Revisionsprotokollat 12/2005 - Revision af regnskab 2005

Børne- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 16. august 2006

 

 

15.      Revisionsprotokollat 12/2005 - Revision af regnskab 2005

  J.nr. 311422

 

 

INDSTILLING

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

 

at     udvalget godkender forslag til besvarelse til Revisionsdirektoratet

 

at     forvaltningen udarbejder en ajourført redegørelse om de forhold, der er beskrevet i protokollat 12/2005 – Årsrevisionsprotokollat til Børne- og Ungdomsudvalget vedrørende Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, som forelægges for udvalget i december 2006

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har den 15. juni 2006 fremsendt revisionsprotokollat nr. 12/2005 om revisionen af regnskab 2005 til Børne- og Ungdomsforvaltningen.

 

I henhold til revisionsvedtægtens § 12, stk. 4 skal udvalget besvare revisionsprotokollater snarest og senest 4 uger efter modtagelsen. Revisionsdirektoratet har dog givet udsættelse af denne tidsfrist med henvisning til sommerperioden.

 

Forvaltningen har udarbejdet forslag til besvarelse af bemærkningerne i revisionsprotokollatet.

 

Forvaltningen vil udarbejde en ajourført redegørelse om de forhold, der er beskrevet i protokollat 12/2005 – Årsrevisionsprotokollat til Børne- og Ungdomsudvalget vedrørende Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, som forelægges for udvalget i december 2006.

 

SAGSBESKRIVELSE

I revisionsprotokollat nr. 12/2005 om regnskabet for 2005 har Revisionsdirektoratet en række bemærkninger. Tallene refererer til kapitlerne i protokollatet. Forvaltningens forslag til svar følger derefter.

 

2.1 Økonomistyringssystemer:

 

2.1.1 Udvikling af økonomistyringen

 

Revisionsdirektoratet anfører, at forvaltningen har oplyst, at Økonomiudvalgets beslutning den 28. februar 2006 (ØU 63/2006) om, at Børne- og Ungdomsforvaltningen i samarbejde med Revisionsdirektoratet og Økonomiforvaltningen skal udarbejde en redegørelse for den nuværende styring i forvaltningen, har medført, at der ikke er foretaget opfølgning af benchmarkingen fra 2004.

 

Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, at forvaltningen ikke har sikret, at der blev udarbejdet handlingsplaner for udvikling af økonomistyringen og foretaget en opfølgning heraf.

 

2.1.2 Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet

 

Revisionsdirektoratet anfører, at det fremgår af Uddannelses- og Ungdomsudvalgets opfølgning den 14. december 2005 af årsrevisionsprotokollatet for 2004, at de resterende forretningsgange var fremsendt til Revisionsdirektoratet. Dog var der ikke udarbejdet en forretningsgang for sikkerhedsstillelser, da dette ikke er relevant for forvaltningen efter 1. januar 2006, idet de ejendomme som forvaltningen benytter overdrages til Københavns Ejendomme under Kultur- og Fritidsforvaltningen.

 

De udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser har ikke givet Revisionsdirektoratet anledning til bemærkninger.

 

Revisionsdirektoratet forventer, at Børne- og Ungdomsforvaltningen tager initiativ til den bebudede ajourføring af forretningsgangskonceptet i lyset af nye opgaver og organisering.

 

2.2 Løn

 

Revisionsdirektoratet anfører, at revisionen af lønområdet for 2005 omtales i årsrevisionsprotokollatet til Økonomiudvalget.

 

2.3 Anlæg

 

Revisionsdirektoratet anfører, at det ultimo 2005 modtog en opgørelse over løbende (aktive) anlægsbevillinger. Revisionsdirektoratet har sammenholdt opgørelsen med oplysningerne i Regnskab 2005 og derved konstateret, at opgørelsen indeholder 9 anlægsbevillinger, der ikke er medtaget i regnskab 2005.

 

Revisionsdirektoratet anfører endvidere, at forvaltningen i en indstilling af 8. december 2004 til Uddannelses- og Ungdomsudvalget (U 77/04) har oplyst, at der ikke var flere afsluttede anlægsbevillinger, der ikke var aflagt regnskab for.

 

Revisionsdirektoratet henstiller, at forvaltningen undersøger, om der er afsluttede anlægsbevillinger, hvor der burde have været udarbejdet anlægsregnskab. I givet fald henstilles det, at disse snarest udarbejdes.

