B-sag: Revisionsberetning 2022 vedr. årsregnskabet

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at forvaltningens bemærkninger og handleplaner til revisionsberetningen for 2022 godkendes.

Problemstilling

Regnskabet for 2022 blev godkendt af BUU på mødet den 8. marts 2023. Efter behandlingen i udvalgene er kommunens samlede regnskab blevet sendt til kommunens eksterne revisor Deloitte, for at blive gennemgået. Revisionens opgave er at vurdere, om regnskabet er retvisende, og om der er nogle risici i forbindelse med regnskabsprocesserne i forvaltningen.

Deloitte har nu fremlagt den samlede revisionsberetning for 2022, jf. bilag 2, og BUU skal tage stilling til forvaltningens forslag til handleplaner til løsning af forholdene på de områder, der påpeges i revisionsbemærkningerne, jf. bilag 1.

Deloitte har godkendt regnskabet uden forbehold og har i revisionsberetningen afgivet sine bemærkninger til regnskabet. Med beretningen har Deloitte givet to revisionsbemærkninger til kommunens regnskab. Bemærkningerne gives til områder, hvor Deloitte anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.

Der er to bemærkninger, som BUF skal udarbejde handleplaner til. Bemærkningerne omhandler:

1. Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller, der vedrører alle forvaltninger,
2. Igangværende anlægsprojekter, der - udover BUF - vedrører Teknik- og Miljøforvaltningen, Økonomiforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Socialforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Løsning

Med handleplanerne i bilag 1 forventes bemærkningerne håndteret til fremtidige beretninger.

Herunder gennemgås revisionsbemærkningerne, der vedrører BUF, samt BUF’s handleplaner.

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller

I lighed med tidligere år henstiller revisionen til, at alle forvaltninger skærper ledelsestilsynet og sikrer, at det kan påses, at betalingen/omposteringen er foretaget med et legitimt formål.

Forvaltningen har gjort e-læring om bilagsdokumentation obligatorisk for alle medarbejdere, der håndterer fakturaer i Kvantum. Derudover udfases Visa/Dankort, og Eurocard anvendes i stedet i videst muligt omfang. Ved at sænke Visa/Dankort transaktioner bliver administrationen nemmere, og processen med dokumentation i Kvantum forenkles. Endelig har forvaltningen i dialog med Koncernservice udarbejdet en vejledning til håndtering af udlæg og rejseafregning, der er implementeret i april 2023.

Igangværende anlægsprojekter

Jævnfør kommunens regler skal et anlægsprojekt være afsluttet og regnskabsaflagt senest med udgangen af regnskabsåret efter det år, anlægget er ibrugtaget. Det skal dog først ske efter en eventuel 1- årsgennemgang er gennemført.

Det ene manglende anlægsregnskab er udarbejdet, men mangler en formel godkendelse udvalget. Dette vil ske i 2. halvår af 2023. Fremadrettet vil anlægsregnskaber komme i udvalget rettidigt.

Politisk handlerum

Der er mulighed for ikke at godkende ovenstående handleplaner og bede om ændringer heraf.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Den samlede handleplan for kommunen med alle forvaltningers bidrag forelægges ØU - og efterfølgende forelægges ØU opfølgning på handleplanen.