Statusrapport om økonomisk genopretning pr. december 2008 - FÆLLESINDSTILLING ØKF, BUF

9. Statusrapport om økonomisk genopretning pr. december 2008 - FÆLLESINDSTILLING ØKF, BUF (2007-38908) Kvartalsvis statusrapport om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets (BUU) økonomi til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget, jf. BR 678/06. INDSTILLING OG Beslutning Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget beslutter, at tage statusrapporten pr. december til efterretning; herunder at der er tilfredsstillende fremdrift på områderne Statusposter ? proces for opfølgning, Gældsproblematik på skoler og andre institutioner, Puljestyring, Tildeling af refusioner og Budgetlægning, mens der er mindre tilfredsstillende fremdrift på områderne Statusposter ? resultat af afstemninger og Betaling til og fra andre kommuner. at tage Servicetjek II til efterretning, herunder at den decentrale økonomistyring på fritidshjem- og klubområdet fortsat skal udvikles. at tage Børne- og Ungdomsforvaltningens redegørelse for merforbrug på heldagsskolerne til efterretning. Problemstilling Borgerrepræsentationen godkendte genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen (Børne- og Ungdomsforvaltningen) den 14. december 2006, herunder at Økonomiudvalget skal have en månedlig statusrapport. Den 23. september 2008 besluttede Økonomiudvalget at ændre kadencen for statusrapporter til hver 3. måned. Statusrapporten fra december 2008 gives her. Løsning Genopretningsplanen (økonomistyring) Det er Deloittes vurdering, at fremdriften vedrørende økonomistyringen i Børne- og Ungdomsforvaltningen i forhold til statusrapporten pr. juli 2008 er tilfredsstillende. Nedenstående tabel viser Deloittes vurdering af de enkelte indsatsområder. Tema/indsats Deloittes samlede vurdering Statusposter ? proces for opfølgning Statusposter ? resultat af afstemninger Betaling til og fra andre kommuner Gældsproblematik på skoler og andre institutioner Puljestyring Tildeling af refusioner Budgetlægning Deloitte vurderer, at der på alle områder siden forrige rapportering har været en positiv udvikling. På to af områderne har udviklingen dog været mindre tilfredsstillende i forhold til de opstillede målepunkter. For de to områder gælder følgende: Statusposter ? resultat af afstemninger Området statusposter er i denne rapportering delt i to dele, hvor det skal bemærkes, at Deloitte vurderer, at forvaltningens proces for afstemning af statusposter fungerer tilfredsstillende. Børne- og Ungdomsforvaltningen har udført ledelseskontroller pr. 30.09, ligesom totalkontrol af alle statuskonti er gennemført pr. 31.10 (KPMG-projektet). Totalkontrollen pr. 31.10 udviser fortsat en betydelig fejlmængde, på i alt 31 pct. . Resultatet af den udførte stikprøve til ledelseskontrollen pr. 30.09 udviste nogenlunde samme resultat. Børne- og Ungdomsforvaltningen har dog i deres egen rapportering oplyst, at hovedparten af de konstaterede fejl vedrører utilstrækkelig dokumentation, men hvor saldoen stemmer. Børne- og Ungdomsforvaltningen bemærker endvidere, at en stor andel fejl vedrører de selvejende institutioner, der burde have været rettet i forbindelse med statsautoriseret revisors gennemgang og godkendelse af institutionernes regnskaber ved sidste års regnskabsafslutning. Efterfølgende har Børne- og Ungdomsforvaltningen orienteret Deloitte om iværksatte aktiviteter i forbindelse hermed, og Deloitte er enig i disse. Det er Deloittes vurdering, at der på baggrund af den betydelige fejlmængde er risiko for, at opgaven ikke kan løses tilfredsstillende ved årsskiftet. Dette er uanset forvaltningens tiltag. Tilfredsstillende drift er i denne forbindelse defineret som, at der ved regnskabsafslutning maksimalt er 5 pct. af stikprøvens konti, der foreligger afstemt med fejl og/eller mangler til opfølgning. Betaling til og fra andre kommuner Det er Deloittes vurdering, at arbejdet med oprydningen fortsat går fremad. Imidlertid kan Deloitte