Afrapportering af mål for sagsbehandling og service til borgerne

12. Afrapportering af mål for sagsbehandling og service til borgerne (2011-29088) Udvalget skal tage stilling til afrapportering til Økonomiudvalget af mål for sagsbehandling og service til borgerne (2. afrapportering). INDSTILLING OG Beslutning Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget, at rapporteringen til ØU af mål for sagsbehandling og service til borgerne godkendes Problemstilling Kommunens Borgerrådgiver anbefalede i sin beretning for 2008, at alle forvaltninger fastsætter forpligtende og synlige mål vedrørende sagsbehandling og service til borgerne. Borgerrepræsentationen besluttede den 10. juni 2009, at forvaltningerne skulle rapportere gældende mål for sagsbehandling og service til borgerne mhp. en samlet forelæggelse for Økonomiudvalget samt efterfølgende halvårlig afrapportering. I det følgende foretages en halvårlig opfølgning på svartider for henvendelser målrettet borgmesteren. Løsning Børne- og Ungdomsudvalget vedtog på sit møde den 27.januar 2010 at fastsætte mål om 100 % overholdelse af sagsbehandlingsfristerne på 10 dage for henvendelser til borgmesteren vedrørende tilbagemeldingsgarantien samt aktindsigtssager som anbefalet af Borgerrepræsentationen. På BUU mødet den 22.9.2010 (2010-126914) fik udvalget forelagt den først halvårlige opfølgning på svartider på henvendelser målrettet borgmesteren. Udvalget bekræftede ved behandlingen, at der fortsat ønskes et måltal om at 100 pct. af henvendelserne besvares inden for svarfristen på 10 dage og at udvalget ønsker halvårlige tilbagemeldinger herpå. BUF har siden forelæggelsen den 22.9.2010 lavet to stikprøveundersøgelser af svartiderne. For to tilfældigt valgte perioder 1. november 2010 ? 15. november 2010 og 15. januar 2011 ? 31. januar 2011 ser registreringen af svartider således ud: Antal svardage 0-10 11-12 13-15 16-20 20+ Henvendel- ser i alt Andel henvendelser besvaret inden for svar- fristen på 10 dage 1.november- 15. november 2010 44 1 0 1 0 46 95,7 pct. 15. januar ? 31. januar 2011 29 2 2 0 0 33 87,9 pct. I alt 73 3 2 1 0 79 92,4 pct. For stikprøveperioderne er henholdsvis 95,7 procent og 87,9 procent af borgerhenvendelserne besvaret inden for de fastlagte 10 dage. Selvom stikprøven ikke opfylder måltallet om 100 pct., må resultatet i begge perioder vurderes at være tilfredsstillende. 73 ud af 79 borgere har fået svar inden for 10 dage og ingen borgere har ventet i mere end 20 dage på et endeligt svar fra forvaltningen. Det bemærkes, at der i første afrapportering til BUU blev svaret inden for 10 dage i henholdsvis 34 procent og 92 procent af borgerhenvendelserne. Forvaltningen vurderer på denne baggrund, at sagsbehandlingen ift. borgmesterhenvendelser fra borgerne er inde i en god udvikling. Karakteristisk for de undersøgte perioder har været, at de består af blandede henvendelser, hvor der er sket inddragelse af et eller flere fagkontorer i besvarelsen. I første stikprøveperiode (november 2010) er der en overvægt af henvendelser om pladssituationen på dagtilbudsområdet, mens der i anden stikprøveperiode (januar 2011) er en overvægt af henvendelser om skolestrukturændringerne på Amager. Forvaltningen vil fortsætte bestræbelserne på at sikre en høj grad af overholdelse af sagsbehandlingsfristerne. Vedr. generelle tiltag til forbedring af sagsbehandlingen i forvaltningen henvises desuden til sagen om Borgerrådgiverens beretning 2009, som blev behandlet i BUU den 8. september 2010. Økonomi - Videre proces Økonomiudvalget orienteres om afrapporteringen efter BUUs behandling. Næste afrapportering forventes forelagt for BUU i 2. halvdel af 2011. Else Sommer /Thomas Hjortenberg bilag