Status på det samlede forandringsprogram i BUF

Børne- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 24. januar 2007

 

 

10.      Status på det samlede forandringsprogram i BUF

  J.nr. 2007-2861

 

 

 

Udvalget skal drøfte og i givet fald tage den kvartalsvise statusrapportering på det samlede forandringsprogram i forvaltningen til efterretning.

 

Beslutning

 

 

Problemstilling

På BUU's møde den 25. oktober 2006 blev det vedtaget, at der skal gennemføres et samlet forandringsprogram for BUF.

 

Forandringsprogrammet består af fire udvalgte hovedområder/delprogrammer: Faglighed For Alle (FFA), Økonomisk Balance, Økonomistyring og Organisation.

Det overordnede politiske ansvar for programmet ligger i BUU, der modtager månedlig rapportering om fremdriften i den økonomiske genopretningsplan, omfattende de to delprogrammer "Økonomistyring" og "Økonomisk Balance" og en kvartalsvis rapportering på det samlede forandringsprogram.

LØSNING

I det følgende gives en overordnet status på de fire delprogrammer for perioden primo november 2006 (opstart på forandringsprogrammet) til primo januar 2007. For en mere detaljeret gennemgang af delprogrammernes resultater i perioden henvises til bilagene.

 

Faglighed For Alle

Der blev opstillet følgende leverancekrav frem mod primo januar 2007:

 

·        en programorganisering, der hensigtsmæssigt understøtter gennemførslen af FFA initiativerne

·        en programstyring der følger op på alle initiativer, og måler fremdrift

·        handlingsplaner for alle initiativer

·        en klar afgrænsning af omfanget, herunder hvilke projekter der inkluderes i projektorganiseringen, dvs. hvorledes forvaltningens FFA beslægtede indsatser håndteres

 

FFA delprogrammet har leveret i henhold til de ovenstående krav, og FFA projektorganisationen er nu en realitet. De enkelte FFA initiativer står klar til igangsættelse efter programmets oprindelige tidsplan og kommissorier for de enkelte initiativer. Der er den forventede faglige fremdrift i programmet. Med hensyn til måling er der fremlagt en nulpunktsanalyse, som effekterne af enkeltindsatserne vil blive målt imod, efterhånden som initiativerne iværksættes.

 

Organisering

Der blev opstillet følgende leverancekrav frem mod primo januar 2007:

 

·        faglig udviklingsstrategi indeholdende, bl.a. afdækning af BUF's kerneydelser og nuværende målsætninger

·        organisationsstruktur indeholdende, bl.a. forslag til en ny overordnet organisationsstruktur med forslag til opgaveplacering, rolle og ansvars beskrivelser

·        ledelsesstruktur indeholdende, bl.a. beskrivelser af roller og ansvar for ledere i BUF, en overordnet beskrivelse af ledelsesfora og udarbejdelsen af handlingsplaner

·        styringsmodel og kvalitetssikring indeholdende, bl.a. en overordnet styringsmodel, et overblik over de ydelser, der bør indgå i kvalitetssikringen med tilhørende parametre, en overordnet beskrivelse af roller og ansvar i styringsprocessen og udarbejdelsen af handlingsplaner

 

Ved afslutningen af arbejdet primo januar 2007 blev ovenstående resultatkrav indfriet. Den videre proces i organisationssporet frem mod 1. april 2007 indebærer udarbejdelse af BUF's strategiske grundlag (mission og vision), som vil indgå som strategisk ramme i forbindelse med budgetseminariet i marts. BUU forventes på mødet den 7. februar 2007 at blive orienteret om forslag til organisationsstruktur, som skal godkendes i Økonomiudvalget (ØU) og Borgerrepræsentationen. Udvalget vil desuden i foråret 2007 få forelagt forslag til en styringsmodel og kvalitetssikring som et grundlag for BUF's årlige styringsproces. Der er desuden udarbejdet en oversigt over afbureaukratiseringstiltag, der vil blive analyseret nærmere og forelagt i 2. kvartal af 2007.

 

Det fortsatte arbejde med ledelsesstrukturen afventer implementering en af den endelige organisation.