 

Revisionsdirektoratets gennemgang af modtagne anlægsregnskaber har ikke givet anledning til bemærkninger.    

 

 

2.4 Tilskud og overførsler

 

Revisionsdirektoratet anfører vedrørende tilskud til Det Kongelige Opfostringshus og Den Thorupske Stiftelse (DKO), at Borgerrepræsentationen har bevillingsmyndigheden, og det fremgår ikke af forudsætningerne for bevillingen, som Borgerrepræsentationen har meddelt, at tilskud kan anvendes til nedbringelse af gæld til kommunen.

 

Efter Revisionsdirektoratets opfattelse kan udvalget derfor ikke træffe beslutning om, at overskud som følge af nedsat/manglende aktivitet hos tilskudsmodtager kan anvendes til nedbringelse af gæld til kommunen.

 

Revisionsdirektoratet har konstateret, at DKO for 2005 ud af et budget på 9 mio. kr. alene har modtaget et tilskud på 3,2 mio. kr., som er anvendt til dækning af afholdte udgifter på DKO.

 

 

2.5 Balancen:

 

2.5.1 Det omkostningsbaserede regnskab

 

Revisionsdirektoratet anfører, at direktoratet ved revisionen af balancen i det omkostningsbaserede regnskab for 2005 konstaterede, at der i anlægskartoteket fortsat henstår aktiver med en anskaffelsesværdi under 50.000 kr., som er bagatelgrænsen.

 

Revisionsdirektoratet henstiller, at anlægsaktiver under bagatelgrænsen udtages af anlægskartoteket.

 

Revisionsdirektoratet anfører endvidere, at direktoratet har konstateret, at der:

 

·        er fundet eksempler på, at varekøb over bagatelgrænsen ikke er noteret i anlægskartoteket

 

·        er fundet eksempler på, at anlægskartoteket ikke er ajourført med oplysning om den seneste offentlige vurdering af grunde og bygninger

 

·        er fundet eksempler på fejlagtige afskrivninger, som er fremkommet ved, at ikke-ibrugtagne anlæg er kategoriseret som ibrugtaget.

 

Revisionsdirektoratet henstiller, at fejlene berigtiges.

 

 

2.5.2 Den finansielle status 

Opfølgning af tidligere omtalte forhold

 

Revisionsdirektoratet anfører, at direktoratet i årsrevisionsprotokollatet for 2004 (7/2004) oplyste, at direktoratet i 2003 generelt havde hæftet sig ved, at der blandt andet var mangler med hensyn til statusspecifikationernes oplysninger om kontienes indhold, og at der i revisionsprotokollatet blev givet bemærkninger og henstillinger til flere konkrete forhold.

 

Revisionsdirektoratet henstiller, at Børne- og Ungdomsforvaltningens stillingtagen til direktoratets konkrete henstillinger for 2004 indgår i udvalgets besvarelse af dette årsrevisionsprotokollat.

 

Revisionsdirektoratet henstiller endvidere, at den tidligere bebudede oprydning af de statusposter, som blev overtaget i forbindelse med nedlæggelsen af forsøgsbydelene, og poster, der blev overtaget fra andre forvaltninger, snart færdiggøres, og at der som forudsat redegøres for resultatet af oprydningsarbejdet over for udvalget.

 

Revision af 2005

 

Revisionsdirektoratet anfører, at direktoratet har konstateret at forvaltningen ikke, som foreskrevet i kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ og forvaltningens egne forretningsgange, har udarbejdet afstemninger/specifikationer for samtlige konti i den finansielle status, at der blandt andet mangler specifikationer for hele lønområdet samt at flere af de modtagne afstemninger/specifikationer manglede fyldestgørende oplysninger til brug for validiteten af enkeltposterne.

 

Revisionsdirektoratet finder, at de anførte forhold er beklagelige.

 

2.6 Bevillingskontrol

 

a.

Revisionsdirektoratet konstaterer, at Børne- og Ungdomsforvaltningen, Økonomiforvaltningen og Revisionsdirektoratet har udarbejdet en redegørelse med 23 forslag til forbedring af økonomistyringen inden for folkeskole-, fritidshjem og klubområdet  til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget.

 

Revisionsdirektoratet tilkendegiver, at direktoratet vil følge Børne- og Ungdomsforvaltningens implementering af redegørelsens foreslåede initiativer til forbedring af økonomistyringen.

 

b.

