Intern Revision og Borgerrådgiverens undersøgelse af VVK C

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget tager rapporterne fra hhv. Intern Revision og Borgerrådgiveren til efterretning, jf. bilag 1 og 2
2. at udvalget tager status på udviklingen i Nabohuset siden februar 2020 til efterretning, jf. bilag 4
3. at udvalget på baggrund af rapporternes anbefalinger tager allerede igangsatte og fremadrettede tiltag til efterretning, jf. bilag 3, 3a og 3b
4. at udvalget drøfter behovet for eventuelle supplerende tiltag

Problemstilling

BUU godkendte den 19. februar 2020 et medlemsforslag fra Det Konservative Folkeparti og Venstre om, at Intern Revision (IR) med inddragelse af Borgerrådgiveren (BRG) skulle undersøge forholdene i fire institutioner i Klynge VVK-C: Nabohuset, Isbjørnen, Arken og Børnekompasset.

BUU besluttede i medlemsforslaget, at IR og BRG skulle undersøge følgende:

1. Lederansættelser siden 1. jan 2016: Har alle stillinger været slået op? Hvordan har forældreråd og forældrebestyrelser været inddraget i forbindelse med ansættelsessamtaler?

2. Hvordan og hvor hurtigt er der blevet fulgt op på evt. anmærkninger til institutioner ved klyngen fra det pædagogiske tilsyn? Hvordan har man sikret, at forældrene er blevet informeret om og inddraget i arbejdet med anmærkninger og tilsynsrapporter?

3. Har alle børn med funktionsnedsættelser - herunder børn på basisplads - modtaget nødvendig støtte jf. gældende love og vejledninger? Hvordan har man sikret, at forældre har fået vejledning om børnenes muligheder for støtte? Hvordan er alle medarbejdere - inkl. midlertidigt ansatte - gjort bekendt med indholdet af handleplanerne?

4. Hvor mange klager har der været fra forældre ved institutioner i klyngen og omkring hvilke forhold siden 1. januar 2016? Er medlemmerne af BUU udvalget gjort bekendt med klager fra større grupper af forældre over forhold i institutionerne eller klager over institutionen?

5. Hvad er baggrunden for, at så mange medarbejdere har forladt institutionerne Arken, Isbjørnen, Nabohuset, og Børnekompasset, og hvor mange afskedigelser har der været? Har der været medarbejderhenvendelser til forvaltningen omkring samarbejdsvanskeligheder eller dårligt arbejdsmiljø, og hvis ja, hvordan er de blevet håndteret og hvordan er politikerne i BUU blevet orienteret omkring disse?

På samme udvalgsmøde tilkendegav BUU med en protokolbemærkning, at den ”nye leder får den nødvendige støtte til at få skabt personalemæssig stabilitet i institutionen og et godt samarbejde med forældregruppen” og en tilbagemelding på, hvordan den faglige kvalitet i Nabohuset har udviklet sig. Rapporterne fra IR og BRG er vedlagt som hhv. bilag 1 og bilag 2, og status på udviklingen i Nabohuset er vedlagt som bilag 4.

Løsning

Forvaltningen har gennemgået de to rapporter, og har haft mulighed for at afgive kommentarer til de faktiske forhold i rapporterne, inden de blev præsenteret for IR-udvalg og BRG-udvalg.

Overordnet bemærker forvaltningen, at begge rapporter peger på relevante udviklingsmuligheder og forbedringer. Undersøgelserne indeholder både anbefalinger, der understøtter allerede igangværende indsatser og anbefalinger, der peger på yderligere udviklingsmuligheder. Ligeledes peger undersøgelserne på udviklingsmuligheder, der allerede nu kan arbejdes videre med, og udviklingsmuligheder, der kræver finansiering og vil kunne indgå i fremtidige prioriteringer, fx i budgetforhandlingerne.

I denne indstilling samles der overordnet op på sagen, mens der vedlægges en grundig gennemgang af anbefalingerne fra rapporterne og forvaltningens bemærkninger hertil, jf. bilag 3, 3a og 3b.

