Revisionsrapport om regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020

Der skal tages stilling til forvaltningens handleplan, der er udarbejdet for at imødekomme bemærkningerne i Deloittes revisionsrapport om regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller.

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget godkender forvaltningens handleplan, der er udarbejdet til at imødekomme bemærkningerne i Deloittes revisionsrapport om regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2020 har kommunens eksterne revisor Deloitte foretaget revision af kommunens forretningsgange og interne kontroller på økonomiområdet.

Revisionens formål er at undersøge, om området administreres i overensstemmelse med borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter. Derudover er formålet at foretage en kritisk gennemgang af forretningsgange og kontroller på området, og af hvorvidt forvaltningerne sikrer rettidig betaling. I 2020 har Deloitte desuden særligt fokus på beslutningen truffet af Økonomiudvalget om fremrykning af leverandørbetalinger som følge af COVID-19. Revisionsbemærkningerne skal derfor ses i lyset af, at forvaltningerne har skullet fremrykke betaling af fakturaer generelt for at bidrage til at styrke virksomhedernes likviditet, der ifm. COVID-19 nedlukningen har været hårdt ramt.

Deloitte har i 2020 tilrettelagt sin revision af området i to bølger hhv. ”Områder med væsentlig risiko for den løbende økonomistyring og regnskab 19” og ”Nøglekontroller”. Denne rapport vedrører førstnævnte.

Deloitte konkluderer på baggrund af gennemgangen, at der er sket en forbedring af den løbende fakturagennemgang ift. 2018 og 2019 i kommunen herunder i BUF. De bemærker dog, at det er utilstrækkeligt, at der fortsat er ubehandlede fakturaer, der burde være registret i regnskabet. Rapporten fremgår af bilag 1.

Deloitte har afgivet bemærkninger til områder, hvor de anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser. Der er i alt to bemærkninger. Den ene omhandler håndteringen af leverandørfakturaer. Den vedrører alle forvaltninger og er markeret med rød, hvilket angiver en risiko, der anses for kritisk. Her skal der udarbejdes en handleplan, som skal godkendes af det ansvarlige udvalg. Den anden vedrører fakturaer uden tydelig agent (tydelig ansvarlig aktør) og håndtering af indkøbsordre. Den er primært rettet mod ØKF, men vedrører også alle forvaltningerne. Den er markeret med gul, hvilket betyder den anses for væsentlig, og at det stående udvalg bør orienteres.

Bemærkning vedr. håndteringen af leverandørfakturaer (rød)
Deloitte henstiller til, at håndteringen af faktura i kvantum sker løbende, og at der sker rettidig betaling til kommunens leverandører. Bemærkningen vedrører fakturaer over 12 dage som burde være blevet bogført, og fakturaer der allerede er forfaldne til betaling (fakturaer over 30 dage). Derudover bemærker Deloitte, at ØU’s beslutning om at fremrykke betaling til leverandører for at sikre dem likviditet under covid-19 ikke er efterlevet tilstrækkeligt.

Bemærkning vedr. fakturaer uden agent og håndtering af indkøbsordre (gul)
Deloitte henstiller til, at forvaltningerne sikrer, at de ophobede fakturaer uden agent håndteres snarest muligt. Desuden bemærker Deloitte, at der snarest muligt bør foretages en oprydning i gamle indkøbsordrer, der mangler varemodtagelse og i indkøbsvogne, der mangler godkendelse.

Løsning

BUF har udarbejdet handleplaner til bemærkningerne som fremgår af bilag 2.

Handleplan til bemærkning vedr. håndteringen af leverandørfakturaer (rød)
Der er både tværgående tiltag og forvaltningsspecifikke tiltag iværksat til at håndtere den røde bemærkning om rettidig betaling af leverandørfakturaer.

Det tværgående tiltag består i indsatsen ”Betaling til tiden 3”, der indeholder 2 spor:

• 1. Udarbejdelse og implementering af arbejdsgang for struktureret opfølgning i forvaltningerne og på fakturapuljen
  
  
• 2. Implementering af milepæle pr. forvaltning for forfaldne fakturaer samt fakturaer modtaget efter 12-29 dage.

Den forvaltningsspecifikke indsats i BUF består bl.a. i implementering af opfølgningsprocesser, som defineret i ”Betaling til tiden 3”. Derudover er der i BUF en række løbende indsatser herunder central opfølgning på fakturaer med over 30 dages liggetid, opmærksomhed på fakturaer over 12 dage og opmærksomhed på forkert fordelte fakturaer og anormaliteter. Desuden er der en række forebyggende strukturelle tiltag som fx vejledninger og procesbeskrivelser og ugentlige rapporteringer, hvor der kan følges op på udviklingen i fakturapuljen.

Den forvaltningsspecifikke indsats består herudover i et generelt højt fokus på rettidig betaling og på at nedbringe fakturapuljen. I tabellerne nedenfor ses, at det samlede beløb af fakturaer med en liggetid på over 12 dage er gået fra et niveau på 31,8 mio. kr. til 11,5 mio. kr. i løbet af november. Det samlede beløb for fakturaer forfaldne til betaling er gået fra et niveau på 6,1 mio. kr. til 2,5 mio. kr. i løbet af november.

Tabel 1 og 2 - Udvikling i fakturapuljen i november 2020*

Liggetid >12 dage	05.11.20	12.11.20	19.11.20	26.11.20
Antal	637	631	542	486
Beløb (t. kr.)	31.867	34.898	34.862	11.512

Liggetid >30 dage	05.11.20	12.11.20	19.11.20	26.11.20
Antal	288	332	180	142
Beløb (t. kr.)	6.102	9.615	5.586	2.462

*Der er afgrænset til fakturaer, der ikke er på betalingsspær (fakturaer, der afventer afklaring) og fakturaer registreret i perioden 5. november – 26. november. Derfor kan tallene variere fra de tal, der fremgår af rapporten (bilag 1).

Handleplan til bemærkning vedr. fakturaer uden agent og håndtering af indkøbsordre (gul)
Ift. at adressere den gule bemærkning om fakturaer uden agent og håndtering af indkøbsordrer, er der ligeledes både tværgående og forvaltningsspecifikke initiativer. Det tværgående består i, at ØKF opdaterer bilag om forretningscirkulære for ledelsestilsyn, så det bliver handlingsanvisende i forhold til KS’ ledelsesrapporter om indkøbsordrer og i at KS vil udarbejde oversigt over, hvortil de tilbageværende fakturaer uden agent skal tilgå.

BUF vil sikre konkret oprydning og afslutning af de indkøbsordrer og indkøbsvogne som BUF har udestående. I BUF vil der derudover blive foretaget specifik opfølgning på de fakturaer, der på nu nuværende tidspunkt står uden agent og som tilgår BUF, når KS har udarbejdet oversigten.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiudvalget fik forelagt Økonomiforvaltningens handleplaner til godkendelse samt forvaltningernes handleplaner til orientering på dets møde den 8. december 2020.

 

 

Tobias Børner Stax
/Sti Andreas Garde 

 

 

 

 

Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning på mødet den 16. december 2020:

Indstillingen blev godkendt.