Revisionsdirektoratet anfører, at i Uddannelses- og Ungdomsudvalgets regnskabsprognose for 2005 pr. oktober 2005 blev det vurderet, at merudgiften på det rammebelagte område drift ville blive ca. 93 mio. kr. og i Børne- og Ungdomsudvalgets reviderede regnskabsprognose for 2005 blev merforbruget på driftsområdet vurderet til 180 mio. kr.  

 

Revisionsdirektoratet konstaterer, at ifølge kommunens bevillingsregler kan væsentlige merudgifter i forhold til en rammestyret bevilling kun afholdes efter forudgående indhentet tillægsbevilling.

 

Revisionsdirektoratet finder, at der burde have været søgt Borgerrepræsentationen om tillægsbevilling til dækning af de forventede merudgifter

 

c.

Revisionsdirektoratet anfører, at tilbageføring af et regningskrav på 16,1 mio. kr., der vedrører fritidshjem og klubber i perioden 2000-2004, og hvorom forlig blev indgået i januar 2006, burde have været foretaget i supplementsperioden for 2005-regnskabet.

 

3. Andre opgaver

 

3.1. Revisorerklæringer

 

Revisionsdirektoratet anfører, at det har afgivet revisorerklæringer på 14 regnskabsopgørelser, hvor forvaltningen har modtaget tilskud fra en ekstern tilskudsgiver.

 

3.2 Rådgivning

 

Revisionsdirektoratet anfører, at direktoratet har deltaget i styregruppen og arbejdsgruppen for udarbejdelse af en redegørelse for styringen i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen mv.

 

3.3 Større undersøgelser

 

Revisionsdirektoratet anfører, at direktoratet har afgivet særberetning om Københavns Kommunes generelle økonomistyring.

 

4. Ledelsens regnskabserklæring

 

Revisionsdirektoratet anfører, at ledelsen har oplyst, at der dem bekendt ikke påhviler andre forpligtelser end de i regnskabet anførte, og citerer ledelsen for forbehold for manglende korrekt lønbogføring i 2004 og 2005 og den usikkerhed dette afspejler i regnskabet for 2005.

 

5. Revision af særlige tilskuds- og refusionsområder:

 

5.1. Udgifter i forbindelse med aktiveringstilbud og uddannelsesaktiviteter

 

Revisionsdirektoratet anfører, at direktoratet har konstateret, at et rådighedsbeløb, som skal opgøres for, at kommunen kan modtage refusion fra staten for personer, der er omfattet af visse bestemmelser i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, ikke er opgjort overensstemmende med regelgrundlaget.

 

Revisionsdirektoratet henstiller, at forvaltningen sikrer, at den endelige restafregning for 2005 udarbejdes på korrekt grundlag og anmoder forvaltningen om at undersøge, om dette også er sket for 2004.

 

5.2

 

Udgifter til dansk til voksne udlændinge m.fl.

 

Revisionsdirektoratet anfører, at direktoratet har kontrolleret, at opgørelsen udelukkende indeholdt undervisningstilskud til ku rsister, som modtog undervisning i dansk som andetsprog.

 

Kontrollen gav ikke anledning til bemærkning.

 

 

Forslag til Børne- og Ungdomsudvalgets besvarelse til Revisionsdirektoratet. 

 

Børne- og Ungdomsforvaltningen foreslår, at Børne- og Ungdomsudvalget afgiver følgende besvarelse vedrørende Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 12/2005 om regnskab 2005:

 

"Generelt

 

Det bemærkes indledningsvis, at der i december 2006 udarbejdes en ajourført redegørelse om de forhold, der er behandlet i ovenstående revisionsprotokollat.

 

Nedenfor følger forvaltningens kommentarer til de ovenfor fremhævede forhold i revisionsprotokollatet for regnskab 2005:

 

Ad. 2.1.1 Udvikling af økonomistyringen

 

Udvikling af økonomistyringen vil blive tilrettelagt i overensstemmelse med Børne- og Ungdomsudvalgets og Økonomiudvalgets beslutninger i forbindelse med behandlingerne af redegørelsen om Økonomistyring i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Børne- og Ungdomsudvalget behandlede redegørelsen på mødet den 21. juni 2006 ( j.nr. 308510). På mødet blev foreslået en række initiativer til forbedring af økonomistyringen i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Forvaltningen vil rapportere herom til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget i regnskabsprognoserne i 2006 og 2007.

