BUU-mødeplan 2023

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at forslaget til mødeplan for Børne- og Ungdomsudvalget i 2023 - som beskrevet i afsnittet ”Løsning” nedenfor - godkendes.

Problemstilling

Ifølge §20, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse samt udvalgets forretningsorden, skal BUU for hvert regnskabsår træffe beslutning om en mødeplan, der angiver tidspunkter og sted for afholdelsen af møderne i udvalget.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet nedenstående forslag til mødeplan for udvalget i 2023. Forslaget er koordineret med Borgerrepræsentationens Sekretariat, øvrige udvalg m.fl. Der er i forslaget således taget højde for, hvordan møderne er placeret i forhold til at sikre smidig behandling af sagerne mellem de stående udvalg og Borgerrepræsentationen.

Udvalgets møder er med udgangspunkt i indeværende års mødeplan planlagt som en kombination af møder på forskellige tidspunkter på onsdage - fordelt under hensyntagen til øvrig mødevirksomhed. Forvaltningen foreslår, at udvalgets møder som udgangspunkt afholdes i udvalgsværelset på Rådhuset. Enkelte møder kan afholdes uden for Rådhuset. Udvalgets møder er som udgangspunkt planlagt til 3 timers varighed med ca. 3 ugers mellemrum. Behovet for mødetid vil dog løbende blive vurderet, hvorfor enkelte møder - hvis dagsordenen tilsiger det - kan forlænges eller forkortes på ad hoc basis. 

Forslaget til mødeplan indeholder en række ordinære udvalgsmøder. Herudover indgår afholdelsen af to budgetseminarer i forslaget og et møde med Handicaprådet samt to møder med HovedMED. Derudover indgår en strategidag for udvalget.

Udvalgsmøderne foreslås - på baggrund af mødeplanen for 2022 - afholdt på skiftende klokkeslæt, da dette vurderes at kunne opfylde de flestes behov.

Med udgangspunkt i ovenstående ser forslaget til mødeplan således ud (dage, hvor SUD forventes at holde møde er markeret med *):

11.1, kl. 13:00-16:00 BUU-møde.

1.2, kl. 12:45-13:45 BUU's møde med HOVEDMED og kl. 14:00-17:00 BUU-møde.

28.2-1.3 Budgetseminar (fra tirsdag til onsdag senest kl. 16:00).*

8.3, kl. 13:00-16:00 BUU-møde. 

29.3, kl. 14:30-15:30 BUU's møde med Handicaprådet og kl. 15:30-18:30 BUU-møde. 

26.4, kl. 08:30-11:30 BUU-møde.*

12.5, kl. 09:00-14:00 Strategidag for udvalget.

17.5, kl. 13:00-16:00 BUU-møde.*

21.6, kl. 08:30-11:30 BUU-møde.*

16.8, kl. 08:00-09:00 BUU's møde med HovedMED, kl. 09:00-12:00 BUU-møde.

25.8, kl. 08:00-19:00 (Budgetseminar, inkl. sommermiddag).

20.9, kl. 11:45-12:45 Fælles dialog-møde med SUD og kl. 13:00-16:00 BUU-møde.*

11.10, kl. 13:00-16:00 BUU-møde.*

15.11, kl. 13:00-16:00 BUU-møde.* 

6.12, kl. 15:30-18:30 (derefter juleafslutning).

Øvrig mødevirksomhed som involverer BUU - diverse dialogfora og dialog-møder med andre politiske udvalg - vil så vidt muligt blive placeret på onsdage. Det har været kutyme at afholde årligt dialog-møde med Socialudvalget (bl.a. om indsatser med fælles økonomi).

Der tages forbehold for ændringer af de angivne klokkeslæt, da disse grundet muligt medlemssammenfald med andre udvalg skal koordineres og fastlægges endeligt efter vedtagelse af det enkelte udvalgs mødeplan. Som følge heraf kan enkelte møder blive flyttet, fx til andre tidspunkter på onsdage. Der er ikke planlagt udvalgsmøder i uge 12 grundet forventede forhandlinger om overførselssagen 2022-23, i ugerne 35-37 hvor der forhandles budget for 2024, i uge 4 og 34 grundet ØU-budgetseminar samt i uge 24 grundet Folkemødet.

Udvalgets studietur i 2023 besluttes i en særskilt indstilling, men forventes afholdt i uge 8, evt. den 22.-24. februar 2023.  

Økonomi

Udgifterne til udvalgets møder afholdes på funktion 6.42.41.1 kommunalbestyrelsesmedlemmer.

Videre proces

Forvaltningen sørger for at booke Børne- og Ungdomsudvalgets medlemmer i henhold til mødeplanen, der tillige offentliggøres på kommunens hjemmeside - www.kk.dk - efter vedtagelsen.

Tobias Børner Stax                                                            Ellen Marie Vestager Riis