 

Økonomistyring

Der blev i forbindelse med opstarten på Økonomistyringsdelprogrammet opstillet følgende leverancekrav frem mod primo januar 2007:

 

·        indsatsområderne fra 23-punktsplanen skal behandles i henhold til den udmeldte plan, dog således at leverancerne indarbejdes i delprogrammerne "Økonomi-styring" og "Økonomisk Balance"

 

·        særlige udvalgte økonomistyringsområder skal analyseres og beskrives med henblik på at identificere de væsentligste problemer i den nuværende styring

 

·        der skal opstilles målsætninger og økonomistyringsprincipper som referenceramme for udviklingen af den fremtidige økonomistyring

 

·        der skal etableres et overordnet design af den fremtidige økonomistyring, herunder bevillings- og budgetstyring forstået ved placering af budgetansvar, roller og ansvar ved budgetudmelding og budget- og aktivitetsopfølgning, proces for udarbejdelse af regnskabsprognoser m.m.

 

·        der skal implementeres en ny kontoplan pr. 1. januar 2007

 

·        der skal udvikles "her og nu" ledelsesrapportering indeholdende finansiel rapportering, som giver et troværdigt og aktuelt billede af forvaltningens økonomiske status

 

Økonomistyrings-delprogrammet har leveret i henhold til de ovenstående krav. Mange af indsatspunkterne fra 23-punktsplanen er gennemført i forvaltningen og de øvrige punkter er styringsmæssigt indarbejdet i aktivitetsplanerne for delprogrammerne "Økonomistyring" og "Økonomisk Balance". Der er udarbejdet et udkast til ledelsesrapportering, som sættes i drift primo februar måned baseret på regnskabstallene fra januar måned.

 

Delprogrammet vil frem mod 1. april 2007 arbejde på at iværksætte den nye økonomistyringsmodel. Der skal således eksempelvis foretages en nedbrydning af bevillingsområderne til afgrænsede og styrbare interne budgetansvarsområder, baseret så vidt muligt på gennemsigtige aktivitetsprognoser, dvs. mængder og enhedspriser. Der skal foretages en systematisk puljesanering med henblik på fremover at indarbejde puljemidler i de årlige budgetudmeldinger.

 

 

Økonomisk Balance

Følgende primære aktiviteter er gennemført:

 

·        på BUU-mødet den 10. januar 2007 blev notat om redegørelse for årsagerne til de økonomiske problemer drøftet

 

·        der er udarbejdet overblik over den økonomiske status for skoler og institutioner

 

·        Der er gennemført kvalificeret ansættelsesstop i centralforvaltningen og i distrikterne. Ansættelsesstoppet ophører den 31. marts 2007.

 

·        der er iværksat administrative besparelser i forvaltningen, herunder nedlæggelse af 46 stillinger

 

·        der er tilvejebragt et overblik over, hvordan puljerne er knyttet op imod lovgivning m.m., og dermed i hvilket omfang de kan nedlægges

 

·        forvaltningens samlede budget og budget udmeldt til forvaltningens forskellige enheder og puljer m.m. er afstemt, og en manko på 137,2 mio. kr. er identificeret

 

I første kvartal af 2007 vil der blive udarbejdet et forslag til en samlet finansiering af det udmeldte 2007 budget. Arbejdet med oprydning af forkerte feriepenge, pensioner og øvrige udestående vil fortsætte. Alle delaktiviteter i forbindelse med oprydningen med undtagelse af oprydningen af feriebalancer forventes afsluttet i foråret 2007. Forvaltningen vil endvidere arbejde på at skabe et grundlag for budgetseminaret for BUU ultimo marts 2007.

 

ØKONOMI

-

 

VIDERE PROCES

Rapporteringen om den økonomiske genopretning fremsendes til ØU. Næste status for det samlede forandringsprogram bliver udvalgsmødet den 18. april 2007.

 

Bilag

1. Faglighed For Alle: Bilag 1.1 – 1.4 - Optrykt

2. Organisering: Bilag 2.1 – 2.3 - Optryk

3. Økonomistyring: Bilag 3.1 - 3.3 - Optrykt

4. Økonomisk Balance: Bilag 4 - Optrykt

 

 

 

 

 

                                                           Else Sommer

                                                                                                     Kurt G. Jensen