af tillægsbevillinger.
Der synes at være en tilbøjelighed til, at KEjd prioriterer sine primære ansvarsområder – dvs. den udvendige vedligeholdelse - frem for at fokusere på en mere helhedsorienteret tilgang: Når det er besluttet at udføre arbejder, bør det være i alles interesse at "naturlige" indvendige vedligeholdelsesopgaver udføres samtidigt. På lignende måde synes der ikke i alle situationer i praksis at være et tilstrækkeligt helhedssyn ved koordinering af anlægsarbejder og vedligeholdelse. Endelig har det i nogle tilfælde været vanskeligt at få KEjd til påtage sig ansvar for eks. fejl/mangler i de overdragne bygninger.
Generelt har snitfladeproblemstillinger givet vanskeligheder i samarbejdet mellem skoler og institutioner og KEjd vedr. vedligeholdelse. BUF har desuden eksempler på vanskeligheder med at få udført akut nødvendige arbejder som f. eks myndighedspåbud, hvis der ikke er nøje overensstemmelse mellem ansvarsfordelingen og fordeling af budgetmidler.
KEjd har anlagt en udmærket strategi om at udbyde ensartede arbejder i store samlede klumper, men det kan ikke afvises, at det har medvirket til forsinkelser ikke mindst i Genopretningsplanen.
BUF finder det meget relevant, at KEjd på projektniveau har til hensigt at aflægge systematiske rapporteringer om anlægsarbejdernes forløb, men finder tillige, at der er behov for, at der jævnligt afrapporteres opdaterede økonomi- og stadeopgørelser på de enkelte projekter.
ØKONOMI
-
VIDERE PROCES
-
BILAG
1. Brev af 12. september 2007 fra borgmester Martin Geertsen
2. KFF´s indstilling (KFU 404/2007) til KFU´s møde den 30. august 2007 om Orientering om anlægsstyring i Københavns Ejendomme.
3. Bilag til indstilling med oversigt over byggeprojekter.