Herudover henvises til:

• Bilag 4 til denne sag vedr. udviklingen i Nabohuset siden februar 2020, som både ud fra kvantitative data (sygefravær, medarbejderudskiftning og trivsel) og kvalitative data (tilsynsrapport og interviews) viser, at der samlet set har været en positiv udvikling i institutionen siden februar 2020.
• Dette BUU-mødes dagsordenspunkt 3: "Støttetildeling til børn i dagtilbudsalderen med særlige behov", der særskilt omhandler alle de forhold om støttetildeling, der er undersøgt og foreslås ændret.

Indsatserne er samlet i fire temaer med hver sin overskrift, mens den femte overskrift omhandler mulige supplerende tiltag til udvalgets drøftelse:

1. Bedre ledelsesinformation, gode administrative processer og god forvaltningsskik
2. Habilitet
3. Samarbejder mellem forældre, medarbejdere, ledelse og forvaltning
4. Indsatser til at genoprette kvalitet i en institution
5. Mulige supplerende tiltag til drøftelse

Ad. 1: Bedre ledelsesinformation, gode administrative processer og god forvaltningsskik

Opbygning af bedre og lettere tilgængelig, rettidig ledelsesinformation, fx om personaleforhold, og faglig kvalitet, skaber et bedre grundlag for god ledelse, da det giver mulighed for tidligt at sætte ind, når relevant data peger på udfordringer. Der er et behov for at udvikle en fast, systematisk indsamling og brug af ledelsesinformation til at understøtte og sætte tidligt ind der, hvor der er tegn på udfordringer. Til at understøtte dette arbejde etablerer forvaltningen en central placeret HR-enhed fra 1. januar 2021, der bl.a. skal styrke brugen af systematisk ledelsesinformation og understøtte de decentrale ledere hurtigt gennem ad-hoc understøttelse på enheder, der er i akutte, omfattende vanskeligheder.

HR-enheden vil desuden bistå institutioner og skoler med rekrutteringsudfordringer, både i form af strategiunderstøttelse og operationel hjælp. For også at imødekomme IR’s anbefalinger vedrørende inddragelse af forældreråd og -bestyrelser ved omplaceringer og midlertidige konstitueringer af ledere, vil HR-enheden sikre, at nugældende retningslinjer revideres og implementeres, hvilket vil understøtte, at relevant information tilgår forældrene. IR peger også på, at der kan arbejdes mere systematisk med fratrædelsessamtaler på institutionerne. Det vil forvaltningen imødekomme ved at udvikle et koncept, der kan understøtte, at fratrædelsessamtalerne gennemføres systematisk og struktureret.

I tråd med BRG’s anbefaling finder forvaltningen, at der er plads til forbedring af journaliseringspraksis i processen med faglige handlingsplaner. Forvaltningen vil indtænke journaliseringspraksis i det igangværende kompetenceudviklingsforløb for konsulenter. Desuden udarbejdes en oversigt til journalisering i forbindelse med tilsyn og opfølgning på tilsyn.

Der henvises endvidere til pkt. 5 nedenfor om muligheden for etablering af en central understøttelsesmulighed i relation til konflikthåndtering mv., samt til dette BUU-mødes dagsordenspunkt 3: "Støttetildeling til børn i dagtilbudsalderen med særlige behov", hvor det bl.a. fremgår, at eksisterende vejledninger, anbefalinger og procedurer for støttedeling strammes op.

Ad. 2: Habilitet

IR har undersøgt, om der har været habilitetsproblemer i ledelsesrelationerne omkring klynge VVK-C, som har påvirket arbejdet med at genoprette kvaliteten i institutionerne, samt i forældresamarbejdet. Forvaltningen bemærker, at der til brug for IR's undersøgelse af VVK C er givet indsigt i alle de ønskede forhold, som IR har haft. Blandt andet er der truffet afgørelse om at give IR udstrakt adgang til alle e-mails i perioden 2016-2020 vedr. de undersøgte ledelsesrelationer.

Forvaltningen noterer sig, at IR har gennemført et grundigt arbejde med at analysere forholdene, og at IR ikke har konstateret forhold, der har skabt belæg for at anfægte forvaltningens vurdering af, at der ikke har været inhabilitet i ledelsesforholdene.

