Implementering af initiativer som opfølgning på undersøgelser fra Intern Revision og Borgerrådgiveren

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at den allerede igangsatte implementering af initiativer – benævnt som ”Kategori ”A” i bilag 1 – tages til efterretning.

2. at implementeringen af initiativer – benævnt som ”Kategori ”B” i bilag 1 – godkendes.

3. at den videre plan for implementering af initiativer – benævnt som ”Kategori ”C” i bilag 1 – godkendes.

4. at nye indsatser på HR-området for 2,0 mio. kr. finansieres varigt fra og med 2021 med hhv. 1,2 mio. kr. på bevillingsrammen ”Dagtilbud” og med 0,8 mio. kr. på bevillingsrammen ”Undervisning”, jf. økonomiafsnittets tabel 1.

Problemstilling

BUU behandlede den 25. november 2020 en sag om Intern Revision og Borgerrådgiverens undersøgelser af VVK C og besluttede i den forbindelse, at en række tiltag skulle igangsættes som opfølgning på sagen. I denne sag præsenteres en udrulningsplan for initiativerne. I planen indgår en række initiativer, der ikke kræver yderligere politisk behandling, når planen er godkendt og en række initiativer der kræver yderligere politisk behandling inden de kan sættes i værk.

Forvaltningen har orienteret HovedMED om udvalgets beslutninger i sagen om Intern Revision og Borgerrådgiverens undersøgelser. Både medarbejder- og ledelsessiden gav udtryk for, at undersøgelserne og behandlingen af dem opleves som manglende tillid til sektoren og skaber utryghed. HovedMED understregede også, at der er et stort behov hos både ledere og medarbejdere i dagtilbud og skoler i forhold til at blive bedre rustet til god dialog og samarbejde med forældre.

Centrale dele af de initiativer, der er besluttet, handler om øget HR-understøttelse i forhold til både konfliktmægling, ansættelser af ledere, styrket forældrekontakt mv. Samtidig er der jf. meldingen fra HovedMED stort behov for støtte og til et kompetenceløft til både ledere og medarbejdere i dagtilbud og skoler for at styrke dialog og samarbejde med forældre. Det kræver flere ressourcer i den centrale HR-enhed at kunne løfte de opgaver.

Løsning

Forvaltningen har gennemgået indsatserne i indstillingen og beslutningen fra behandlingen af sagen den 25. november 2020. Initiativerne er fordelt i tre kategorier:

1. Indsatser, som allerede er implementeret, og indsatser der blev godkendt med sagen den 25. november 2020 og håndteres ved tilretninger af vejledninger, procedurer og retningslinjer, der indfases løbende. Indsatserne kræver ikke yderligere behandling i BUU.
2. Indsatser der kan implementeres med godkendelse med denne sag
3. Indsatser hvor de konkrete løsninger kræver politisk drøftelse eller stillingtagen og vil blive behandlet i BUU over de kommende måneder.

Den samlede oversigt over alle initiativer og indsatser kan ses i bilag 1. Ved kvalitetsdrøftelsen i juni vil udvalget få en status på arbejdet.

Nedenfor gennemgås de initiativer, som udvalget vil få forelagt til beslutning eller drøftelse, alle indsatser fremgår af bilag 1. Indsatserne er fordelt under tre overskrifter,

1. Tilsyn, forældreinddragelse og børn med særlige behov
2. Central understøttelse
3. Styrket administrativ praksis

Tilsyn, forældreinddragelse og børn med særlige behov

En stor del af initiativerne omkring tilsynsprocessen, forældreinddragelse og -dialog kan implementeres ved justeringer og tilretninger af eksisterende vejledninger og retningslinjer jævnfør bilag 1. Den igangværende proces om styrket forældreinddragelse fastholdes.

På mødet d. 25. november blev der bestilt et budgetnotat med finansiering af skemalagt tid til personalet til arbejdet med handleplaner. Forvaltningen vil udarbejde et notat inden overførselssagen til eventuelt brug til overførselssagen 2020/2021 eller Budget 2022.

Central understøttelse

Initiativer om den centrale understøttelse, herunder understøttelse af ansættelser og øvrige personaleforhold knyttes til den igangværende oprettelse af en styrket HR-enhed i BUF. HR-enheden vil skulle varetage en del opgaver ud over den eksisterende portefølje, herunder udvikling og implementering af en konfliktmæglerfunktion. Det kræver flere ressourcer i den centrale HR-enhed, at kunne løfte de opgaver og give dagtilbud og skoler den støtte, de har brug for. Ressourcerne skal dels bruges til flere medarbejdere og dels bruges til køb af ekstern bistand og forløb hos eksempelvis AMK. Forvaltningen har i dag, som en del af understøttelsen af MED-organisationen, ressourcer og kompetencer til konfliktmægling på arbejdspladser målrettet ledere og medarbejdere. Disse ressourcer prioriteres pt. på understøttelse af forældresamarbejde, hvilket er en midlertidig løsning. Hvis der ikke afsætte ekstra ressource til de nye opgaver vil det kun være muligt at varetage konfliktmægling og kompetenceudvikling ift. forældresamarbejde i et meget begrænset omfang.

På mødet d. 25. november 2020 blev der bestilt en analyse af bedre rammer for ledelse af dagtilbud. Forvaltningen forbereder en analyse og drøftelse til budgetseminaret i februar 2021. Behovet for yderligere analyse og eventuelle modeller for tilpasning af organiseringen afklares på budgetseminaret. 

En styrkelse af ledelsen i dagtilbud vil desuden blive behandlet på dette møde, under dagsordenens punkt 5, Status og videre proces for ledelsesuddannelse dagtilbud.

Styrket administrativ praksis

Den styrkede administrative praksis vil blive knyttet til igangværende indsatser om ”God forvaltningsskik”.

D. 25. november 2020 besluttede BUU, at forvaltningen skal udarbejde et forslag til en central klageenhed på dagtilbuds- og skoleområdet. Forvaltningen udarbejder forslag til mulige løsninger som vil blive fremlagt for BUU på budgetseminaret februar 2021 med eventuelle finansieringsbehov til fremlæggelse i overførselssagen (systemunderstøttelse) og/eller budget 2022 (varig drift).

Økonomi

Finansiering af nye indsatser på HR området på 2,0 mio. kr. finansieres i 2021 med 1,2 mio.kr. på bevillingsrammen Dagtilbud og 0,8 mio. kr. på bevillingsrammen Undervisning. Pga. beløbets begrænsede størrelse foretages der ikke kompenserende besparelser i budget 2021, medmindre opfølgningen i regnskabsprognoserne viser behov for det. Fra 2022 og frem vil finansieringen indgå i forvaltningens budgetforslag 2022, som udvalget behandler på mødet 28.april 2021.

*Øgede indtægter er indikeret med negativt fortegn, mens reducerede indtægter er indikeret med positivt fortegn. Øgede udgifter er indikeret med positivt fortegn, mens reducerede udgifter er indikeret med negativt fortegn.

**Beløbene er angivet i 2021 p/l niveau.

Videre proces

Den videre behandling i udvalget vil ske som beskrevet i indstillingen, med følgende nedslag.

Tobias Børner Stax                                 /     Nina Hemmersam

Indstillingens1. at-punkt blev taget til efterretning.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt.

Indstillingens 3. at-punkt blev godkendt.

Indstillingens 4. at-punkt blev godkendt.

Det blev præciseret, at der under "videre proces" sigtes mod understøttelse ved HR-enhed i forbindelse med ansættelse af klyngeledere.