Standard for sagsbehandlingstider på PPR området

7. Standard for sagsbehandlingstider på PPR området (2009-112444) Børne- og Ungdomsudvalget skal tage stilling til igangsættelse af arbejdsgangsanalyser og arbejde der kan nedbringe sagsbehandlingstiderne på specialområdet. INDSTILLING OG Beslutning Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget godkender, at der i samarbejde med Socialforvaltningen iværksættes arbejdsgangsanalyser i to udvalgte PPR-distrikter at Børne- og Ungdomsudvalget godkender, at BUF bruger arbejdsgangsanalyserne som grundlag for at komme med forslag til initiativer der kan nedbringe sagsbehandlingstiden til maksimalt 4 måneder PROBLEMSTILLING I forbindelse med Børne- og Ungdomsudvalgets behandling af ?Revideret udmøntningsplan for Specialreformen? d. 3. juni 2009, har udvalget ønsket, at forvaltningen udarbejder måltal for sagsbehandlingstider på PPR området. Udvalgets ønske om at få måltal for sagsbehandlingstid falder helt i tråd med Danmarks Evalueringsinstituts anbefalinger i rapport om ?Visitationsprocessen til den vidtgående Specialundervisning?. Den understreger, at sagsbehandlingstiden er en betydelig faktor for forældrenes tilfredshed med visitationsprocessen, og at det er vigtigt at minimere sagsbehandlingstiden mest muligt af hensyn til elevernes trivsel og læring. Samtidig er det vigtigt at gøre opmærksom på, at der både op til beslutningen om at indstille til udarbejdelse af Pædagogisk Psykologisk Vurdering (PPV), samt under den efterfølgende sagsbehandlingsperiode foregår en løbende dialog mellem familien, skolen/daginstitutionen og PPR omkring den bedst mulige tilrettelæggelse af barnets tilbud i perioden, hvori PPV´en udarbejdes. Løsning De nuværende sagsbehandlingstider er ikke tilfredsstillende, hverken for børnene eller for deres familier. Der er derfor behov for at tage initiativer der kan nedbringe sagsbehandlingstiderne på specialområdet. For at få et godt grundlag for dette arbejde forslår forvaltningen, at der som led i Specialreformen igangsættes arbejdsgangsanalyser i to distrikter. Formålet med analyserne er: at der tegnes et billede af de nuværende sagsbehandlingsprocedurer i PPR at komme med forslag til metoder til at nedbringe sagsbehandlingstiden til fire måneder at skabe grundlag for at indføre arbejdsmetoder der nedbringer sagsbehandlingstiden i hele byen til 4 måneder at skabe grundlag for at vurdere, om det er hensigtsmæssigt at uddanne et antal medarbejdere i BUF i Lean-metoden Lignende analyser af sagsbehandlingen i Socialforvaltningens Socialcentre har vist, at der er betydelige effektiviseringsgevinster at hente: Mere effektiv visitation Bedre udnyttelse af møder Klarere ansvarsfordeling Øget gennemsigtighed i forhold til antal sager og forløb. For at kunne gøre brug af SOF?s erfaringer med lignende analyser, og fordi nogle af børnene og deres familier går igen hos både SOF og BUF, vil det være hensigtsmæssigt, at analyserne i de to distrikter foregår i samarbejde med SOF. Forvaltningen foreslår, at der i 2010 afsættes 0,5 mill. kr. til at gennemføre arbejdsgangsanalyse i de to PPR-distrikter og en efterfølgende implementering i resten af byen. Nyt informationssystem Der er behov for løbende at sikre, at måltallene for sagsbehandlingstiden overholdes. Til det brug vil forvaltningen benytte det Kommunale Informations system (KIS) som er under implementering. KIS erstatter det oprindelige PPR-system. KIS kan give sagsbehandlere bedre mulighed for at følge sager, herunder gøre opmærksomt på, når den maksimale sagsbehandlingstid nærmer sig. KIS kan desuden understøtte en ensartet sagsbehandling og give mulighed for at måle resultaterne af nye tiltag. BUF vil forestå diverse udtræk fra systemet til brug for analyser og generel LIS-rapporter. Økonomi Forvaltningen indstiller, at finansieringen i 2010 på 0,5 mill. kr. afholdes inden for den samlede ramme på specialområdet. Videre proces Såfremt Børne- og Ungdomsudvalget godkender denne indstilling vil forvaltningen hurtigst muligt igangsætte arbejdsgangsanalyser i samarbejde med SOF i to distrikter og arbejde på at komme med initiativer til nedbringelse af sagsbehandlingstiden. Børne- og Ungdomsforvaltningen vil fremlægge en sag for Børne- og Ungdomsudvalget i 3. kvartal 2010 med forslag til initiativer til nedbringelse af sagsbehandlingstiden, så målet om højst fire måneder kan nås. Else Sommer /Lise Poulsen bilag Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning den 16.12.2009 Indstillingen blev godkendt. Udvalget gjorde opmærksom på, at det er vigtigt, at forældrene i ventetiden orienteres om det forventede forløb.