Samtænkning af folke- og skolebiblioteker - FÆLLESINDSTILLING KFF, BUF

15. Samtænkning af folke- og skolebiblioteker - FÆLLESINDSTILLING KFF, BUF (2010-141133) Udvalgene skal tage stilling til forslag om forsøg med ledelsesmodel på det fælles folke- og skolebibliotek i Ørestad. INDSTILLING OG Beslutning Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) og Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget og Børne- og Ungdomsudvalget, at der i det nye fælles folke- og skolebibliotek i Ørestad som forsøg etableres en énstrenget ledelsesorganisation, der refererer til Kultur- og Fritidsforvaltningen at forsøget evalueres efter et års normal drift. Problemstilling På fællesmøde mellem BUU og KFU d. 19. maj 2010 blev det besluttet at arbejde videre med samtænkning af skole- og folkebiblioteker i København med henblik på at forbedre bibliotekstilbuddet til byens borgere og skoler. I dag har københavnerne to delvis parallelle bibliotekstilbud, skole- og folkebiblioteker. De to tilbud betjener delvis de samme brugere (børn og unge) og anvender sammenlignelige og delvist sammenfaldende teknologiske løsninger og administrative arbejdsgange. I forhold til de pædagogiske og didaktiske opgaver er der, og vil der også fremover være forskelle i tilbuddene. Skolebiblioteket/ Pædagogisk Center arbejder med fagligt integrerede vejlednings- og undervisningstilbud til samtlige elever og lærere på skolen, hvor folkebibliotekernes tilgang omhandler frivillige fritidstilbud til børn og unge. Begge tilbud arbejder med udlån af bøger og andre materialer, med formidling af digitale tilbud og med undervisning af brugerne i informationsanvendelse og it-værktøjer. De to bibliotekstyper har med udgangspunkt i hver sin profession til opgave at bidrage til udviklingskæden: undervisning, vejledning og kulturformidling. Skolen/Pædagogisk Center vægter undervisning og vejledning af skolens elever og lærere. Folkebiblioteket vægter formidlings- og dannelsesperspektivet for alle borgere. Skolebiblioteksvirksomheden er placeret i BUF, folkebiblioteksvirksomheden i KFF. Dette forhold betyder, at der er forskellige administrative rutiner/aftaler i forbindelse med f.eks. materialeindkøb, it-systemer og drift samt omkring distribution af materialer. Det nye folkebibliotek i Ørestad, som er under opførelse, vil blive bygnings- og indretningsmæssigt integreret med skolebiblioteket i den nye folkeskole i bydelen. Forvaltningerne vurderer, at det nye fælles bibliotek vil være et godt sted at afprøve nye samarbejdsformer. Et fælles bibliotekstilbud vil udfordre eksisterende kulturer og arbejdsgange, men organiseret hensigtsmæssigt og med respekt for begge biblioteksformål på sigt give et bedre og muligvis også billigere bibliotekstilbud til kommunens borgere/skoleelever/undervisere i form af længere åbningstider, større materialeudvalg og mulighed for forbedret fleksibel afhentning/aflevering af lånte materialer. Derudover vil et forpligtende samarbejde gavne skoleelever og familier når f.eks. aktivitetsplanlægning, fællesarrangementer, kampagner, udstillinger koordineres. Løsning Ørestad folke- og skolebibliotek I 2011 står Ørestad Skole og det nye fælles Ørestad folke- og skolebibliotek/pædagogisk center færdigt. Biblioteket er integreret bygnings- og indretningsmæssigt i Ørestad Skole, og det er vigtigt, at der skabes en administrativ og organisatorisk model, der tager højde for den bedst mulige opgave- og ansvarsfordeling af dels det borgerrettede bibliotekstilbud og dels det bibliotekstilbud, der vedrører skolen og herunder skolens pædagogisk center/skolebibliotek. Rationalet bag forslaget om énstrenget ledelse er at sikre entydige beslutningsveje og referenceforhold i forhold til en hensigtsmæssig biblioteksdrift, som kan føre til en mere effektiv samlet drift. Personalegruppen skal bestå af medarbejdere med både skole- og folkebiblioteksbaggrund for at tilgodese de biblioteks- og vejledningsopgaver, der vedrører de forskellige målgrupper. Forslaget indebærer, at der på forsøgsbasis oprettes en organisation i Ørestad folke- og skolebibliotek, hvor bibliotekets leder refererer til Kultur- og Fritidsforvaltningen. Modellen afhænger af, om Indenrigsministeriet godkender et ét-årigt