B-sag: Opdatering af samarbejdspapir mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen - FÆLLESINDSTILING KFF OG BUF

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget og Kultur- og Fritidsudvalget,

1. at samarbejdspapiret mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen godkendes, herunder at udlånet ændres, så skoler med idrætshal har udlån kl. 16.00-23.00 på hverdage og kl. 08.00-23.00 i weekender, og skoler uden idrætshal har udlån kl. 16.00-22.00 på hverdage og kl. 09.00-22.00 i weekender (bilag 1).

Problemstilling

De københavnske skolers udlån til folkeoplysende foreninger har hjemmel i folkeoplysningslovens § 21 og § 22 og er udmøntet i et administrativt samarbejdspapir mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen (Snitfladeaftale for håndtering af fritidsbrugere mellem skole, BUF og Lokaleudlån). Folkeoplysningsloven § 21 og § 22 foreskriver, at ledige offentlige lokaler skal stilles til rådighed for folkeoplysende foreninger og aftenskoler med det fornødne udstyr.

Foreningslivet skal således have adgang til klasseværelser, faglokaler og idrætshaller/-sale. At skolerne anvendes efter skoletid, går godt i spænd med kommunens visioner om fælles brug af kommunale kvadratmeter, samt at skolerne skal åbne sig for omverdenen. Det læner sig også op ad beslutning i Økonomiudvalget fra den 10. september 2019, hvor det i forbindelse med punktet ”Handleplan – Mere byggeri for pengene og smartere brug af m2” blev besluttet, at der skal arbejdes på en plan for at åbne skolerne for lokale, ikke-organiserede og foreningslivet efter skoletid, herunder forslag til driftsmodel.

I forlængelse af folkeskolereformen, beslutninger om at etablere idrætshaller på skoler, at samlokalisere fritidsinstitutioner og skoler, samt at flytte aftenskoler fra private til kommunale lokaler, er der et stigende pres på de københavnske skolers lokaler. Der er derfor behov for, at samarbejdspapiret, herunder udlånstiderne, ændres for at imødekomme uklarheder mellem foreninger og skoler samt for at håndtere det demografiske pres.

Samarbejdspapiret er ikke politisk vedtaget, hvilket har afstedkommet uklarhed og har afledt en stor variation af aftaler og udlånstider mellem Børne- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen. Det har givet anledning til usikkerhed og uklarhed blandt både skoler og foreninger.

Løsning

Samarbejdspapir

Samarbejdspapiret beskriver de opgaver, der er i relation til udlån af skolelokaler til folkeoplysende foreninger samt kommunale skolers brug af idrætsfaciliteter og svømmebade, og danner baggrund for det daglige samarbejde mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Samarbejdspapiret beskriver den kommunale forpligtigelse til at stille offentlige faciliteter til rådighed for folkeoplysende foreninger med det udstyr, der hører til lokalets daglige funktion.

Derudover har samarbejdspapiret til formål at beskrive opgaver og ansvarsfordeling i forbindelse med folkeoplysende foreningers brug af skolelokaler.

Følgende punkter er beskrevet og uddybet i samarbejdspapiret:

• Lovgrundlag
• Hvilke foreninger er omfattet
• Hvilke lokaler er omfattet
• Udstyr, indretning og inventar
• Ekstraudstyr, herunder bordopstilling
• Benyttelsesperiode og udlånstider
• Indkvartering, stævner etc.
• Foreningers forpligtelse ved benyttelse, herunder at udvise hensigtsmæssig adfærd, afstå fra hærværk samt efterlade døre og vinduer lukket
• Skiltning på den enkelte skole
• Aflysning ved renoveringer og skolens eget brug
• Rengøring
• Vagtkørsel fra Københavns Brandvæsen pga. alarm
• Adgangsforhold og alarm 
• Skolers lån af idrætsfaciliteter og svømmebade

Samarbejdspapiret er blevet præciseret på følgende punkter: Processen ved aflysninger i forbindelse med større og mindre renoveringer på skolerne er uddybet, hvilket har betydning for fritidsbrugerne. Derudover er det i forhold til alarmer og låsesystemer blevet tydeliggjort, hvem der er ansvarlig for hvad. Udfordringer vedrørende oprydning er også præciseret, hvilket i dag er en udfordring for både skolerne og foreningerne.

