B-sag: Revisionsrapport vedrørende smarte investeringer i kernevelfærden

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller overfor Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at revisionsrapporten vedrørende smarte investeringer i kernevelfærden tages til efterretning

2. at forvaltningens handleplan godkendes

Problemstilling

Intern Revision har i overensstemmelse med revisionsplanen for 2018 foretaget en undersøgelse af ordningen vedrørende smarte investeringer i kernevelfærden. Formålet med undersøgelsen har været at vurdere, om designet for udmøntningen af smarte investeringer er tilrettelagt på en hensigtsmæssig måde og i overensstemmelse med intentionerne for ordningen. Endvidere har det været formålet at undersøge og vurdere, hvordan forudsætningerne for at benytte ordningen er implementeret i konkrete business cases, og hvordan der følges op på, at investeringsmidlerne anvendes som forudsat, og at effektiviseringerne realiseres som forventet.

Der er udtrukket cases fra alle forvaltninger. I Børne- og Ungdomsforvaltningen har det drejet sig om "Arbejdspladsen i Fokus" og "Book en plads", hvor Intern Revision specifikt har bemærkninger til førstnævnte.

For investeringscasen "Arbejdspladsen i Fokus" har Intern Revision henstillet til, at forvaltningen i forbindelse med puljeudmeldinger under investeringscasen i mere detaljeret grad dokumenterer, at investeringsmidlerne anvendes til formålet med casen.

Herudover har BUF - ligesom de øvrige forvaltninger - formuleret tiltag, der skal sikre, at de investeringscases, der igangsættes, er realistiske ift. fremdrift og implementering samt gevinstrealisering.

Revisionsrapporten er vedlagt som bilag 1.

Løsning

Arbejdspladsen i fokus

Udmøntede midler fra investeringspuljerne er underlagt kommunens bevillingsregler, hvilket indebærer, at midlerne skal anvendes i overensstemmelse med forudsætningerne og til formålet med bevillingen. I casen "Arbejdspladsen i fokus" fremfører Intern Revision, at en del af investeringsmidlerne er uddelt til skoler og daginstitutioner som puljemidler - og at der ikke foreligger dokumentation for, at de tildelte puljemidler er anvendt til formålet.

For at håndtere dette, vil forvaltningen fremadrettet implementere følgende arbejdsgange for at sikre, at kommunens bevillingsregler overholdes ved puljeudmeldinger i "Arbejdspladsen i fokus":

a) at programlederen kun puljeudmelder frikøb beskrevet i samarbejdsaftalerne, hvor det fremgår mere tydeligt, hvordan frikøbet er beregnet og hvilke medarbejdere, det drejer sig om

b) at fremadrettede betalinger af samtlige kontrakter med eksterne konsulenter går igennem programlederen

c) at udgifter bogført til mødeforplejning eller andet relateret til "Arbejdspladsen i fokus" på arbejdspladsen tydeligt fremgår er ”Arbejdspladsen i fokus”, så der kan trækkes posteringstekster eller bedes om dokumentation efterfølgende.

Forvaltningen vil også generelt have forøget fokus på, at der er indarbejdet forretningsgange som disse for at sikre, at bevillingsreglerne efterleves i alle cases og at udgifter konteres, så det er muligt at dokumentere, om udgifter knytter sig til en specifik case.

Handleplanen fremgår af rapportens side 7, jf. bilag 1.

Dokumentation for realisering af det økonomiske potentiale

Intern Revision fremfører, at en investeringscase - på trods af eventuelle formelle mangler - alligevel godt kan have opnået målet med investeringen, således at casen i realiteten har været en succes. 

BUF har i den forbindelse fremført, at forvaltningen igennem de sidste år haft stort fokus på implementering i bund i alle tiltag, herunder investeringscases. Det indebærer en tydelig fordeling af ansvar - og ledelsesansvar - for projekters fremdrift. Forvaltningen vil fremadrettet have endnu større fokus på at inddrage relevante interessenter i planlægning af igangsættelse og implementering for at sikre, at der er opsat realistiske ambitioner for eksekvering af investeringscases.

Dette fremgår af side 8 i rapporten, jf. bilag 1. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen følger op på bemærkningerne fra Intern Revision, jf. handleplanerne. Hvis det fremover vurderes, at en investeringscase ikke kan implementeres eller er væsentligt forsinket, vil forvaltningen vende tilbage til BUU herom.

Tobias Børner Stax                                                                 Sti Andreas Garde