Digital platform på dagtilbudsområdet 0-6 år

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget godkender, at Københavns Kommune tilslutter sig Aula som digital platform på dagtilbudsområdet 0-6 år
2. at det bliver obligatorisk for kommunale institutioner at anvende Aula Dagtilbud
3. at Aula Dagtilbud bliver stillet til rådighed for de selvejende institutioner
4. at udvalget godkender budgetnotat til budget 2021 til dækning af implementeringsomkostninger ved overgang til Aula på dagtilbudsområdet 0-6 år (bilag 1)

Problemstilling

Kontrakten på Københavns Kommunes nuværende kommunikationsplatform på dagtilbudsområdet 0-6 år, KbhBarn, udløber til oktober 2020. Indgåelse af ny kontrakt er omfattet af udbudslovens regler for offentligt indkøb, hvorfor der skal foretages et udbud ved anskaffelse af ny kommunikationsplatform. Det vil dog være muligt at forlænge kontrakten i en kortere periode, såfremt forvaltningen ikke har påbegyndt et udbud eller tilsluttet sig Aula. Forvaltningen anbefaler at tilslutte sig Aula på dagtilbud sammen med landets øvrige kommuner, hvilket kan ske uden udbud, idet udbudsforpligtigelsen er afholdt af KL/Kombit.

Løsning

Aula er en fælleskommunal løsning, der allerede er implementeret på skoleområdet. Der er således tale om en it-løsning, som allerede er i drift. Ved også at anvende Aula på dagtilbudsområdet skabes der sammenhæng i et 0-18 års perspektiv og forældre med børn i både dagtilbud og skole vil fremadrettet kun have én indgang til kommunikation og således opleve et samlet overblik. 

Forvaltningen har lavet en sammenligning af daginstitutionernes nuværende system KbhBarn og Aula og vurderer, at Aula er en god afløser for KbhBarn. Aula er en sikker IT-løsning og kan understøtte den pædagogiske praksis i byens dagtilbud. Der vil altid være en opgave for sektoren ved skift fra et system til et andet. Derfor er der udarbejdet et budgetnotat til budget 2021 (bilag 1), der dækker implementeringsomkostninger.

KbhBarn er i dag implementeret meget forskellig på tværs af byen. Der vil derfor være nogle dagtilbud for hvem en overgang til Aula er en mindre ændring, mens det for andre vil være en stor forandring. Det foreslås, at der sikres en mere ensartet anvendelse. Såfremt budgetnotatet vedtages, vil det være muligt at understøtte institutionerne med praksisnær support gennem hele perioden.

Forvaltningen har været i dialog med bl.a. LFS og BUPL, der har været positive omkring overgangen til Aula. Dialogen har bl.a. bidraget med input omkring de funktionelle behov, så det sikres, at Aula opleves som en god afløser for KbhBarn.

Forvaltningen anbefaler, at de selvejende daginstitutioner tilbydes mulighed for at tilslutte sig Aula på samme vilkår som de kommunale daginstitutioner. Efter første dialog med sektoren tyder det på, at der er et ønske om at få digital understøttelse i de selvejende institutioner.

Alternativer til Aula

Såfremt udvalget ikke godkender Aula som digital platform på dagtilbudsområdet, kan der enten være et nyt udbud eller ingen digital løsning på dagtilbudsområdet.

I tilfælde af udbud og hvis en ny leverandør vinder udbuddet, vil der fortsat skulle implementeres et nyt system, hvilket vil kræve den samme finansiering til implementering som ved tilslutning til Aula, da overgangen til et nyt system altid vil kræve et ressourcetræk. Derudover vil der være udgifter til gennemførsel af udbuddet. 

Der er på nuværende tidspunkt ikke gennemført en markedsafdækning af kommunikationssystemer på dagtilbud, hvorfor det er uvist, hvor mange leverandører, der vil være interesseret i at byde. Kravene til IT-sikkerhed har ændret sig siden udbuddet af KbhBarn og det er derfor også uvist, om Assemble vil byde ind på et nyt udbud. 

Der er intet lovmæssigt krav om digital understøttelse af dagtilbudsområdet. Man kan derfor vælge, at institutioner ikke understøttes af et fælles IT-system. Institutionerne vil i så fald selv skulle finde redskaber til at styre medarbejderressourcer og registrere komme/gå-tider, som ellers vil være muligt via Aula og er det i KbhBarn i dag. Derudover skal der findes erstatninger for de eksisterende samarbejdsplatforme, hvor de pædagogiske medarbejdere kan dokumentere det pædagogiske arbejde. Det må derfor forventes, at personale og forældre skal bruge tid og ressourcer på at beslutte og udvikle nye systemer, hvilket også vil resultere i behov for støtte fra forvaltningen. Derudover skal det afdækkes, hvordan man kan give medarbejdere adgang til digitale pædagogiske redskaber som sprogvurderinger, såfremt at der ikke kommer en fælles digital platform. Det bemærkes, at digital anvendelse af de pædagogiske redskaber (TOPI og sprogvurdering) er besluttet af udvalget.

Økonomi

På baggrund af en analyse om at overgå til Aula, er det forvaltningens vurdering, at der skal findes finansiering til implementering, som skal anvendes til implementeringsstøtte samt redskaber til at understøtte det systematiske pædagogiske arbejde med børns sprog og trivsel. jf. bilag 1

Videre proces