Revisionsberetning 2016 vedrørende årsregnskabet

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget tager den eksterne revisions bemærkninger og anbefalinger til efterretning

2. at udvalget godkender forvaltningens bemærkninger og handlingsplaner til de konkrete punkter

Problemstilling

Regnskabet for 2016 blev godkendt i Børne- og Ungdomsudvalget på mødet den 29. marts 2016. Efter behandlingen i udvalget er regnskabet blevet sendt til kommunens eksterne revisor Deloitte for at blive gennemgået. Revisionens opgave er at vurdere, om regnskabet er retvisende, og om der er nogle risici i forbindelse med regnskabsprocesserne i forvaltningen. Deloitte har nu fremlagt den samlede revisionsberetning for 2016, jf. bilag 1.

Løsning

Deloitte har godkendt regnskabet uden forbehold og har i revisionsberetningen afgivet sine bemærkninger til regnskabet. Bemærkningerne gives til områder, hvor Deloitte anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Som følge heraf skal forvaltningerne på alle områder, der påpeges i revisionsbemærkningerne, iværksætte handlingsplaner, der skal løse forholdene.

Der er seks revisionsbemærkninger, som vedrører kommunen generelt, herunder Børne- og Ungdomsforvaltningen. Forvaltningen har udarbejdet handleplaner til områderne, jf. bilag 2-7. Der er ingen bemærkninger, der udelukkende vedrører Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Systemansvarlige for udbetalingssystemer

Kommunen har 46 udbetalings- og faktureringssystemer, der fortsætter i regi af Kvantum. For hovedparten af systemerne mangler der at blive udarbejdet en beskrivelse af forretningsgange og en risikovurdering. For Børne- og Ungdomsforvaltningen drejer det sig om to systemer - LARA, der benyttes af Ungdomsskolen og TRIO, der benyttes af skolerne. Forvaltningen har udpeget systemansvarlige, der har til opgave at udarbejde beskrivelserne og foretage en risikovurdering.  

Balanceposter

Der er to bemærkninger vedrørende afstemninger og periodiseringer.

Hvad angår afstemninger henstiller revisionen, at forvaltningerne kvalitetssikrer balancens poster. Dette arbejder foregår naturligt frem mod implementeringen af Kvantum i Børne- og Ungdomsforvaltningen, da Intern Revision kræver tilstrækkelig dokumentation for, at posterne kommer med i åbningsbalancen i Kvantum. Det betyder, at alle poster gennemgås og berigtiges i samarbejde med Koncernservice og enten dokumenteres eller afskrives. Det kan fx være tale om et gammelt tilgodehavende, der afskrives efter gældende regler.

I forhold til periodiseringer henstiller revisionen, at reglerne vedrørende håndtering af fakturapuljen efterleves. Fakturapuljen består af de fakturaer, der er modtaget i det ene regnskabsår og ikke er færdigbehandlede, inden regnskabsåret afsluttes. De periodiseres og påvirker driften året efter, når de behandles. Det skal forklares, hvad puljen indeholder i forbindelse med årsregnskabet. Revisionen vurderer, at forholdet ikke er væsentligt for kommunens samlede resultatopgørelse. Forvaltningen samarbejder med de øvrige forvaltninger omkring en proces, der sikrer korrekt håndtering af fakturapuljen.

Løndebitorer

Der er sket en stigning i løndebitorer fra 34,2 mio. kr. til 36,7 mio. kr. samlet set i kommunen, hvilket betyder, at tidligere eller nuværende medarbejdere skylder kommunen penge. Dette kan fx skyldes forkert udbetalt løn ved ophør af ansættelse, hvor en medarbejder har fået udbetalt en ekstra månedsløn. Det er ikke ensbetydende med, at alle pengene er tabt, og der pågår et arbejde med indkrævning af tilgodehavender. Revisionen henstiller i bemærkningen, at forvaltningerne indberetter rettidigt til Koncernservice, når en medarbejder stopper. Børne- og Ungdomsforvaltningen samarbejder med Koncernservice om, at indberetninger sker rettidigt og informerer de decentrale enheder om tidsfrister og regler.

Refusionshjemtagelsen

Revisionen kritiserer, at kommunen ikke i tilstrækkeligt omfang opnår den lønrefusion, som kommunen er berettiget til. Det kan være lønrefusion ved barsel, sygdom eller fleksjob. Kommunen har indført en ny refusionsmodel, der skal sikre, at enhederne hurtigere end tidligere får udbetalt refusion. Modellen er implementeret i juni 2017. Tidligere blev refusion udbetalt efterhånden som den kom ind fra Udbetaling Danmark eller bopælskommunerne, og den blev ofte udbetalt i større portioner med måneders mellemrum. Med den nye model får enhederne refusion hurtigere hver måned. Revisionen finder det positivt, at der indføres en ny refusionsmodel i kommunen og vil følge op på bemærkningen i 2017. Børne- og Ungdomsforvaltningen arbejder på at minimere antallet af for sene indberetninger og forventer, at den nye model vil bidrage positivt.

Kommunens regler for indkøb

Revisionen har generelt observeret, at kommunens indkøbsaftaler ikke er overholdt på mindre indkøb. Børne- og Ungdomsforvaltningen er opmærksom på dette og fører løbende kontrol. Flere forhold forventes at have en positiv effekt fremover. I takt med implementeringen af Kvantums indkøbsløsning opkvalificeres de medarbejdere, der foretager indkøb, og flere autoriseres til indkøb. Flere varer er nu tilgængelige i Netbutikken. Derudover informerer forvaltningen fortsat enhederne løbende om reglerne for indkøb.

Lukket bemærkning omkring børneattester fra 2015

Sidste år kritiserede revisionen, at det ikke i alle tilfælde kunne dokumenteres, at der var indhentet obligatoriske børneattester ved ansættelse af medarbejdere i enhederne. Børneattester skal sikre, at ingen medarbejdere, der tidligere er straffet for overgreb på børn, ansættes i en funktion med direkte kontakt til børn. Arbejdet med indhentning af den nødvendige dokumentation er tilendebragt, og bemærkningen betragtes fra revisionens side som afsluttet, jf. notat på BUU 10.5.2017 samt bilag 1.

Forvaltningen vil også fremover sikre i samarbejde med KS, at der indhentes børneattester inden nye medarbejdere påbegynder arbejdet.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Den samlede handlingsplan for kommunen fremlægges for Økonomiudvalget d. 15. august med forbehold for godkendelse i de enkelte fagudvalg. Besvarelsen oversendes herefter til Revisionsudvalget, der udarbejder den endelige revisionsbetænkning. Derefter kan regnskabet endeligt godkendes af Borgerrepræsentationen.

Tobias Børner Stax            /Sti Andreas Garde