Genopretningsplan for Børne- og Ungdomsforvaltningen
Genopretningsplan for Børne- og Ungdomsforvaltningen
Børne- og Ungdomsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 25. oktober 2006
3. Genopretningsplan for Børne- og Ungdomsforvaltningen
J.nr. 325248
INDSTILLING
Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,
at de fremlagte forslag til initiativer i det samlede forandringsprogram for Børne- og Ungdomsforvaltningen godkendes
at udvalget indstiller til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, at initiativerne i den økonomiske genopretningsplan om at skabe økonomisk balance og gennemsigtig økonomistyring i Børne- og Ungdomsforvaltningen, herunder kravene til redegørelser og dokumentation i genopretningen, godkendes
RESUME
I forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2007 er det vedtaget, at der skal gennemføres et samlet forandringsprogram for Børne- og Ungdomsforvaltningen.
Forandringsprogrammet
består af fire udvalgte hovedområder/delprogrammer:
- Faglighed For Alle
- Økonomisk balance
(økonomisk genopretning)
- Økonomistyring (økonomisk genopretning)
- Organisation
Forvaltningen indstiller, at de fremlagte forslag til initiativer i det samlede forandringsprogram for Børne- og Ungdomsforvaltningen godkendes. Det indstilles desuden til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i overensstemmelse med vedtagelsen i budget 2007, at initiativerne i den økonomiske genopretningsplan om at skabe økonomisk balance og gennemsigtig økonomistyring i Børne- og Ungdomsforvaltningen godkendes.
SAGSBESKRIVELSE
I forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2007 er det besluttet, at der skal gennemføres et samlet forandringsprogram for Børne- og Ungdomsforvaltningen.
Følgende hensigtserklæring er desuden vedtaget af Borgerrepræsentationen den 5. oktober 2006 i forbindelse med budgettet for 2007:
"Som vilkår for Børne- og Ungdomsudvalgets dispensation fra Borgerrepræsentationens regler om tilbagebetaling af lån skal der i den resterende kommunale valgperiode stilles krav om, at Børne- og Ungdomsudvalget gennemfører ændringer af aktiviteter, en omstilling af styringen af udvalgets område og organiseringen i Børne- og Ungdomsforvaltningen med henblik på genopretning af udvalgets økonomi. Børne- og Ungdomsudvalget/Børne- og Ungdomsforvaltningen skal over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen inden 1. november 2006 fremlægge forslag til en genopretningsplan samt selv løbende tage initiativer og udarbejde forslag til gennemførelse af genopretningen, der skal resultere i, at udvalget får afviklet den oparbejdede gæld og får balance i udvalgets økonomi. Ved vedtagelsen i Borgerrepræsentationen af en genopretningsplan for økonomien i Børne- og Ungdomsudvalget skal udvalget pålægges hver måned i en indstilling til Økonomiudvalget at redegøre for udviklingen i genopretningen og dokumentere opfyldelsen af nærmere fastsatte mål herfor. Børne- og Ungdomsudvalget skal dog allerede i oktober 2006 og herefter hver måned give en redegørelse til Økonomiudvalget om status for genopretningen. Under forudsætning af, at genopretningen overholder de fastsatte mål vil rapporteringen kunne begrænses til hver tredje måned.
I genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsudvalget vil således indgå
- Plan for ændring af aktiviteter m.v. med
henblik på overholdelse af udvalgets budget,
- Omlægning af økonomistyringen herunder
gennemførelse af de nødvendige organisatoriske ændringer i Børne- og
Ungdomsforvaltningen bl.a. de konkrete tiltag til forbedring af økonomistyringen
i forvaltningen, som Borgerrepræsentationen allerede har besluttet, samt
- Konkrete mål for opfyldelse af genopretningen.
Gennemførelsen af
den økonomiske genopretningsplan for Børne- og Ungdomsudvalget skal sikres, og
der tilkendegives hermed støtte til i Børne- og Ungdomsudvalget, Økonomiudvalget
og Borgerrepræsentationen at stemme for de nødvendige tiltag til gennemførelsen
heraf. I forbindelse med vedtagelsen af genopretningsplanen for Børne- og
Ungdomsudvalget i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen træffes der
beslutning om, at der ansættes et eksternt revisionsfirma, der får til opgave
at bistå Børne- og Ungdomsudvalget og Børne- og Ungdomsforvaltningen med opfyldelse
af genopretningsplanen samt overfor Økonomiudvalget - i forbindelse med Børne-
og Ungdomsudvalgets ovennævnte månedlige redegørelser til Økonomiudvalget om
udviklingen i genopretningsplanen - at indestå for, at planen følges og i
benægtende fald fremkomme med forslag til nødvendige tiltag."
