Budgetoverførsel i forbindelse med omorganisering af kommunens køretøjer og indkøb af miljørigtige køretøjer - FÆLLESINDSTILLING ALLE FORVALTNINGER

7. Budgetoverførsel i forbindelse med omorganisering af kommunens køretøjer og indkøb af miljørigtige køretøjer - FÆLLESINDSTILLING ALLE FORVALTNINGER (2011-35418) Der oprettes en central enhed i Teknik- og Miljøforvaltningen, der fælles for forvaltningerne skal varetage opgaver vedrørende udbud og indkøb af el- og brintbiler under 3,5 t samt udarbejde information til forvaltningerne om f.eks. transportplaner og styringsværktøjer. Det er fortsat forvaltningerne, der har det overordnede ansvar for drift og planlægning samt at indhente de pålagte besparelser. INDSTILLING OG Beslutning Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, at fra 1. januar 2011 skal alle personbiler, som kommunen køber, være el- eller brintbiler, og at målet er, at 85 pct. af kommunens personbiler i 2015 enten skal køre på el eller brint, som vedtaget i Klimaplan for Københavns Kommune i 2009 i Borgerrepræsentationen at forvaltningerne indtil udgangen af 2011 kan leje eller lease konventionelle personbiler eller forlænge leje- eller leasingkontrakter til udgangen af 2011, da markedsudbuddet af el- og brintbiler ikke forventes at have nået til et tilstrækkeligt niveau før tidligst midten af 2011 at der etableres en central enhed med 5 årsværk i Teknik- og Miljøforvaltningen, der blandt andet skal varetage udbud og indkøb af miljørigtige køretøjer samt administrere kommunens køretøjer under 3,5 t. De samlede udgifter fordeles på forvaltningerne på baggrund af antallet af køretøjer pr. 2009. Teknik- og Miljøforvaltningen, Beskæftigelses og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Socialforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at henholdsvis Teknik- og Miljøudvalget, Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, Børne- og Ungdomsudvalget, Kultur- og Fritidsudvalget, Socialudvalget, Sundheds- og Omsorgsudvalget og Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, at der i 2011 overføres 1,3 mio. kr. (2011 p/l) til Teknik- og Miljøforvaltningens bevilling Ordinær drift, funktion 6.45.41.1 til dækning af forvaltningens udgifter til Den centrale enhed, med modpost på de øvrige udvalgs rammebelagte drift jf. fordelingsnøglen i tabel 1 i økonomiafsnittet, og at der fra 2012 og frem overføres 2,6 mio. kr. (2011 p/l) til Teknik- og Miljøforvaltningens bevilling Ordinær drift, funktion 6.45.41.1 til dækning af forvaltningens udgifter til Den centrale enhed, med modpost på de øvrige udvalgs rammebelagte drift jf. fordelingsnøglen i tabel 1 i økonomiafsnittet. Problemstilling I forbindelse med budget 2010 blev der besluttet besparelser for indkøb af kommunens køretøjer, som betyder, at det samlede indkøbsbudget skal reduceres trinvist frem til 2013 med mere end 50 pct. Samtidig fremgår det af Københavns Klimaplan, at der fra 2011 kun skal købes el- og brintbiler således, at andelen af el- og brintbiler udgør 85 pct. af Københavns Kommunes samlede bilpark i 2015. For at leve op til disse krav er der gennemført et fælles udbud af køretøjer under 3,5 t for kommunen for at sikre billigere aftaler. Endvidere er det forvaltningernes ansvar at driftsoptimere og ændre transportvaner for at indhente de pålagte besparelser. Forvaltningerne har på et møde den 16. december 2010 fået forelagt to modeller til den fremtidige organisering og styring af vognparken - model 1 (forvaltningsstyring) og model 2 (central styring). Forvaltningerne besluttede at følge model 1, hvilket medfører, at der skal afsættes 5 årsværk i Teknik- og Miljøforvaltningen til håndtering af kommunens køretøjer samt til håndtering af kommunens indkøb af miljørigtige biler. Løsning Den centrale enhed i Teknik- og Miljøforvaltningen skal varetage udbud af indkøb og serviceydelser, gennemføre e-auktioner samt sikre modtagelse, tjek og fordeling af nyindkøbte biler. Endvidere skal enheden registrere indkøb af købte køretøjer, opbygge en database over alle køretøjer samt koordinere og formidle viden til forvaltningerne om f.eks. transportplaner og styringsværktøjer. Forvaltningerne ejer fortsat selv køretøjerne, men