Statusrapport pr. januar 2008 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)

Børne- og Ungdomsudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde onsdag den 27. februar 2008

 

 

7.      Statusrapport pr. januar 2008 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)  J.nr. 2008-22442

 

 

Månedlig statusrapport om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets (BUU) økonomi til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget, jf. BR 678/06.

 

INDSTILLING OG Beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget beslutter, 1.      at tage statusrapporten fra januar til efterretning 2.      at der ved næste statusrapport foreligger en vurdering af budget 2008 på baggrund af regnskabstal og forklaringer.

 

Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i mødet den 27. februar 2008 Statusrapporteringen blev taget til efterretning. Louise Frevert (løsgænger), Majbritt Mamsen (C2) og Jesper Schou Hansen (V) ønskede følgende tilført til beslutningsprotokollen: "Vi har med interesse læst de længe ventede rapporter fra revisionsfirmaet om budget 2008 og har noteret, at der forventes et merforbrug på 21 mio. kr. i forhold til det vedtagne budget. Men vi har hæftet os ved en række bemærkninger i rapporterne, der viser den betydelige usikkerhed, der er i opgørelserne bl.a. på grund af ufyldestgørende oplysninger fra forvaltningen og forvaltningens manglende og forkerte konteringer: Citat fra bilag 3 "manglende budgettering eller forkert placering af budgetbeløb – herunder at forbrugsmæssige ændringer i løbet af 2007 ikke er indarbejdet i forhold til 2008 budgettet." Det nævnes også, at der forventes et mindreforbrug på hele 64 mio. kr. på daginstitutioner ved at der er budgetlagt med 1200 pladser mere, end der er behov for. Det oplyses ikke, om der er færre børn eller det er ændret brug af daginstitutionerne. Dette kun som eksempler på, at det fortsat er meget vanskeligt som medlem af dette udvalg at få et klart billede af det budget, udvalget skal forvalte."

 

Problemstilling

Borgerrepræsentationen godkendte genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) den 14. december 2006, herunder at Økonomiudvalget skal have en månedlig statusrapport. Statusrapporten fra januar 2008 gives her.

 

Løsning

Genopretningsplanen (økonomistyring)

Ud af de i alt 22 højt prioriterede projekter er 13 indsatsområder afsluttet, og i rapporteringen for januar måned er 9 indsatsområder følgelig blevet vurderet. 5 af de 9 indsatsområder vurderes til at følge fremdrift i forhold til plan, mens 4 nedenstående indsatsområder har en mindre tilfredsstillende fremdrift.

 

Samlet set vurderer Deloitte fremdriften til at være mindre tilfredsstillende.

 

De "gule" indsatsområder

Gældsproblematik på skoler og andre institutioner (indsatsområde 23)

BUF har indsamlet handleplaner fra skoler og institutioner med gældsproblemer. Det er den generelle vurdering, at de udarbejdede handleplaner ikke alle er tilfredsstillende. BUF vil til næste afrapportering udarbejde et kommissorium til et nyt projekt om handleplaner.

 

Betalinger til/fra andre kommuner (indsatsområde 25)

Projektet er forsinket, og der arbejdes med Deloittes assistance med at sikre, at arbejdet omkring betalinger på specialområdet er organiseret effektivt. BUF oplyser, at der  derudover udestår implementering af et indkøbt system, der kan sikre en ensartet registrering af køb og salg, bl.a. til brug for den løbende budgetopfølgning. For at sikre, at regnskabet for 2007 udviste et korrekt resultat, blev der i slutningen af januar måned foretaget massebogførring for 40 mill. kr. BUF mener derfor, at udgiften fremgår korrekt i 2007-regnskabet, men desværre er det af tidsnød ikke lykkedes at få afspejlet udgiften på de enkelte funktionsområder på bevillingen.

 

Løbende afstemning af statusposter i 2007 (indsatsområde 27)

Forvaltningen har oplyst til Deloitte, at man ikke vil forfølge de manglende afstemninger yderligere, men i stedet afvente regnskabsafslutningen, hvor samtlige 2.917 konti skal afstemmes. BUF har oplyst, at det er deres vurdering, at afstemningen kan nås inden regnskabsafslutningen ultimo februar. BUF vil til udvalgsmøderne medbringe en aktuel status for afstemningsarbejdet.

 

Puljestyring (indsatsområde nr. 9)

Projektets formål er igennem kortlægning af eksisterende puljer for 570 mio. kr. dels at omlægge puljer til at være inkluderet i budgetmodellen, d els at udvikle en forbedret økonomistyring for de puljer, som ikke omlægges. Projektet, som er nær sin afslutning, er lettere forsinket. Deloitte og BUF anbefaler, at puljeområdet fortsat bør være genstand for særlig opmærksomhed, og har aftalt, at der udarbejdes forslag til kommissorium for dette arbejde.

 

Afsluttende indsatsområder

Deloitte vurderer, at Fremtidig budgetstyring (indsatsområde nr. 3) og Forretningsgange i BUF (fortsættelse af indsatsområde 12) formelt er afsluttet, men at BUF skal opstille milepæle for idriftsættelsen af budget-systemet, og at der følges op på status i forhold til udarbejdelsen af de resterende forretningsgange.

