B-sag: SKI fødevareaftale

Børne- og Ungdomsudvalget skal tage stilling til, hvorvidt Københavns Kommune skal tilslutte sig Staten og Kommunernes Indkøbsservices (SKI) fødevareaftale.

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget, at udvalget over for Økonomiudvalget anbefaler,

1. at Københavns Kommune undlader at tilslutte sig SKI-aftalen vedrørende fødevarer og at Københavns Kommune i stedet selv gennemfører et samlet fødevareudbud

Problemstilling

I Københavns Kommunes indkøbspolitik fremgår det, at kommunen som udgangspunkt tilslutter sig de forpligtende SKI-indkøbsaftaler. Det fremgår dog også, at SKI-aftalerne skal kunne dække Københavns Kommunes indkøbsbehov, og at kommunen tager stilling til spørgsmålet om tilslutning fra aftale til aftale.

I forhold til den kommende aftale om fødevarer, ønsker SKI alene at lave en fødevareaftale, der dækker indkøb for over 1500 kroner. De foreslår, at der senere kan laves et særskilt udbud for mindre indkøb. Dette vurderer Børne- og Ungdomsforvaltningen er uhensigtsmæssigt for Københavns Kommune. To aftaler vil forventeligt medføre højere priser og gøre indkøb mindre overskueligt for kommunens indkøbsmedarbejdere. Samtidig kan to parallelle aftaler medføre mere transport fra leverandører, hvilket strider imod politiske ønsker om at mindske trængsel, trafik og CO2-udledning i København. Endelig er det uklart, hvornår SKI vil kunne udbyde en aftale for mindre indkøb og dermed have aftaledækket hele Københavns Kommunes fødevareindkøb.

Det kræver en beslutning i det relevante fagudvalg og en efterfølgende beslutning i Økonomiudvalget, hvis kommunen skal stå udenfor en SKI-indkøbsaftale. Børne- og Ungdomsforvaltningen er den forvaltning i kommunen, som indkøber flest fødevarer og har ansvaret for udbuddet af fødevarer i hele Københavns Kommune, hvorfor sagen inden forelæggelse for Økonomiudvalget behandles i Børne- og Ungdomsudvalget. Børne- og Ungdomsforvaltningen er i løbende dialog med de øvrige forvaltninger og Københavns Ejendomme og Indkøb.

SKI indledte en 4-ugers tilmeldingsperiode den 14. september 2018 og har meddelt, at det efter denne periodes udløb – den 12. oktober 2018 - ikke længere vil være muligt at tilslutte sig.  Det er derfor nødvendigt, at der hurtigst muligt træffes beslutning om, hvorvidt Københavns Kommune skal indgå i SKI's fødevareudbud eller ej. Ved tilslutning forpligter kommunen sig til at benytte den kommende aftale inden udbuddet er gennemført og de endelige priser kendes.

Løsning

Børne- og Ungdomsforvaltningen vurderer, at det vil være mest fordelagtigt for Københavns Kommune selv at gennemføre et udbud for fødevarer og lave en samlet aftale til alle Københavns Kommunes enheder (på nær vores to centralkøkkener). En samlet aftale vil gøre indkøb lettere at håndtere for indkøbsmedarbejdere i kommunens mange enheder, sikre kommunen et bedre overblik over vareindkøb og købsmønstre samt øge e-handel gennem brugen af Kvantum Indkøb.

Med to parallelle aftaler vil indkøbsprocessen derimod blive mindre gennemskuelig, ligesom flere leverandører vil medføre dobbelt transport, hvilket strider imod politiske ønsker om at mindske trængslen i byen og sikre et grønnere København for byens borgere.

Ved at gennemføre ét samlet udbud vil Københavns Kommune forventeligt også opnå bedre priser. I København vægtes økologiske fødevarer højt, mens efterspørgslen på konventionelle varer er langt større i resten af landet. Økologiske varer udgør derfor også kun en mindre del af SKI's udbudsliste, hvorfor Københavns Kommune formentlig vil skulle betale mere for de økologiske varer ved at indgå i SKI-aftalen, end hvis kommunen selv gennemførte et fødevareudbud. Desuden vurderer forvaltningen, at SKI i kraft af den måde, de kvalitetstester varerne på, ikke vil kunne garantere fødevarer af høj kvalitet.

Én samlet aftale giver samtidig mulighed for at arbejde med en mere effektiv og grøn levering af fødevarer, idet leverancer i samme område vil kunne koordineres og sammenlægges. Københavns Kommune vil i udbuddet også kunne stille krav til de bydende leverandører om anvendelse af miljøvenlig transport – f.eks. kunne leverandører forpligte sig til, at erstatte gamle biler med hybridbiler.

På denne baggrund vurderer Børne- og Ungdomsforvaltningen at det er mest fordelagtigt for Københavns Kommune ikke at indgå i SKI-indkøbsaftalen på fødevareområdet. I stedet foreslår forvaltningen, at kommunen selv gennemfører et samlet fødevareudbud, der inkluderer alle kommunens enheder.

Økonomi

Årligt købes der i Københavns Kommune fødevarer for omkring 280 mio. kr.

Københavns Kommune kan forventeligt opnå bedre priser på fødevareindkøb ved ikke at tilslutte sig SKI’s aftale. Det skyldes kommunens store indkøb af økologi, den fulde aftaledækning for alle kommunens enheder, og at leverancer vil kunne koordineres og sammenlægges, idet kommunens enheder ligger tæt på hinanden.

Baseret på det beløb, som kommunen brugte på SKI-aftalen i 2017, betaler leverandørerne årligt 2,9 millioner kroner for at indgå i aftalen. Over en fireårig periode svarer dette til ca. 11,7 millioner kroner - en udgift, som leverandørerne tager højde for i deres prissætning, og som Københavns Kommune derfor i et vist omfang vil kunne undgå, hvis kommunen selv gennemfører et udbud. Kommunen vil dog, hvis det besluttes ikke at indgå i SKI-aftalen, skulle påregne en udgift i forbindelse med at udfærdige og køre udbuddet, ligesom der efter endt udbudsperiode må forventes at skulle bruges penge på at drifte de aftaler, som indgås.

Videre proces

Sagen skal behandles i ØU, forventeligt den 2. oktober 2018.

Tobias Børner Stax                                                                Sti Andreas Garde