B-sag: Status på indsatsen for bedre sagsbehandling i BUF

Udvalget skal tage stilling til status for indsatsen for bedre sagsbehandling i Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget tager status vedr. initiativer til forbedring af sagsbehandlingen til efterretning.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen besluttede på sit møde den 22. juni 2016, at fagudvalgene skal have en status for indsatsen for bedre sagsbehandling i de år, hvor Borgerrådgiverens FOKUS-evaluering af forvaltningernes indsatser for at forbedre sagsbehandlingen ikke finder sted.

Udvalget fik forelagt den seneste FOKUS-evaluering på mødet den 6. juni 2018. 

Løsning

Status for bedre kvalitet i sagsbehandlingen 

Børne- og Ungdomsforvaltningen driver og udvikler dagtilbud, skoler, fritids-, special- og sundhedstilbud. Forvaltningen har 70 skoler og over 700 institutioner.

Børne- og Ungdomsforvaltningen er således en udpræget serviceforvaltning, hvor fokus er på at skabe rammerne for, at alle københavnske børn og unge kan få en god udvikling, en udfordrende uddannelse og en sund opvækst, så de har det bedste grundlag for at trives og få et godt og meningsfuldt liv sammen med andre.

Børne- og Ungdomsforvaltningen træffer – i sammenligning med f.eks. Socialforvaltningen – relativt få myndighedsafgørelser.

Børne- og Ungdomsforvaltningen styres ud fra en tillidsbaseret ledelsesstrategi. Arbejdet for bedre kvalitet i sagsbehandlingen understøttes således systematisk i ledelsesdialogen i den dialogbaserede ledelsesstreng baseret på vurderinger af afvigelser, behovet for støtte samt med fokus på læring på tværs. 

I Børne- og Ungdomsforvaltningen ligger tyngden af borgerhenvendelserne decentralt på dagtilbud og skoler, som understøttes af de fem områder. Områderne håndterer desuden klager mv. fra borgere, som er utilfredse med de decentrale servicetilbud.

Et værktøj i arbejdet med at sikre kvaliteten i sagsbehandlingen i BUF er Borgerrådgiverens FOKUS-evaluering, jf. bilag 1. Antallet af klager i Børne- og Ungdomsforvaltningen er lavt ift. antallet af daglige brugere. Forvaltningen har i 2017 modtaget under 20 borgerhenvendelser til nærmere undersøgelse fra Borgerrådgiveren.

Forvaltningen kan konstatere, at når der indimellem sker fejl i sagsbehandlingen, drejer det sig primært om de såkaldte formalitetsfejl, såsom manglende svar og manglende overholdelse af reglerne om sagsbehandlingsfrister, partshøring og begrundelser.

Børne- og Ungdomsforvaltningen arbejder kontinuerligt på at konstatere og forebygge disse fejl i et bredt læringsperspektiv, jf. bilag 1.

Arbejdet omfatter navnlig følgende indsatser:

• Legal Compliance, dvs. sikring of overholdelse af regler om f.eks. journalisering, indhentelse, opbevaring of videregivelse af persondata, udveksling af oplysninger m.v.

   

• Registrering og dataformidling vedr. klagesager

  Forvaltningen har udarbejdet en fælles registreringspraksis, hvilket understøtter korrekt elektronisk registrering og formidling af data vedrørende klagesager. Disse data anvendes i ledelsesstrengen med henblik på konstatering af fejl og afvigelser, at vurdere behovet for

   

• Kompetenceudvikling af medarbejderne.

  Forvaltningen arbejder systematisk på at opkvalificere medarbejderne, så de har de fornødne kompetencerne til at varetage (særligt klage-) sagsbehandlingen, jf. ndf.

Blandt de øvrige initiativer, som medvirker til at styrke sagsbehandlingen i hele forvaltningen, kan endvidere nævnes intern sagsaudit og Legal Compliance Projektet på baggrund af de nye bestemmelser i EU's Databeskyttelsesforordning, jf. bilag 1

Læringsperspektiv og videndeling

Forvaltningen lægger særlig vægt på lærings- og videndelingsperspektiverne i de initiativer, der iværksættes for at sikre bedre kvalitet i sagsbehandlingen.

I arbejdet indgår opkvalificering af medarbejderne, så de har kompetencerne til bl.a. at håndtere vanskelige sagsforløb.

Medarbejderudskiftning, ændringer i regler mv. betyder, at der til stadighed er behov for at understøtte en opkvalificering af personalet. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Udvalget vil i første halvår af 2020 få forelagt resultaterne af Borgerrådgiverens kommende FOKUS-evaluering.

 

Tobias Børner Stax                  /Tine Weber

Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning på mødet den 19. juni 2019:

Indstillingen blev taget til efterretning.