Ny model for overførsel af decentral opsparing

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,  

1. at decentralt overskud over 4% tilgår som anlægsmidler til de enheder, som har et overskud på mere end 4 %. Hvis enhederne ikke kan eller ikke ønsker at anvende midlerne, samles de i en fælles anlægspulje, som kan komme enheder med mere end 4% overskud til gode

I budget 2013 blev det besluttet, at der i foråret 2013 skulle udarbejdes forslag til fælles regler for overførsel af decentral opsparing mellem årene. BR godkendte på mødet 23.5.2013 (2013-49579) en fælles model, som begrænser institutionernes mulighed for overførsel til 4 pct. af årsbudgettet på service, mens resterende mindreforbrug kan anmodes overført til anlæg på den enkelte institution, jf. forslagets behandling i Økonomiudvalget den 30.4.2013 (2012-180142).

Som følge heraf fremlægger forvaltningen nu forslag til en model for overførsel af decentral opsparing på over 4% til anlæg i BUF.

Forvaltningen foreslår en model, hvor de enkelte decentrale enheder med overskud over 4%, kan anvende midlerne til et specifikt anlægsprojekt. Såfremt en skole eller institution ikke kan eller ikke ønsker at anvende midlerne, samles de i en fælles anlægspulje. De decentrale enheder, som har bidraget til puljen, kan få andel i midlerne til anlægsprojekter. Modellen er nærmere beskrevet herunder.

Forvaltningen foreslår også en model som minimerer enhedernes administration, sikrer overholdelse af regler og retningslinjer samt professionel gennemførelse af projekter med høj faglighed. Det sker ved, at projektledelsen og administrationen af de enkelte anlægsprojekter altid placeres i forvaltningen. Modellen kendes fra Legepladspuljen, hvor enhederne i en brugerundersøgelse har angivet meget stor tilfredshed med denne model.

Der vil være følgende ansvarsfordeling i anlægsprojekterne: 

Forvaltningens ansvar	Institutionens/bestyrelsens ansvar
Opstart af projekt Rådgivning Overholdelse af krav Indhentning af tilbud Accept af tilbud Anlægsstyring Aflevering Fakturering	Beskrivelse af ønsker og indhold Stillingtagen til projekt Udvælgelse af tilbud

Det vil ikke være alle decentrale enheder med en anlægsoverførsel, der har mulighed for eller ønske om at anvende midlerne. Der er en række bindinger på anvendelsen af anlægsmidler, og de vil derfor ikke bare kunne indgå i enhedens almindelige drift. Retningslinjerne vedr. sondringen mellem anlægs- og driftsudgifter fremgår af Økonomi- og Indenrigsministeriets budget- og regnskabssystem. Heri fremgår det bl.a., at en udgift til vedligeholdelses- og ombygningsarbejder kun bør henføres under anlæg, hvis arbejdet indebærer væsentlige ændringer i bestående bygninger eller anlæg, eller hvis formålet med eller brugen af bygningen m.v. ændres væsentligt. Det betyder, at anlægsarbejder som regel skal have en vis volumen. Erfaringsmæssigt kan det være vanskeligt at gennemføre et anlægsarbejde for mindre end 50.000 kr.

For en række af de decentrale enheders vedkommende vil overskuddet over 4% være af begrænset størrelse. I tabellen nedenfor fremgår enheder med et overskud på mere end 4% i regnskab 2012 og prognose 2013. Tabellen viser, at halvdelen af institutionerne har et overskud på mindre end 50.000 kr. udover de 4%. Forvaltningen vurderer, at disse institutioners overførsler som regel vil være for små til at bære et anlægsprojekt, og de vil derfor ikke reelt have mulighed for at bruge dem. 

	Regnskab 2012			Prognose 2013
	<50.000 kr.	50.000 kr. -200.000 kr.	>200.000 kr.	<50.000 kr.	50.000 kr. -200.000 kr.	>200.000 kr.
Skoler	1	6	2	1	2	1
Klynger	1	3	11	0	0	3
Institutioner	45	41	4	10	6	4
I alt	47	50	17	11	8	8

 

Der kan være decentrale enheder, som af den ene eller anden årsag vurderer, at de ikke har behov eller mulighed for i overførselsåret at gennemføre et anlægsprojekt. Forvaltningen foreslår, at anlægsmidler fra institutioner, der ikke har mulighed for eller ønske om at bruge deres anlægsopsparing samles i en pulje. Samlingen i en pulje medfører, at der er mulighed for at lave større projekter på et færre antal enheder, hvilket giver mulighed for at bruge midlerne og sikre en hensigtsmæssig ressourceudnyttelse til gavn for institutionerne. Alle institutioner, der har bidraget til puljen, vil også have mulighed for at få andel i midlerne.

Der tages et generelt forbehold for et evt. anlægsloft og konsekvenserne heraf i forbindelse med udmøntningen af den foreslåede ordning, idet forvaltningen ikke har indflydelse herpå.

Forvaltningen foreslår følgende proces: I februar/marts er de decentrale enheders regnskaber afsluttet, og opsparinger på mere end 4% er opgjort. Enheder med mindre end 4% opsparing har ikke mulighed for at få andel i anlægsoverførslen. Alle andre enheder skal tage stilling til, om de ønsker at bruge deres egen anlægsopsparing, bidrage til en fælles pulje med mulighed for for at få andel af puljen til et større projekt, eller blot vil aflevere midlerne til puljen uden at få andel i puljen.

Enheder, som gerne vil gennemføre et anlægsprojekt, skal beskrive dette projekt, så forvaltningen kan sikre, at projektet overholder gældende regler, retningslinjer og myndighedskrav samt har et realistisk økonomisk overslag. Beskrivelserne bruges også i forbindelse med udvælgelsen af de projekter, som finansieres af puljen. For at understøtte de decentrale enheder og få nogle gode og velkvalificerede forslag vil der blive udarbejdet en vejledning. I vejledningen vil regler og retningslinjer for anlægsprojekter tydeligt fremgå, samtidig med at der gives gode råd til projektbeskrivelser.

Når anlægsprojekterne er på plads udpeges en projektleder i forvaltningen, som har til opgave at drive processen og så vidt muligt imødekomme den decentrale enheds ønsker inden for den økonomiske ramme. Den økonomiske risiko pålægges forvaltningen, så evt. mer- eller mindreforbrug vil ikke tilgå den enkelte enhed. Administrationen vil også blive varetaget centralt. 7,2% af anlægsmidlerne går til projektledelse og administration, hvilket svarer til modellen for legepladspuljen.

Processen er illustreret i nedenstående figur:

Indstillingen blev godkendt, idet det i tilknytning til evalueringen af modellen også belyses om modellen er så smidig og effektiv som muligt.