konstatere, at der fortsat er enkelte forhold, der ikke er afviklet fuldt ud tilfredsstillende. Vedrørende krav for i alt 16,3 mio. kr. rettet imod de gamle amter udestår der fortsat en opgave med at inddrive disse. Der er på nuværende tidspunkt formuleret en løsningsmodel, der efter det oplyste vil sikre at midlerne snarest kan inddrives. Med hensyn til udviklingen af et prognoseværktøj har Deloitte gennemgået det foreliggende værktøj, og vurderer, at grundlaget for at prognosticere området eksisterer i forvaltningen. Men Deloitte vurderer samtidig, at der endnu ikke foreligger et færdigudviklet og anvendeligt prognoseværktøj. Deloitte har drøftet dette forhold med forvaltningen, og har desuden forelagt anbefalinger til, hvad der skal til for at færdiggøre prognoseværktøjet, der efter Deloittes vurdering kan færdigudvikles relativt hurtigt. Deloitte kan tilslutte sig Børne- og Ungdomsforvaltningen forslag om udarbejdelse af en mere langsigtet plan for, hvordan sikker drift, arbejdsglæde og yderligere udvikling af forvaltningens opkrævningsfunktion kan gennemføres. Deloitte foreslår, at en sådan plan indgår som et selvstændigt mål til kommende rapporteringer. Konklusioner og anbefalinger fra Deloittes Servicetjek på fritidshjem- og klubområdet: Ud over status på ovenstående områder har Deloitte gennemført et servicetjek på fritidshjems- og klubområdet, der omfattede en undersøgelse af den decentrale økonomistyring på et mindre antal udvalgte institutioner. Fritidshjem- og klubområdet blev udvalgt, da dette område i det tidligere servicetjek på tværs i forvaltningen var vurderet til at have længst vej til at være i mål med god og sikker økonomistyring. Deloitte konkluderer overordnet, at der fortsat er store forskelle de udvalgte institutioner imellem, når det gælder gennemførelsen af den decentrale økonomistyring, og at dette hovedsageligt skyldes, at anvendelse af det nuværende økonomistyringsværktøj er baseret på frivillighed. En hovedanbefaling er derfor, at anvendelsen af forvaltningens økonomistyringsværktøj gøres obligatorisk. Børne- og Ungdomsforvaltningen er enig i, at det vil skabe en mere sikker dialog og opfølgning at gøre værktøjet obligatorisk for alle typer af dagtilbud, og at det planlægges indført i løbet af første kvartal 2009. Heldagsskoler Med baggrund i utilstrækkelig budgettering af forvaltningens tre heldagsskoler, og dermed et merforbrug på 5,2 mill.kr. i 2009 har Børne- og Ungdomsudvalget på deres møde 26.11.08 vedtaget en konkret finansiering af merudgifterne, hvor udgifterne afholdes indenfor Børne- og Ungdomsudvalgets ramme i 2009. Årsagen til merforbruget er hovedsageligt en opnormering af lærerressourcen, løntillæg, fuld ledelsesstruktur på skolerne samt et dyrere fritidstilbud i Tingbjerg. Samtidig er den økonomiske implementering ikke sket tilstrækkeligt hurtigt til at sikre en rettidigt overblik over økonomien, som burde være fremlagt til politisk behandling på et tidligere tidspunkt. Børne- og Ungdomsforvaltningen har iværksat en række økonomistyringstiltag, der sikrer, at lignende sager undgås i fremtiden. For det første sker der nu en langt mere kvalificeret beregning af budgetterne til nye tiltag, hvor forvaltningens centrale økonomikontor spiller en aktiv rolle i beregningen og kvalitetssikringen. Derudover er der indført procedurer for udmøntningen af budgettet, hvor udmøntningen af samtlige udvidelser og besparelser i de vedtagne budgetter sker rettidigt i forbindelse med udmeldingen af budgetter til de enkelte budgetansvarlige organisationer i forvaltningen. Videre proces Denne indstilling behandles i Børne- og Ungdomsudvalget d. 28.01.09 og i Økonomiudvalget d. 03.02.09. Else Sommer/ Claus Juhl bilag 1. Deloitte rapportering pr. december 2008 2. Målepunkter - Deloitte - rapportering 15 3. Børne- og Ungdomsforvaltningens rapportering 4. Målepunkter 5. Servicetjek II - centrale konklusioner og anbefalinger 6. Heldagsskoler - merforbrug og økonomistyringstiltag