Udvalget behandlede på sit møde den 4. oktober 2006 forslag til processen for genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen. På samme møde behandlede udvalget en række besparelsesmuligheder, som forvaltningen havde fremlagt i forbindelse med medfinansieringen af Faglighed for Alle mv.
Konsulentvirksomheden PA Consulting Group har været inddraget i udarbejdelsen af det samlede forslag til forandringsprogram for Børne- og Ungdomsforvaltningen.
Forandringsprogrammet
består af fire udvalgte hovedområder/delprogrammer:
- Faglighed For Alle
- Økonomisk balance
(økonomisk genopretning)
- Økonomistyring (økonomisk genopretning)
- Organisation
Forandringsprogrammet
indeholder for hver af ovenstående 4 delprogrammer en beskrivelse af
ambitioner, resultatkrav og hovedindsatsområder. Den fælles overordnede
ambition for hele programmet er, at
- BUF skal
understøtte kerneydelserne – arbejdet med børn og unge – på en enkel og
synlig måde og
- Forvaltningen
skal professionelt understøtte den politiske styrings- og prioriteringsopgave
Med
udgangspunkt i de fastlagte ambitioner og resultatkrav er der på hvert
hovedområde, udarbejdet forslag til hovedindsatsområder frem til 1. januar
2007. Initiativerne vedrørende Faglighed For Alle først iværksættes pr. 1.
januar 2007. Initiativerne i 2006 retter sig således mod at etablere det
nødvendige styringsgrundlag og klargøre initiativerne til igangsætning.
For 2007 er der på et mere
overordnet niveau udarbejdet en oversigt over de vigtigste milepæle på de fire
hovedområder.
Endvidere er
der i det samlede forandringsprogram udarbejdet forslag til
programorganisering, roller og ansvar og forslag til fast afrapportering og
mødefrekvens.
Oplægget
indeholder desuden et udkast til programorganisering og –styring, herunder løbende
rapportering og inddragelse af Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget.
Det forudsættes, at styregruppeformanden løbende inddrager borgmesteren i programmets
aktiviteter og resultater. Det overordnede politiske ansvar for programmet
ligger i Børne- og Ungdomsudvalget, der modtager månedlig rapportering om
fremdriften i den økonomiske genopretningsplan, omfattende de to delprogrammer
"økonomistyring" og "balance i økonomien".
Rapportering på det samlede
forandringsprogram sker kvartalsvis.
Økonomi
Til hjælp til genopretning af
Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi er der på budgettet for 2007 afsat 2 mio.
kr. årligt i 2007-2009 til dækning af udgifter til et eksternt revisionsfirma.
Forvaltningen vurderer, at det bliver nødvendigt med ekstern bistand i den
kommende tid til at implementere initiativerne i den foreslåede økonomiske
genopretningsplan for at sikre, at resultaterne nås. Forvaltningen drøfter derfor
med Økonomiforvaltningen om disse midler delvist kan anvendes til at
medfinansiere forvaltningens udgifter til ekstern bistand.
Miljøvurdering
Sagstypen er ikke omfattet af Børne- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.
Høring
Hovedsamarbejdsudvalget i Børne-
og Ungdomsforvaltningen drøfter det samlede forandringsprogram på sit møde den
23. oktober 2006 og vil løbende blive inddraget i forbindelse med udmøntningen
af planen. Forandringsprogrammet gennemføres med involvering af medarbejdere og
ledere på alle niveauer i organisationen.
BILAG VEDLAGT
· Bilag 1: Notat af 17. oktober 2006 om forandringsprogram i Børne- og Ungdomsforvaltningen
· Bilag 2: Oplæg fra Børne- og Ungdomsforvalt ningen i samarbejde med PA Consulting Group om samlet forandringsprogram
Else Sommer
Elizabeth Bonde