B-sag: Handleplaner til revisionsrapporten vedr. regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2023

Indstilling

Børne-og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU),

1. at forvaltningens handleplaner vedr. regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2023 godkendes (jf. bilag 4),
2. at opfølgning på handleplaner til revisionsberetningen for regnskab 2022 tages til efterretning (jf. bilag 5).

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2023 har kommunens eksterne revisor EY foretaget revision af kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller generelt for 2023. Revisionens formål er at undersøge, om området administreres betryggende og i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter.

EY har afgivet bemærkninger til områder, hvor de anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser. Røde bemærkninger angiver en kritisk risiko. En risiko anses for kritisk, hvis der er stor sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har betydelig effekt eller en betydelig udbredelse. Der er krav om, at røde bemærkninger forelægges det stående udvalg og medtages i delberetninger og beretninger til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Gule bemærkninger angiver væsentlige risici. En risiko anses for væsentlig, hvis der er middel grad af sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har en vis effekt eller en vis udbredelse. Det anbefales, at gule bemærkninger forelægges for det stående udvalg, men de medtages ikke i delberetninger og beretninger.

EY har afgivet røde bemærkning vedrørende bilagskontrol og ledelsestilsyn med brugerautorisationer. Disse bemærkninger er givet til alle forvaltninger på nær Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, og der er altså ikke givet nogen bemærkning, som alene retter sig mod BUF. Bemærkningen vedr. bilagskontrol er ikke ny, men bemærkningen vedr. ledelsestilsyn med brugerautorisationer er ny.

Revisionsrapporterne fremgår af bilag 1 og 2, mens forvaltningens handleplan fremgår af bilag 4, samt en forvaltningsspecifik bilagskontrol, der fremgår af bilag 3.

Forvaltningen har desuden fulgt op på handleplaner fra sidste år, hvor det fremgik, at BUF manglede at aflægge ét anlægsregnskab. Ifølge kommunens regler skal et anlægsprojekt være afsluttet og regnskabsaflagt senest med udgangen af regnskabsåret efter det år, hvor anlægget er ibrugtaget. Opfølgning på handleplan til sidste års revisionsberetning fremgår af bilag 5.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet en handleplan til bemærkningerne som fremgår af bilag 4 samt oversigt over forvaltningens bilagskontrol, som fremgår af bilag 3. Sidstnævnte er blot til udvalgets orientering.

Bilagskontrol (rød)

Den udførte kontrol viser, at der forsat er flere fejl og mangler i bilagshåndtering i bogføringen, som væsentligt kan henføres til manglende eller utilstrækkelig dokumentation vedrørende betalinger samt manglende angivelse af formål og deltagere. Derudover bemærkes, at BUF har mangler ift. tilstrækkelig dokumentation for de foretagne indkøb.

Bemærkningen baseres på en stikprøve udgjort af 384 bilag suppleret med særlig bilagskontrol.

Ved bilagskontrol vedrørende udlæg kunne det konstateres, at BUF i 67% af posteringerne har vedhæftet den fornødne dokumentation for indkøb, i 63% af posteringerne er der blevet påført formål og deltagere hvor det var relevant.

Ved bilagskontrol vedrørende Dankort kunne det konstateres, at BUF i 79% af posteringerne har vedhæftet den fornødne dokumentation for indkøb, i 50% af posteringerne er der blevet påført formål og deltagere hvor det var relevant.

Handleplan til bemærkning vedr. bilagskontrol (rød)

De konstaterede forhold i BUF kan væsentligst henføres til manglende bilagsdokumentation, formålsangivelse og deltagere samt forkert bilagshåndtering for udgifterne ved brug af dankort samt udlæg.

Der er på baggrund af revisionsbemærkningen udarbejdet en handleplan, der har en række indsatsområder – herunder månedlig controlling med køb på dankort og udlæg, skærpede krav for anvendelse af tro- og loveerklæringer samt indførelse af obligatorisk brug af konteringsforklæde. Det er også besluttet, at Dankort i videst muligt omfang skal udskiftes med Eurocard, hvilket vil lette processen i Kvantum.

BUF har siden sidste handleplan tilføjet retningslinjer for brugen af betalingskort og vil udarbejde en forvaltningsspecifik forretningsgang for tjenesterejser og forskud, der skal være supplement til den generelle vejledning.

Ledelsestilsyn med brugerautorisationer (rød)

Den udførte kontrol viser, at der ikke foretages det tilstrækkelige antal ledelsestilsyn med systemer, der er integreret i IGA (Identity Governance & Administration) og hvori der behandles personoplysninger. IGA er et centraliseret system, der automatiserer adgangs- og identitetsstyring.  I IGA inddeles systemer efter kritikalitet, hvor der skal udføres ledelsestilsyn minimum hvert år eller hvert andet år. Jf. cirkulæret for informationssikkerhed skal der udføres ledelsestilsyn minimum hver 6. måned for systemer, der ikke er integreret i IGA.

Jf. Intern Revisions stikprøve var der i flere tilfælde ikke påbegyndt eller udført ledelsestilsyn for systemer integreret i IGA.

Handleplan til bemærkning vedr. ledelsestilsyn med brugerautorisationer (rød)

BUF udarbejder et årshjul, der dækker igangsættelse af ledelsestilsyn for både tværgående og forvaltningsspecifikke it-systemer. Ledelsestilsynet igangsættes i uge 9 og 37 – både i og udenfor IGA-platformen.

Derudover vil BUF sammen med KIT lægge en plan for, hvordan IT-systemer, der endnu ikke er koblet på IGA-platformen, kan blive det i fremtiden.

Opfølgning på handleplaner til revisionsberetningen for regnskab 2022

Revisionsbemærkningen fra 2022 er håndteret i 2023. Regnskabet vedrørte flytning og udvidelse af Gasværksvejens Skole og blev godkendt i BR den 14. december 2023.

Politisk handlerum

Det kan besluttes om sagen giver anledning til yderligere politisk drøftelse.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Handleplanerne forelægges Økonomiudvalget til orientering.