forsøg, hvor en anden end skolelederen leder skolebiblioteket/ pædagogisk center. Centralt i forslaget er, at der indgås en forpligtende samarbejds- og driftsaftale mellem BUF og KFF, der regulerer fælles anvendelse af faciliteter og lokaler på det fælles bibliotek i tilknytning til Ørestad Skole samt klarlægger de gensidige forpligtelser i forhold til servicering af skole og borgere, ansvars- og opgavefordeling, åbningstider mv. Materialerne i folkebibliotekerne flyder frit mellem de enkelte biblioteker afhængigt af borgernes efterspørgsel. Det skal sikres, at Pædagogisk Center til enhver tid råder over den nødvendige basissamling til både elever og lærere. Fællesbiblioteket i Ørestad foreslås evalueret efter et års normal drift, dvs. efter de aktuelle tidsplaner pr. 1. januar 2013. Folkeskolen åbner efter de aktuelle tidsplaner august 2011 og bibliotekslokalerne forventes klar ultimo 2011. Fra august 2011 etableres en midlertidig pædagogisk center/skolebiblioteksfunktion. Normal drift på fællesbiblioteket forventes at være i gang med udgangen af 2011. I forbindelse med evalueringen af forsøget tages der stilling til, hvordan erfaringerne kan anvendes på andre biblioteker, hvor folke- og skolebiblioteker er beliggende i fælles bygninger pt. Solvang Bibliotek/Dyvekeskolen og Vigerslev Bibliotek/Kirsebærhavens Skole samt på det planlagte Tingbjerg Skole/Tingbjerg Bibliotek- og Kulturhus. Erfaringerne skal desuden vise, i hvilket omfang Ørestad kan danne udgangspunkt for en generel ?prototype? for kommende samlokaliseringer i andre bydele. Fælles materialeindkøb, distribution, logistik og it-løsninger Forvaltningerne vil senere vurdere mulighederne for generelt at sikre, at ressourcerne udnyttes bedst muligt, fx ved etablering af et administrativt fællesskab om indkøb af fysiske og digitale materialer, logistik og it-løsninger. På den enkelte skole er det i dag skolebibliotekarens opgave - under ansvar for skoleleder og skolebestyrelse ? at indkøbe alle biblioteksmaterialer. Skolerne kan abonnere på en basisbogpakke, som sammensættes af et mindre udvalg af skolebibliotekarer og skolebibliotekskonsulenten. Skolen kan desuden ud fra sin profil og elevsammensætning foretage supplerende indkøb. Alle indkøb sker elektronisk i skolebibliotekssystemet og dermed også under de kommunale aftaler. Skolernes samlede budget/forbrug til skolebiblioteker/pædagogiske centre er ukendt. Det skønnes, at budgettet til generel udbredelse af basisbogpakker beløber sig til 1.4 mio. kr. På folkebibliotekerne i København indkøbes hovedparten af alle typer af materialer centralt. Dette giver mulighed for at overholde og udnytte de kommunale indkøbsaftaler og rabatordninger optimalt. Folkebibliotekerne har nedsat særlige materialevalgsgrupper bestående af folkebibliotekarer, der vælger materialerne for samtlige folkebiblioteker i København. Det samlede materialebudget for de 20 folkebiblioteker i København er på ca. 40 mio. kr. Rationalet i at samtænke digitale licenser skal desuden undersøges nærmere. Skolebibliotekernes udlånssamlinger er principielt undervisningsmaterialer, og det skal derfor undersøges nærmere, hvordan skolebestyrelsernes fortsat får mulighed for at godkende undervisningsmaterialer på den enkelte skole. Endelig skal kørselsordninger, logistik, distribution og fælles it-løsninger vurderes nærmere. Forvaltningerne forventer at fremlægge forslag for udvalgene på disse områder samtidig med fremlæggelse af evalueringen af erfaringerne fra forsøget i Ørestad. Økonomi Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt at opgøre en præcis effektiviseringsgevinst ved samtænkning af materialeindkøb, logistik og it-løsninger i det foreslåede forsøg i Ørestad. På længere sigt forventes det, at der opnås driftsbesparelser gennem fælles administrative procedurer og ved at samle biblioteksbetjeningen på færre lokaliteter. Den langsigtede besparelse vil blive fordelt mellem forvaltningerne efter nøgletallene for finansieringen af ordningen. Videre proces Der nedsættes i KFF og BUF en projektgruppe, der har følgende opgaver: udarbejdelse af dispensationsansøgninger for forsøget, udformning af samarbejds- og driftsaftale og model for evaluering. Carsten Haurum Else Sommer bilag