Forvaltningslovens regler om inhabilitet har været overholdt – og derudover har de supplerende principper om inhabilitet i Københavns Kommune - retningslinjer om familiære relationer og habilitet – også været overholdt. På den baggrund foreligger der ikke en inhabilitetsbegrundende relation mellem de pågældende ansatte i relation til varetagelsen af ledende stillinger omkring klyngen. Derfor har forvaltningen ikke haft grundlag for at tage personalemæssige skridt overfor medarbejdere i anledning af klagerne.

Forvaltningen noterer, at IR anbefaler en række indsatser for at styrke forældresamarbejdet. IR vurderer fx, at der bør være en større information og åbenhed overfor forældre – mere driftsinformation – samt mere inddragelse, fx ved lederansættelser, eller når der er kvalitetsudfordringer i en institution. Disse anbefalinger tager forvaltningen til sig med bl.a. nedenstående indsatser.

Ad. 3: Samarbejder mellem forældre, medarbejdere, ledelse og forvaltning

BUU har de senere år taget en række initiativer for at styrke den formelle forældredialog og det formelle forældresamarbejde. Som følge af BUU's beslutning den 19. juni 2019 er det fx allerede i dag et krav, at forældreråd / forældrebestyrelser, som en del af tilsynet, skal inddrages i den faglige dialog og i kommenteringen på tilsynskonsulentens rapport - men forvaltningen konstaterer, at dette ikke alle steder lykkes godt nok.

På den baggrund fik BUU den 17. juni 2020 forelagt en sag, der peger på, at både forældrerepræsentanter, ledere og konsulenter er usikre på forældrerepræsentantens rolle i tilsynet. Dette forhold underbygges yderligere i anbefalingerne fra både IR og BRG om, at der skal sættes et mere klart og systematisk fokus på at styrke forældresamarbejdet, og at der kan skabes bedre transparens gennem bedre forældrekommunikation. Dette gælder i hverdagen i institutionen, men der er samtidig behov for, at forældreråd / forældrebestyrelser fremover får mere formel og systematisk information og inddrages i drøftelserne om institutionens situation og konsekvenserne, når en institution kommer på faglig handlingsplan, eller der er ustabilitet i institutionens drift.

Forvaltningen vil i samarbejde med Københavns Forældreorganisation (KFO) udarbejde en miniguide til tilsynet med inspiration til spørgsmål til forældreråd / forældrebestyrelser, jf. også drøftelserne på BUU-mødet den 17. juni 2020 herom. På baggrund af anbefalingerne fra IR og BRG bliver dette nu til en vejledning, som er obligatorisk at anvende, og som fast tilknyttes tilsynskonceptet. Det betyder, at forældrerepræsentanter, ledere og konsulenter får til opgave at sikre, at forældreråd / forældrebestyrelser får drøftet og bliver hørt i spørgsmål, der er relevante i forbindelse med tilsynet.

Forvaltningen er, i samarbejde med de faglige organisationer og KFO, i gang med en dialogproces, der skal udmøntes i tiltag, som BUU kan beslutte at iværksætte, for at styrke det generelle forældresamarbejde, jf. også aflæggerbordsnotatet "Notat om status på pilotforsøg med styrket forældreindflydelse samt orientering om dialogproces vedr. forældreinddragelse", som blev forelagt BUU på udvalgsmødet den 4. november 2020. Forvaltningen vender tilbage til BUU i foråret 2021 med anbefalinger til styrket forældreinddragelse og forældreindflydelse.

Ad. 4: Indsatser til at genoprette kvalitet i en institution

Rapporterne peger på, at manglende ressourcer giver udfordringer ift. at genoprette kvalitet i institutioner - og at der bør være mere fokus på at støtte den pædagogiske ledelse. Som supplement til opstramningen af tilsynskonceptet i sommeren 2019, besluttede budgetparterne bag Budget 2021 en "børnepakke", der dels skaber bedre normeringer ved at indføre minimumsnormeringer fra 2022, et styrket grundlag for rekruttering af uddannede pædagoger samt en dagtilbudsledelsesuddannelse i København.

