BUU mødeplan 2018

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at forslaget til mødeplan for 2018 godkendes

Problemstilling

Ifølge forretningsordenen for BUU skal der for hvert regnskabsår træffes beslutning om en mødeplan, der angiver tidspunkter og sted for afholdelsen af møderne i udvalget.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet nedenstående forslag til mødeplan for udvalget i 2018. Forslaget er koordineret med Borgerrepræsentationens Sekretariat og andre forvaltninger. Der er i forslaget således taget højde for, hvordan møderne er placeret i forhold til at sikre hurtig behandling af sagerne mellem de stående udvalg og Borgerrepræsentationen. Et ønske som Gruppeformandskredsen har lagt vægt på.

Udvalgets møder er planlagt som en kombination af tidlige og sene eftermiddagsmøder på onsdage. Forvaltningen foreslår, at udvalgets møder afholdes i udvalgsværelset på Rådhuset. Udvalgets møder er som udgangspunkt planlagt til 3 timers varighed med ca. 2-3 ugers mellemrum. Behovet for mødetid vil dog løbende blive vurderet, hvorfor enkelte møder - hvis dagsordenen tilsiger det - kan forlænges eller forkortes på ad hoc basis.

Forslaget til mødeplan indeholder 14 ordinære udvalgsmøder. Herudover indgår afholdelsen af to strategi- og budgetseminarer i forslaget og et møde med Handicaprådet samt to møder med HovedMED.

Udvalgsmøderne foreslås hovedsageligt afholdt fra kl. 13:00 til 16:00 samt fra kl. 16:00 til 19:00, da dette vurderes at kunne opfylde de flestes behov - men det vil være muligt for udvalget at vælge fx formiddagsmøder i stedet.

Med udgangspunkt i mødevirksomhed om eftermiddagen ser forslaget til mødeplan således ud:

17. januar  2018, kl. 16:00-19:00

21. februar 2018, kl. 13:00-14:00 (møde med HovedMED)

21. februar 2018, kl. 14:00-17:00

22.-23. februar 2018, budget- og strategiseminar (torsdag kl. 09:00 til fredag kl. 13.00) 

14. marts 2018, kl. 11:30-12:30 (fællesmøde med Socialudvalget)

14. marts 2018, kl. 13:00-16:00

4. april 2018, kl. 16.00-17:00 (møde med Handicaprådet)

4. april 2018, kl. 17:00-20:00

18. april 2018, kl. 13:00-16:00

2. maj 2018, kl. 16:00-19:00

23. maj 2018, kl. 13:00-16:00

6. juni 2018, kl. 13:00-16:00

15. august 2018, kl. 13:00-14:00 (møde med HovedMED)

15. august 2018, kl. 14:00-17:00

24. august 2018, budget- og strategiseminar (heldagsarrangement)

29. august 2018, kl. 13:00-16:00

26. september 2018, kl. 16:00-19:00

24. oktober 2018, kl. 16:00-19:00

14. november 2018, kl. 13:00-16:00

5. december 2018, kl. 16:00-19:00

Øvrig mødevirksomhed som involverer BUU - Dialogforum for Folkeskolen, Dialogforum for Dagtilbud 0-18, Dialogforum for Ungeområdet, dialogmøder med andre politiske udvalg vil så vidt muligt blive placeret på onsdage. Det har været kutyme at afholde årligt dialogmøde med Socialudvalget (bl.a. om indsatser med fælles økonomi), men også møder med fx Kultur- og Fritidsudvalget, Beskæftigelses- og Integrationsudvalget mv. kan komme på tale.  

Der tages forbehold for ændringer af de angivne klokkeslæt, da disse grundet medlemssammenfald med andre udvalg skal koordineres og fastlægges endeligt efter vedtagelse af det enkelte udvalgs mødeplan. Som følge heraf kan enkelte møder blive flyttet, fx til andre tidspunkter på onsdage. Der er ikke planlagt møder i uge 12 grundet forhandlinger om overførselssagen 2017-18, i uge 36, 37 og 38 grundet budgetforhandlinger, i uge 20 og 45 grundet BR-studietur, i uge 4 og 34 grundet ØU-seminar samt i uge 24 grundet Folkemødet.

Økonomi

Udgifterne til udvalgets møder afholdes på funktion 6.42.41.1 kommunalbestyrelsesmedlemmer.

Videre proces

Forvaltningen sørger for at booke Børne- og Ungdomsudvalgets medlemmer i henhold til mødeplanen, der tillige offentliggøres på kommunens hjemmeside - www.kk.dk - efter vedtagelsen.

Tobias Børner Stax                          /Tine Weber