såfremt der skal købes nye køretøjer eller sælges køretøjer, skal det gøres via den centrale enhed i Teknik- og Miljøforvaltningen. Forvaltningerne står selv for afhentning af det reserverede køretøj, overtager ansvar for service mv. Den centrale enhed i Teknik- og Miljøforvaltningen skal alene varetage opgaver vedrørende kommunens køretøjer under 3,5 t, dvs. personbiler og mindre varevogne, der kan håndtere op til 9 personer. Teknik- og Miljøforvaltningen har udarbejdet et forslag til en organisering af indkøb og drift af køretøjer under 3,5 t, som vil medvirke til at sikre en driftsoptimering og en overgang til miljørigtige køretøjer. Denne organisering indebærer, at der oprettes en central enhed i Teknik- og Miljøforvaltningen, som på sigt overtager ejerskab af køretøjerne, foretager indkøb/leasing og sikrer service, samt administrerer og styrer vognparken. Forvaltningerne bestiller køb og leasing af biler under 3,5 t hos denne enhed, der vil bestå af 5 årsværk. I den vedtagne Klimaplan 2009 er det besluttet, at der fra 1. januar 2011 kun skal købes el- eller brintbiler. I forbindelse med budget 2010 blev der besluttet yderligere besparelser, således at det samlede indkøbsbudget skal reduceres med 50 pct. i 2013. Dette vil medføre væsentlige udfordringer for den daglige drift i nogle af forvaltningerne, når disse besparelser hentes i indkøbsbudgetterne. Forvaltningerne har derfor besluttet, at der i 2011 ikke skal købes 100 pct. el- og brintbiler i 2011, men 50 pct. i 2011, 75 pct. i 2012 og 100 pct. i 2013, men at målet om at 85 pct. er el- eller brintbiler i 2015 opretholdes. For så vidt angår ambitionen om alene at indkøbe elbiler i 2011 er det aftalt at afvente køb af nye biler til sommeren 2011, hvor elbilproduktionen forventes at være nået et tilfredsstillende niveau. Aktuelle udfordringer i vognparken i 2011, som ikke kan afvente markedet for el- og brintbiler, løses ved hjælp af brug/forlængelser af leasingaftaler. Økonomi De samlede udgifter pr. år til den centrale enhed i Teknik- og Miljøforvaltningen er opgjort til i alt 3,8 mio. kr., hvoraf 3,0 mio. kr. udgør løn til 5 årsværk inkl. overhead og 0,8 mio. kr. er afsat til drift (husleje samt modtagelse, tjek og fordeling af nyindkøbte køretøjer mv.). De samlede udgifter fordeles på forvaltningerne på baggrund af antallet af køretøjer pr. 2009 og fremgår af nedenstående tabel 1. Tabel 1. Fordelingsnøgle og beløb (2011 p/l) pr. forvaltning Antal køretøjer i 2009 under 3,5 t Procentvis fordeling Beløb, mio. kr. Beskæftigelses- og Integrationsudvalget 51 5,4 0,2 Børne- og Ungdomsudvalget 94 10,0 0,4 Kultur- og Fritidsudvalget 51 5,4 0,2 Socialudvalget 183 19,5 0,7 Sundheds- og Omsorgsudvalget 140 14,9 0,6 Teknik- og Miljøudvalget 286 30,5 1,2 Økonomiudvalget 2 0,2 0,0 Beredskabskommissionen 110 11,7 0,4 Koncernservice (Økonomiudvalget) 22 2,3 0,1 I alt 939 100,0 3,8 Årlig overførsel til Teknik- og Miljøudvalget 2,6 Anm.: Antallet af køretøjer er opgjort på baggrund af forsikringsoplysninger fra Koncernservice. Teknik- og Miljøforvaltningen har i dag 3 årsværk, der håndterer forvaltningens materiel. To af disse medarbejdere skal fremover indgå i den centrale enhed, hvilket svarer til den andel, som Teknik- og Miljøforvaltningen skal afholde. Som følge af, at den centrale enhed oprettes pr. 1. juli 2011 vil der i 2011 være halvårseffekt, hvilket medfører, at de øvrige forvaltninger skal overføre i alt 1,3 mio. kr. til Teknik- og Miljøforvaltningen, jf. tabel 2. Tabel 2. Overførsler til Teknik- og Miljøudvalget fra de øvrige forvaltninger 2011 2012 2013 2014 Mio. kr. (2011 p/l) 1,3 2,6 2,6 2,6 Budgettet placeres på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær drift, funktion 6.45.51.1. Videre proces Såfremt Borgerrepræsentationen godkender nærværende indstilling, forventes arbejdet med oprettelse af den centrale enhed til varetagelse af kommunens køretøjer igangsat umiddelbart efter beslutningen, med henblik på en oprettelse pr. 1. juli 2011. Else Sommer Anette Laigaard Lene Sillasen Hjalte Aaberg Carsten Haurum Claus Juhl Morten Binder bilag 1. Miljørigtige og færre kørertøjer i KK - fase 2 2. Oplysninger vedr. udvalgenes bevilling og funktion