Målsætningen er, at disse indsatser skaber et bedre grundlag for den samlede kvalitet i Københavns daginstitutioner og at indsatserne kan styrke rekrutteringen af bl.a. pædagogiske ledere og medarbejdere – en udfordring, som også har påvirket rammerne for at skabe god kvalitet i Nabohuset og i hele klynge VVK-C.

Når institutioner skal på faglig handlingsplan, bliver det et fast punkt imellem institution og forvaltning at drøfte, hvad institutionen har brug for (herunder personaleressourcer) ift. at kunne igangsætte og løfte indsatsen fra begyndelsen. Hvis institutionen ikke har forudsætningerne (fx ressourcerne) nu og her, kan den første indsats i handlingsplanen handle om at få skabt stabilitet i personalegruppen, evt. ved at der indsættes kompetencepædagoger eller lignende. En eventuel prioritering af udefrakommende ressourcer prioriteres indenfor forvaltningens samlede støtteressourcer, der altid tilstræbes at være fuldt allokeret til enheder med de væsentligste behov. Der er ingen garanti for, at en institution på handlingsplan får kompetencepædagoger - og det vil altid bero på områdechefens vurdering.

Ad. 5: Mulige supplerende tiltag til drøftelse

Konflikthåndtering

Forvaltningen konstaterer, at IR i sin rapport påpeger, at forældrene i et par tilfælde har oplevet forvaltningen som konfliktoptrappende. Eksemplerne om konfliktoptrapning i IR’s rapport understøtter en tendens, hvor forvaltningen generelt ser en stigning i samarbejdsudfordringer mellem grupper af forældre, ledelse og medarbejdere. I MED-systemet er der i dag indarbejdet en række værktøjer til systematisk konflikthåndtering og styrket samarbejde mellem ansatte og ledere, når der opstår udfordringer med eksempelvis dårligt arbejdsmiljø.

Udvalget kan drøfte, om forvaltningen skal udarbejde forslag om, at de nuværende modeller til konflikthåndtering udvides, så der også etableres en central understøttelsesmulighed, der har pligt til at understøtte, når noget går i hårknude mellem forældre og en institution, og det ikke kan løses med inddragelse af forældreråd eller forældrebestyrelse.

Justering af tilsynskoncept

Rapporterne peger på, at forældreinddragelse er væsentlig og skal styrkes, jf. ovenfor. Som supplement til en bedre inddragelse kan udvalget drøfte, hvorvidt forvaltningen skal vende tilbage med et forslag til en tydelig model med fast spørgeramme for, hvordan forældrenes oplevelse af kvalitet i hver enkelt institution kan indgå i fx tilsynskonceptet. En række kommuner anvender fx i dag brugertilfredshed som en del af deres tilsynskoncepter.

BRG anbefaler i sin rapport, at der kan skabes mere uvildighed i tilsynet ved fx en rokering af tilsynskonsulenterne mellem områderne. Den nuværende tilsynspraksis bygger på, at tilsynet ikke udelukkende er en kontrolinstans, men i høj grad også en instans, der skal bidrage til pædagogisk udvikling ved, at konsulenten også spiller en aktiv rolle i arbejdet med faglig handlingsplan. For at skabe ensartethed i konsulenternes tilsynspraksis og validitet i konsulenternes tilsynsvurderinger, arbejder forvaltningen løbende med at drøfte tilsynsvurderingerne indenfor områderne og på tværs af områderne. Udvalget kan drøfte, om forvaltningen skal vende tilbage med forslag til yderligere tiltag, fx om der bør indføres en rotationsordning, hvor der er en tidsgrænse for, hvor længe en konsulent kan føre tilsyn i - og være tilknyttet - den samme institution.  

BRG peger på behovet for bedre journaliseringspraksis i arbejdet med handleplaner. Udover det foreslåede kompetenceudviklingsforløb, kan det overvejes, om institutionsledere skal have adgang til kommunens journaliseringssystem, eDoc. Dette kan dog ikke igangsættes indenfor den nuværende økonomiske ramme, og derfor er forvaltningen ikke gået videre med denne anbefaling.

Økonomi

Intet.

Videre proces

Forvaltningen igangsætter indsatser som beskrevet.