Revisionsrapport – Analyse af økonomistyring på folkeskolerne

1. at udvalget tager Intern Revisions rapport og forvaltningens bemærkninger til rapporten til efterretning

Overordnede kommentarer til rapporten

De to grundlæggende uoverensstemmende konklusioner mellem IR og forvaltningen afspejler en basal forskel i tilgangen til ledelse mellem IR og BUF. I rapporten er fokus fra IR på at beregne det "korrekte beløb". Bevillingstildeling fremstår derfor som en teknisk øvelse, hvor det er muligt præcist at opgøre udgiftsbehovet til en elev. I dette perspektiv er ledelse fraværende, hvilket forvaltningen mener er rapportens store mangel. IR kritiserer forvaltningen for den usikkerhed, der ligger i, at skoleledere skal implementere effektiviseringer. Set fra forvaltningens side, så baserer den gældende styringsmodel sig netop på, at beslutningen tages så tæt på borgeren som muligt. Den mest optimale udnyttelse af ressourcerne opnås ved, at beslutningerne foretages tæt på brugerne, hvor skolelederen vurderer elevernes og klassernes behov og tildeler ressourcer efter dette. Forvaltningens vurdering er derfor, at IR's forslag til ændringer i tildeling af bevllinger både vil gøre ressourceudnyttelsen ringere samt være i modstrid med forvaltningens ledelsesgrundlag.

Forvaltningen vedkender, at der er et forbedringspotentiale i forhold til flere af de øvrige punkter, som IR rejser, eksempelvis indenfor ledelsesrapportering og den daglige økonomistyring. Forvaltningen arbejder løbende på at forbedre økonomistyring, ledelsesrapportering mv., og flere af de risici, som IR fremhæver, er således områder, hvor BUF allerede har igangsat initiativer. Fx har forvaltningen netop udviklet et nyt økonomistyringsværktøj til skolerne, hvor bl.a. mulighederne for at kunne årsagsforklare mer- eller mindreforbrug vil blive styrket. Forvaltningen vil i det videre arbejde inddrage IR’s konklusioner i det omfang, hvor det vurderes relevant.

Kommentarer til IR’s risikovurdering af budgetmodellen

I arbejdet med budgetmodeller har forvaltningen hidtil fastholdt, at det var væsentlige kriterier, at modellerne var gennemskuelige og ensartede, således at man undgik at få skabt unødigt bureaukratiske modeller. Dette er nogle principper som forvaltningen fortsat vil foreslå som gennemgående. Forvaltningen er dog enig i, at dette kan betyde, at der er risici, hvilket IR fremhæver i deres rapport, og forvaltningen tager således også IR’s kritik af budgetmodellen til efterretning.

Som følge af folkeskolereformen vil forvaltningen igangsætte et arbejde med henblik på at revidere den gældende budgetmodel. Som et led i dette arbejde vil forvaltningen inddrage de af IR rejste kritikpunkter. I særligt grad vil fokus være på at sikre en tilstrækkelig opfølgning på det decentrale forbrug. Et andet fokuspunkt vil være, at budgetmodellen skal sikre, at midlerne allokeres derhen, hvor opgaverne skal løses og at midlerne svarer til opgavernes kompleksitet.

Kommentarer til IR’s risikovurdering af økonomistyring og ledelsesrapportering

Forvaltningen arbejder i øjeblikket på, at forbedre formen for den gældende ledelsesrapportering, fordi forvaltningen deler revisionens opfattelse af, at der på dette område er potentiale for forbedringer. Som en del af overvejelserne i dette projekt vil forvaltningen inddrage de af IR rejste kritikpunkter.

Et af IR’s kritikpunkter angår forvaltningens brug af effektmål. IR peger på, at forvaltningen ikke i særlig stor udstrækning arbejder med effektmål. Forvaltningen tager denne kritik til efterretning og vedkender, at der hidtil ikke har været en systematisk opfølgning på effektmål, men at udviklingen af min lederside og den dialogbaserede ledelse muliggør en mere systematisk opfølgning på effektmål, hvor de kan knyttes til økonomiske nøgletal. På den måde skabes mulighed for en mere udbygget styring på effektmål end tilfældet var tidligere.  

IR peger endvidere på manglende årsagsforklaringer fra skolerne i forhold til deres prognoser. Forvaltningen er enig i, at årsagsforklaringer i mange tilfælde har været mangelfulde eller utilstrækkelige. I forbindelse med udvikling af et nyt økonomistyringsværktøj til skolerne vil mulighederne for at kunne årsagsforklare mer- eller mindreforbrug styrkes. Økonomistyringsværktøjet er under implementering på skoleområdet og forventes fuldt implementeret til i løbet af 2014.

IR rejser desuden kritik af manglende opfølgning i kvalitetsrapporter og anvendelsen af forvaltningens dialogbaserede ledelse. Forvaltningen er uenig i denne kritik. Gennem den dialogbaserede ledelse følger områdechefer og direktion konkret op på skolernes resultater på en række konkrete parametre. Disse parametre er løbende under udvikling.

Forvaltningen er uenig med IR i den grundlæggende præmis, som IR opstiller, hvor effekter er afgørende for, hvilke aktiviteter der igangsættes, og som ifølge IR igen er afgørende for hvilket budget, som skal tildeles. Således mener forvaltningen, at aktiviteter vil kunne gennemføres ud fra forskellige størrelser af bevillinger alt efter hvilket serviceniveau, der fastsættes politisk. På den baggrund er forvaltningen uenig med revisionen i, at den samlede økonomistyring er usikker

Forvaltningen vil inddrage de af IR rejste kritikpunkter i forhold til det løbende arbejde med at forbedre økonomistyringen og ledelsesrapporteringen.


                    Else Sommer                       /Sti Andreas Garde