 

Budget 2008

Ud over den månedlige statusrapport har Deloitte gennemført en analyse vedrørende overholdelse af budget 2008.

 

Det er Deloittes vurdering, at der indenfor en acceptabel risikomargin er sammenhæng mellem budget og forventet forbrug. Deloitte forventer samlet set et merforbrug på ca. 21 mio. kr. i forhold til en samlet bevillingsramme på 7,56 mia. kr. svarende til 0,3%

 

I forhold til det forventede mindreforbrug i regnskab 2007 på omkring 170 mio. kr. ser Deloitte 4 forhold, som gør sig gældende.

 

1.      Budget 2008 er ca. 53 mio. mindre end det fremskrevne korrigerede budget for BUU for 2007. Det indebærer, at der som udgangspunkt på budgetsiden ligger en reduktion i forhold til 2007 resultatet.

2.      Der er en lang række områder, hvor der har været engangsindtægter eller mindreforbrug i 2007, som ikke kan forventes at komme i 2008.

3.      Analysen tager ikke højde for en række ukendte forhold i resultat 2007, herunder at opgørelsen af institutionernes forventede opsparing i 2007, som endnu ikke er kendt og regnskabsforklaret.

4.      Puljemidler, eksempelvis til aktiviteter i faglighed for alle, er forudsat at blive brugt fuldt ud.

 

Deloitte vurderer, at der på de enkelte bevillingsområder er væsentlige afvigelser. Disse afvigelser skyldes budgetter, som ikke er korrekt placeret, samt at der på nogle områder ikke er sammenhæng mellem aktivitet, budget og forbrug.

 

Deloitte vil til næste afrapportering opdatere analysen baseret på de endelige regnskabstal og forklaringer. BUF vil til næste afrapportering have en handlingsplan klar for, hvordan budgetterne bearbejdes, så de i højere grad afspejler forventet forbrug og aktiviteter.

 

Følgende tre områder fra Deloittes gennemgang er af særlig politisk interesse.

 

Dagpasningsområdet

På dagområdet vurderer Deloitte, at der vil være et mindreforbrug på 64 mill. kr i 2008, svarende til at der er budgetteret med 750 til 1200 pladser mere end det nuværende forventede forbrug i 2008. Dette skal dog ses i lyset af et tilsvarende merforbrug på fritidshjem og klubber.

 

Af regnskabet for 2007 fremgår det, at der er et samlet mindreforbrug på 125 mill. kr. i driftsmidler på dagområdet. Det er BUFs vurdering, at en væsentlig andel vil vedrøre institutionernes egen opsparing og diverse engangspuljebeløb, der indgik i overførslen fra 2006 til 2007.

 

Administrationsudgifterne

I forhold til administration vurderer Deloitte, at BUF har et merforbrug på 54 mill. kr. i 2008. BUF har i denne forbindelse anført, at det ikke er tale om et forventet merforbrug, men derimod udtryk for manglende omplacering af budgetmidler mellem bevillingsområderne. BUF og Deloitte gør rede for denne problemstilling ifbm. næste statusrapport.

 

Ressourcer

Deloitte anfører, at BUF har haft svært ved at dedik ere de nødvendige kvalificerede ressourcer til at opfylde samtlige formål i analysen. BUF har tilkendegivet, at det ikke alene er et spørgsmål om mængden af ressourcer (antal personer), men også at der er sket en så stor udskiftning på væsentlige pladser, at ganske få personer bliver nøglepersoner. Det giver uvilkårligt, at der vil opstå flaskehalse, indtil den fornødne historik på nøgleområder er konsolideret i forvaltningens økonomistyring.

 

Servicetjek af udvalgte institutioner og skoler

Deloitte har gennemgået økonomistyringen på en række decentrale enheder. Deloitte fremlægger ifbm. næste statusrapport en analyse med en række anbefalinger, og BUF og Deloitte udarbejder i den forbindelse en handlingsplan med relevante milepæle for at realisere anbefalingerne. BUF og Deloitte vil gennemgå dette arbejde på Børne- og Ungdomsudvalget den 27. februar 2008 og i Økonomiudvalget den 4. marts 2008.

 

Videre proces

Denne indstilling behandles i Børne- og Ungdomsudvalget den 27. februar 2008 og i Økonomiudvalget den 4. marts 2008.

Den næste statusrapport skal behandles i Børne- og Ungdomsudvalget den 16. april 2008 og i Økonomiudvalget den 22. april 2008.

Økonomi

 

-

 

Bilag

1.      Statusrapportering for januar 2008 vedrørende Genopretningsplan for "Økonomistyring" og "Økonomisk Balance"

2.      Status på arbejdet med økonomisk genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen pr. 13. februar 2008

3.      "Analyse af budget 2008 – Sammenfatning af resultater" pr. 14. februar 2008.

 

         Else Sommer                                  Claus Juhl