Fast Track

17. Fast Track (2010-150922) Udvalget skal behandle forvaltningens redegørelse for arbejdet med at optimere behandlingen af anlægssager. INDSTILLING OG Beslutning Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget, at udvalget tager forvaltningens redegørelse for arbejdet med at optimere behandlingen af anlægssager til efterretning. Problemstilling Den 15. juni 2010 godkendte Økonomiudvalget indstillingen om Fast Track. Indstillingen indeholder en række initiativer til at reducere tiden fra et anlægsprojekt besluttes, til det står færdigt og til at forbedre plan- og byggesagsbehandlingsprocesserne. ØU besluttede endvidere, at forvaltningerne skulle udarbejde oplæg til optimering af fagudvalgets behandling af anlægssager, som skal drøftes i fagudvalgene i efteråret 2010. Denne indstilling indeholder Børne- og Ungdomsforvaltningens oplæg. Løsning Børne- og Ungdomsforvaltningen har iværksat en række tiltag for at sikre en hurtigere og smidigere gennemførelse af anlægssager. Tiltagene fokuserer primært på at optimere sagsgange. Daginstitutioner I forbindelse med opstart af letbyggerier på kommunale grunde har KEjd indgået en kontrakt med 2 bygherrerådgivere, som forestår alt arbejde vedrørende miljøundersøgelser og oprensning af grunde, udbud og udbudsmateriale til totalentreprenører samt opfølgning på daginstitutionsbyggeriet. Denne kontrakt blev indgået for 2 byggerier med option på 5 yderligere. Den indgåede aftale dækker således optioner til de kommende næste letbyggerier i 2011. Dette vil spare tid, da rådgiveropgaven således ikke skal i udbud. I budget 2011 blev BUU tildelt 2 mio. kr. til forberedelse af kommende daginstitutionsprojekter, der skal indgå i forhandlingerne om budget 2012. Forundersøgelsesmidlerne betyder, at anlægstiden kan reduceres, da projekterne er forholdsvis veldefinerede på det tidspunkt, hvor anlægsmidlerne afsættes. Skoler, KKFO og obligatoriske børnehaveklasser Ved en skoleudbygning udgør det tidsmæssige forløb i planlægnings- og programmeringsfasen frem til godkendt byggeprogram erfaringsmæssigt næsten 1 år. I budget 2011 blev BUU tildelt 1 mio. kr. til forundersøgelser af skolesammenlægninger på Amager og skolespor på Østerbro. Ved allerede i 2011 at starte op på de projekter, der først søges om i Budget 2012, kan der spares etableringstid for de næste skolespor. Fasttrack i kommende byggesager Udover de elementer i byggeprocessen, som BUF selv har indflydelse på, er der elementer, som andre forvaltninger i kommunen har indflydelse på, primært: Disponering af kommunale grunde/bygninger (ØKF/KEjd/andre forvaltningers interesser) Anlægsindstilling ? administrativ og politisk proces. (KEjd/KFU/BUU/ØU/BR) Ændringer i lokalplaner (TMF) se nedenstående. Behandling af byggeandragende (TMF) Afgivelse af ibrugtagningstilladelse (TMF) De nævnte problemstillinger behandles i fast track forum, der består af direktører fra de involverede forvaltninger. ØU behandler d. 23/11 2010 indstilling om anlægsoversigt samt status på arbejdet med fast track. Indstillingen indeholder oplysninger om, at 3.140 af de 3.846 daginstitutionspladser der er ved at blive etableret, ventes færdige inden 27 måneder, 518 pladser (4 projekter) ventes at have en anlægstid over 27 måneder, og for 188 pladser (2 projekter) kan den forventede anlægstid aktuelt ikke opgøres. Det betyder, at lagt hovedparten af projekterne overholder den politiske målsætning om, at kommunalt institutionsbyggeri skal være færdigt 27 måneder efter den politiske beslutning. Optimeringspotentiale fremover I forbindelse med vedtagelsen af budget 2011 blev der som nævnt afsat midler til forundersøgelser og forberedelse af kommende daginstitutions- og skoleprojekter. Dette betyder, at de pågældende projekter kan iværksættes hurtigere, hvis anlægsmidlerne afsættes i forbindelse med budget 2012 og 2013. For yderligere at optimere foreslår BUF, at det fremadrettet overvejes at afsætte midler til forundersøgelser på daginstitutionsområdet. Samtidig foreslår BUF, at forvaltningen skal have mulighed til at gå længere med undersøgelsen af projekterne inden budgetforhandlingerne. F.eks. ved at udarbejde byggeprogram, ved at starte indledende forhandlinger om køb eller leje af ejendom eller ved at involvere de kommende brugere. I første omgang vil anlægsprocessen hermed kunne optimeres i forbindelse med pladsskabende anlægsprojekter. Mere fremadrettet skabes der grundlag for systematisk at kortlægge og vurdere mulighederne for at bygge større enheder for at kunne nedlægge mindre enheder, og derved opnå driftsbesparelser på både skole- og daginstitutionsområdet. I forbindelse med vedtagelsen af budget 2011, blev anlægsmidler for 88 mio. kr. stjernemarkeret i budgettet. Midlerne skal typisk anvendes til projektering af konkrete anlægsprojekter. Stjernemarkeringen betyder, at der med vedtagelsen af budgettet samtidig er givet anlægsbevilling, og, der er derfor sikkerhed for, at anlægsmidlerne er til rådighed fra januar 2011. Den sikkerhed betyder, at BUF allerede har startet arbejdet med at forberede de pågældende projekter ved at tilknytte en projektleder og bestille projekterne i KEjd. Med Center for Bydesign under TMF, er der aftalt en proces for tidlig inddragelse og koordinering. Ved at involvere Center for Bydesign tidligt kan risikoen fjernes for at en nødvendig lokalplansændring senere afvises. Økonomi - Videre proces - Else Sommer /Knud Langberg bilag 1. Notat om pladser og anlægstid