B-sag: Revisionsrapport vedr. regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget godkender forvaltningens to handleplaner, der er udarbejdet til at imødekomme bemærkningerne i Deloittes revisionsrapport om regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2019 har kommunens eksterne revisor Deloitte foretaget revision af kommunens forretningsgange og interne kontroller på økonomiområdet.

Revisionens formål er at undersøge om området administreres i overensstemmelse med borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter. Derudover er formålet at foretage en kritisk gennemgang af forretningsgange og de kontroller, der er etableret på området. Deloitte konkluderer på baggrund af deres gennemgang, at der er sket en forbedring i forhold til deres revision i 2018, men at kommunens kontrolmiljø på flere områder endnu ikke giver en tilstrækkelig sikkerhed for, at fejl og mangler opdages eller forebygges. Rapporten fremgår af bilag 1.

Deloitte har afgivet bemærkninger til områder, hvor de anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser. Der er i alt 11 bemærkninger og observationer. Heraf er der to, der vedrører alle forvaltninger og ni der udelukkende vedrører økonomiforvaltningen. I tabel 1 ses en oversigt over Deloittes bemærkninger. Rød angiver en risiko, der anses for kritisk (prioritet 1). Her skal der udarbejdes handleplan, som skal godkendes af det ansvarlige udvalg. Gul angiver en væsentlig risiko (prioritet 2). Her skal der udarbejdes handleplan med anbefaling om, at det stående udvalg orienteres. Grøn angiver en risiko, der anses for mindre væsentlig (prioritet 3). Her skal ledelsen orienteres, men der er ikke krav om handleplan.

Tabel 1: Revisionsbemærkninger vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller

Løsning

Som det fremgår i tabel 1, er der i alt to bemærkninger, der vedrører alle forvaltninger, og som BUF derfor skal udarbejde handleplan til. Der er én rød bemærkning, som omhandler den af KS’ udførte stikprøvekontrol og substansrevision, og én gul bemærkning omhandlende forventninger og styringsinformation på de fælles administrative enheder. BUF har udarbejdet handleplaner til begge bemærkninger. Handleplanerne fremgår af bilag 2.

Videreført bemærkning vedr. den af KS udførte stikprøvekontrol samt substansrevision (Rød)
Bemærkningen omhandler den stikprøvevise bilagskontrol, som udføres af KS. Den består af kontrol af fakturaer, kvitteringer og lignende dokumenter, som kan være nødvendige som bevis for, at der faktureres korrekt ved indkøb og forretninger. Deloitte har i deres gennemgang, i lighed med KS egen stikprøvevise bilagskontrol, fundet, at der er fejl og mangler i bilagshåndteringen i bogføringerne i forvaltningerne. Disse fejl kan henføres til manglende dokumentation, ikke‐sigende konteringstekst og forkert momsbehandling. Deloitte henstiller til, at forvaltningerne sikrer, at der er tilstrækkelig dokumentation og sigende posteringstekster på alle bogføringer.

Børne- og Ungdomsforvaltningens handleplan
BUF’s handleplan består af følgende elementer:

• I tilknytning til en ny regnskabsinstruks, der blev implementeret i efteråret 19, vil der blive etableret en konteringsvejledning, så brugere af Kvantum understøttes bedre i korrekt registrering af bogføringsdata, herunder momsbehandling.
• Alle brugere af Kvantum, der registrer data eller godkender i faktura m.v., bliver orienteret om, at der skal foreligge behørig dokumentation og selvforklarende konteringstekst.
• Fra 2020 øges frekvensen af den hidtil kvartalsvise gennemgang af registreringsrammen ift. korrekt bogføring og afspejling af driftsaktiviteter til i stedet at være en månedlig opfølgning

Observation vedr. forventninger og styringsinformation på de fælles administrative områder (Gul)
Bemærkningen vedr. forventninger og styringsinformation på de fælles administrative områder omhandler implementeringen af bilag 1 til kommunens forretningscirkulære for ledelsestilsyn. Bilaget er udarbejdet af KS og er tiltænkt de ledere og medarbejdere i forvaltningerne, der har til opgave at udforme forvaltningens egne forretningsgange og kontroller. I bemærkningen påpeger Deloitte, at procedurer KS anbefaler i bilaget ikke i tilstrækkelig grad er implementeret i forvaltningerne på finansområdet.

I KS’ bilag er der på finansområdet oplistet fem risici, der skal oprettes procedurer for, når forvaltningerne tilrettelægger egne forretningsgange og kontroller. De vedrører hhv. kontrol af kreditors stamdata, når der oprettes forretninger med udenlandske leverandører, lukning af betalingskort, når medarbejdere ændrer funktion, korrekt bogføring ift. udgiftstyper og indenrigsministeriets kontoplan (IMK), korrekt udfyldelse af masseposteringsbilag forud for indsendelse til KS samt procedurer for tilstedeværelseskontrol af anlægsaktiver og sikring af, at alle forvaltningens anlægsaktiver bliver registreret korrekt.

Børne- og Ungdomsforvaltningens handleplan
Forvaltningen vil igangsætte og implementere følgende forretningsgange for de risici, der er oplistet i bilaget:

• Udenlandske leverandører skal godkendes af centerchef i tilfælde, hvor det ikke muligt at verificere udenlandsk leverandør til selskabsregister eller anden offentligt myndighedsregister.
• Kvartalsvis opfølgning af korrekt bogføring med udgangspunkt i PSP-element (kostbærer), artskonto og hovedfunktionskonti (IMK).
• Der etableres kontrol af indtastet data i masse-posteringsark.
• Der er i januar 2020 gennemført delvist tilstedeværelseskontrol af anlægsaktiver. Inden udgangen af april 2020 gennemføres der den resterende kontrol, så de registrerede aktiver i anlægskartoteket registreret pr. 31. december 2019 bliver kontrolleret 100%. Der foretages fremadrettet kvartalsvis tilstedeværelseskontrol af tilgange, der registres i anlægskartoteket.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiudvalget fik forelagt Økonomiforvaltningens handleplaner til godkendelse samt forvaltningernes handleplaner til orientering på deres møde d. 18. februar.

Tobias Børner Stax                              /Sti Andreas Garde