BUU mødeplan 2021

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at forslaget til mødeplan for 2021 godkendes

Problemstilling

Ifølge §20, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse samt udvalgets forretningsorden, skal BUU for hvert regnskabsår træffe beslutning om en mødeplan, der angiver tidspunkter og sted for afholdelsen af møderne i udvalget.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet nedenstående forslag til mødeplan for udvalget i 2021. Forslaget er koordineret med Borgerrepræsentationens Sekretariat m.fl. Der er i forslaget således taget højde for, hvordan møderne er placeret i forhold til at sikre smidig behandling af sagerne mellem de stående udvalg og Borgerrepræsentationen.

Udvalgets møder er planlagt som en kombination af morgenmøder samt tidlige og sene eftermiddagsmøder på onsdage. Forvaltningen foreslår, at udvalgets møder som udgangspunkt afholdes i udvalgsværelset på Rådhuset, men at 2-3 møder dog afholdes på forvaltningens institutioner, jf. tidligere tilkendegivelser fra udvalget. Udvalgets møder er som udgangspunkt planlagt til 3 timers varighed med 3 ugers mellemrum. Som følge af forventet sagspres, så er 4 møder dog udvidet med én time til i alt 4 timer. Behovet for mødetid vil dog løbende blive vurderet, hvorfor enkelte møder - hvis dagsordenen tilsiger det - kan forlænges eller forkortes på ad hoc basis.

Forslaget til mødeplan indeholder en række ordinære udvalgsmøder. Herudover indgår afholdelsen af to budgetseminarer i forslaget og et møde med Handicaprådet samt to møder med HovedMED. Derudover er der afsat en dag til studie- og inspirationstur for udvalget.

Udvalgsmøderne foreslås afholdt morgen, eftermiddag og aften, da dette vurderes at kunne opfylde de flestes behov.

Med udgangspunkt i ovenstående ser forslaget til mødeplan således ud:

20. januar 2021, kl. 08:30-12:30 (forlænget med én time)

10. februar 2021, kl. 12:00-13:00 (møde med HovedMED)

10. februar 2021, kl. 13:00-16:00

24. februar 2021, budgetseminar (ONSDAG heldags arrangement, kl. 08.00-18.00) 

10. marts 2021, kl. 16:00-17:00 (møde med Handicaprådet)

10. marts 2021, kl. 17:00-20:00

7. april 2021, kl. 08:30-11:30

9. april 2021, studie- og inspirationstur (FREDAG heldags arrangement, kl. 08.00-18.00)

28. april 2021, kl. 08:30-12:30 (forlænget med én time)

19. maj 2021, kl. 13:00-16:00 

19. maj 2021, kl. 16:00-17:00 (møde med Socialudvalget)

9. juni 2021, kl. 16:00-19:00 (efterfulgt af et sommerarrangement)

11. august 2021, kl. 16:00-17:00 (møde med HovedMED)

11. august 2021, kl. 17:00-20:00

23. august 2021, budgetseminar (MANDAG heldags arrangement, kl. 08.00-18.00)

22. september 2021, kl. 08:30-12:30 (forlænget med én time)

13. oktober 2021, kl. 13:00-16:00

24. november 2021, kl. 13:00-16:00

15. december 2021, kl. 16:00-20:00 (forlænget med én time)

Øvrig mødevirksomhed som involverer BUU - Dialogforum for Folkeskolen, Dialogforum for Dagtilbud 0-18, Dialogforum for Ungeområdet, dialogmøder med andre politiske udvalg vil så vidt muligt blive placeret på onsdage. Det har været kutyme at afholde årligt dialogmøde med Socialudvalget (bl.a. om indsatser med fælles økonomi), men også møder med fx Kultur- og Fritidsudvalget, Beskæftigelses- og Integrationsudvalget m.fl. kan komme på tale.  

Der tages forbehold for ændringer af de angivne klokkeslæt, da disse grundet medlemssammenfald med andre udvalg skal koordineres og fastlægges endeligt efter vedtagelse af det enkelte udvalgs mødeplan. Som følge heraf kan enkelte møder blive flyttet, fx til andre tidspunkter på onsdage. Der er ikke planlagt udvalgsmøder i uge 12 grundet forhandlinger om overførselssagen 2020-21, i ugerne 35-37 hvor der forhandles budget for 2022, i uge 4 og 34 grundet ØU-budgetseminar samt i uge 24 grundet Folkemødet. Derudover friholdes en periode op til afholdelsen af kommunalvalget den 16. november 2021.

Økonomi

Udgifterne til udvalgets møder afholdes på funktion 6.42.41.1 kommunalbestyrelsesmedlemmer.

Videre proces

Forvaltningen sørger for at booke Børne- og Ungdomsudvalgets medlemmer i henhold til mødeplanen, der tillige offentliggøres på kommunens hjemmeside - www.kk.dk - efter vedtagelsen.

Tobias Børner Stax                          /Tine Weber