Endvidere er proceduren for skolers brug af Kultur- og Fritidsforvaltningens idrætsanlæg og svømmebade blevet tilføjet til samarbejdspapiret. Afsnittet er tilføjet med henblik på at give både kommunale skoler og idrætsanlæg et efterspurgt overblik over proceduren.

I forbindelse med opdateringen af samarbejdspapiret er skoleledere i Børne- og Ungdomsforvaltningen samt bydelschefer i Kultur- og Fritidsforvaltningen blevet inddraget.

I forbindelse med inddragelsen er der peget på udfordringer med at stille udstyr til rådighed for foreningerne, oprydningsdilemmaer og slitage samt gråzoner i forhold til ansvar, hvis noget går i stykker. Derudover er der peget på udfordringer med, når skoler aflyser foreningstider med kort frist, uklarhed i forhold til oprydning og rengøring og undren over forskellige udlånstider og -dage på skolerne. Foruden dette var der et ønske om en beskrivelse af skolers brug af idrætsfaciliteter.

Løsningen på de forskellige bemærkninger er indarbejdet i opdateringen af samarbejdspapiret.

Den største ændring i samarbejdspapiret omfatter udlånstider.

Udlånstider

Som følge af Folkeskolereformen besluttede budgetparterne i Budget 2015 at etablere fritidstilbud for de 6-9-årige tæt på skolen med henblik på at fastholde børn og unges trygge og aktive fritidsliv i en tid, hvor skoledagen bliver længere.

Ændringerne af udlånstiderne sker på baggrund af denne beslutning, da der i både skole- og fritidsinstitutionsregi er aktiviteter til senere på dagen i forhold til før folkeskolereformen. 

De ændrede udlånstider giver skoler og fritidsinstitutioner større fleksibilitet i forhold til at afvikle aktiviteter i de tidsrum, hvor der er børn enten på skolen eller i fritidsinstitutionen. Til gengæld skal alle skoler og fritidstilbud som udgangspunkt omfattes af samarbejdspapiret, således at foreningerne oplever ensrettede retningslinjer i forbindelse med adgang på skolerne. 

Udlånstider i skoler med idrætshal er ændret på hverdage fra kl. 15.00 – 23.00 til kl. 16.00 – 23.00 og i weekender fra kl. 9.00 – 23.00 til kl. 8.00 – 23.00. På skoler uden idrætshal er udlånstiderne ændret fra kl. 15.00 – 22.00 på hverdage til kl. 16.00 – 22.00. I weekenderne er der ikke foretaget ændringer, hvilket vil sige, at udlånstiden er kl. 9.00 – 22.00.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt opdateringen af samarbejdspapiret godkendes, vil det blive formidlet til alle relevante aktører. Den nye version – og de forskellige retningslinjer – vil via dialogmøder blive kommunikeret ud til Børne- og Ungdomsforvaltningen (skolerne) samt Kultur- og Fritidsforvaltningen (foreningerne), ligesom den vil være at finde på Opgaveportalen. Målet er at undgå uklarheder mellem skoler og foreninger, forskellige retningslinjer samt store lokale variationer af aftaler om udlånstider. Implementeringen er en forudsætning for, at samarbejdspapiret kommer ud at leve i den daglige praksis. Implementeringen vil finde sted i foråret 2020.

Økonomiudvalget har den 10. september 2019 besluttet, at Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen i samarbejde med Københavns Ejendomme skal udarbejde en plan for at åbne skolerne for lokale, ikke-organiserede og foreningslivet efter skoletid, herunder et forslag til en driftsmodel. Forvaltningerne er i færd med at udarbejde en plan herfor. Det opdaterede samarbejdspapir vil blive anvendt ifm. dette arbejde.

Mette Touborg                      Tobias Børner Stax