BUU mødeplan 2019

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at forslaget til mødeplan for 2019 godkendes

Problemstilling

Ifølge forretningsordenen for BUU skal der for hvert regnskabsår træffes beslutning om en mødeplan, der angiver tidspunkter og sted for afholdelsen af møderne i udvalget.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet nedenstående forslag til mødeplan for udvalget i 2019. Forslaget er koordineret med Borgerrepræsentationens Sekretariat og andre forvaltninger. Der er i forslaget således taget højde for, hvordan møderne er placeret i forhold til at sikre smidig behandling af sagerne mellem de stående udvalg og Borgerrepræsentationen.

Udvalgets møder er planlagt som en kombination af tidlige og sene eftermiddagsmøder på onsdage. Forvaltningen foreslår, at udvalgets møder afholdes i udvalgsværelset på Rådhuset. Udvalgets møder er som udgangspunkt planlagt til 3 timers varighed med 3 ugers mellemrum. Behovet for mødetid vil dog løbende blive vurderet, hvorfor enkelte møder - hvis dagsordenen tilsiger det - kan forlænges eller forkortes på ad hoc basis.

Forslaget til mødeplan indeholder en række ordinære udvalgsmøder. Herudover indgår afholdelsen af to budgetseminarer i forslaget og et møde med Handicaprådet samt to møder med HovedMED.

Udvalgsmøderne foreslås hovedsageligt afholdt fra kl. 13:00 til 16:00 samt fra kl. 17:00 til 20:00, da dette vurderes at kunne opfylde de flestes behov - men det vil være muligt for udvalget at vælge fx morgen- eller formiddagsmøder i stedet.

Med udgangspunkt i mødevirksomhed om eftermiddagen ser forslaget til mødeplan således ud:

16. januar  2019, kl. 13:00-16:00

20. februar 2019, kl. 08:00-09:00 (møde med HovedMED)

20. februar 2019, kl. 09:00-12:00

20.-21. februar 2019, budgetseminar (onsdag kl. 12:00 til torsdag kl. 16.00) 

13. marts 2019, kl. 16:00-17:00 (møde med Handicaprådet)

13. marts 2019, kl. 17:00-20:00

3. april 2019, kl. 13:00-15:30

3. april 2019, kl.  15:30-16:30 (fællesmøde SUD)

24. april 2019, kl. 13:00-16:00 

22. maj 2019, kl. 13:00-16:00 

19. juni 2019, kl. 17:00-20:00

14. august 2019, kl. 16:00-17:00 (møde med HovedMED)

14. august 2019, kl. 17:00-20:00  

28. august 2019, budgetseminar (heldags arrangement, kl. 08.00-16.00)

18. september 2019, kl. 13:00-16:00 

9. oktober 2019, kl. 17:00-20:00

6. november 2019, kl. 13:00-16:00

27. november 2019, kl. 17:00-20:00

18. december 2019, kl. 13:00-16:00 

Øvrig mødevirksomhed som involverer BUU - Dialogforum for Folkeskolen, Dialogforum for Dagtilbud 0-18, Dialogforum for Ungeområdet, dialogmøder med andre politiske udvalg vil så vidt muligt blive placeret på onsdage. Det har været kutyme at afholde årligt dialogmøde med Socialudvalget (bl.a. om indsatser med fælles økonomi), men også møder med fx Kultur- og Fritidsudvalget, Beskæftigelses- og Integrationsudvalget mv. kan komme på tale.  

Der tages forbehold for ændringer af de angivne klokkeslæt, da disse grundet medlemssammenfald med andre udvalg skal koordineres og fastlægges endeligt efter vedtagelse af det enkelte udvalgs mødeplan. Som følge heraf kan enkelte møder blive flyttet, fx til andre tidspunkter på onsdage. Der tages endvidere forbehold for planlægning af udvalgets studietur i 2019, da det efter alt at dømme ikke vil være muligt at placere studierejsen uden, at det bliver nødvendigt at melde afbud til anden mødevirksomhed. Der er ikke planlagt møder i uge 13 grundet forhandlinger om overførselssagen 2018-19, i ugerne hvor der forhandles budget for 2020, i uge 4 og 34 grundet ØU-budgetseminar samt i uge 24 grundet Folkemødet.

Økonomi

Udgifterne til udvalgets møder afholdes på funktion 6.42.41.1 kommunalbestyrelsesmedlemmer.

Videre proces

Forvaltningen sørger for at booke Børne- og Ungdomsudvalgets medlemmer i henhold til mødeplanen, der tillige offentliggøres på kommunens hjemmeside - www.kk.dk - efter vedtagelsen.

Tobias Børner Stax                          /Tine Weber