 

Økonomiudvalget behandler redegørelsen efter sommerferien.

 

Ad. 2.1.2 Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet

 

Forvaltningen har noteret sig, at Revisionsdirektoratet har kvitteret for, at relevante forretningsområder er beskrevet.

Forvaltningen vil tage initiativ til at ajourføre forretningsgangskonceptet i løbet af efteråret 2006 på grundlag af den bebudede afklaring af kommunens plan for etablering af koncernservicefællesskaber inden for økonomi og IT.

 

 

Ad. 2.2 Løn

 

Forvaltningen har ingen bemærkninger.

 

Ad 2.3 Anlæg

 

Opgørelsen over løbende (aktive) anlægsbevillinger omfatter alle anlægsbevillinger, for hvilke der ikke var aflagt regnskab pr. 31. december 2005.

Regnskabet for 2005 omfatter alene anlægsbevillinger, hvor der er bogført udgifter i 2005.

 

Der er 9 anlægsbevillinger som er med i opgørelsen over løbende (aktive) anlægsbevillinger uden at figurere særskilt i regnskabet for 2005.

3 af de 9 anlægsbevillinger indgår imidlertid i regnskabet for 2005 som dele af anlægsbevillinger til Handleplan 1999 og Handleplan 2000. De øvrige 6 anlægsbevillinger har ikke bogført udgifter i 2005.

 

Forvaltningens praksis på området er at forelægge anlægsregnskaber ca. 3 måneder efter 1. års gennemgangen, med mindre der er særlige forhold.

 

Forvaltningen har for indeværende ingen afsluttede anlægsbevillinger, hvor der efter praksis burde have været udarbejdet anlægsregnskab.

 

Ad 2.4 Tilskud og overførsler

 

Forvaltningen har noteret sig Revisionsdirektoratets opfattelse med hensyn til mulighederne for at anvende et overskud som følge af nedsat/manglende aktivi tet hos tilskudsmodtager.

 

I overensstemmelse med Uddannelses- og Ungdomsudvalgets beslutning på mødet den 1. september 2004 (U 149/04) har der ikke været indskrevet elever på Det Kongelige Opfostringshus /Den Thorupske Stiftelse (DKO) i efteråret 2004 eller i 2005.

 

I 2005 har der derfor alene været afholdt udgifter på DKO i forbindelse med afviklingen af skolen og bygningernes vedligeholdelse. Modtagne legatbeløb fra egne og fremmede legater/fonde er hensat til senere brug for elevrelaterede formål.

 

Der har således ikke for 2005 været overskud/underskud i forhold til det givne tilskud.

 

Før 2005 blev tilskud til DKO's drift i en længere årrække givet på følgende grundlag:

 

Det udmeldte tilskud fra Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen skulle dække udgifter til elever visiteret af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen og indtil 6 elever visiteret fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Det udmeldte tilskud blev ikke knyttet an til noget bestemt elevtal.

 

Herudover kunne DKO optage yderligere elever fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og elever fra fremmede kommuner mod særskilt betaling. Endelig hidrørte en mindre del af institutionens indtægter legatbeløb fra kommunens egne og fremmede legater/fonde.

 

Summen af indtægter udgjorde DKO's økonomiske råderum til betaling af samtlige udgifter ved institutionen. Et eventuelt mer-/mindreforbrug overførtes til det efterfølgende år og fremgik af institutionens regnskab. 

 

Det vil ikke kunne opgøres, hvilke dele af DKO's indtægter, der er blevet forbrugt fordelt på aktiviteter således, at DKO eventuelt ville kunne tilbagebetale overskud som følge af nedsat/manglende aktivitet.

 

Forvaltningen deler derfor ikke Revisionsdirektoratets opfattelse i det konkrete tilfælde vedrørende Det Kongelige Opfostringshus/Den Thorupske Stiftelse. 

 

Ad 2.5.1 Det omkostningsbaserede regnskab

 

Forvaltningen vil umiddelbart tage initiativ til at rette de konstaterede fejl i anlægskartoteket og i det omkostningsbaserede regnskab.

 

Forvaltningen har - som et led i bestræbelserne for at sikre reglernes overholdelse - indført procedure for at erindre institutioner m.fl. om retningslinier for optagelse af aktiver i det omkostningsbaserede regnskab i forbindelse med betaling af fakturaer større end 50.000 kr. eksk. moms. 

 

 

Ad 2.5.2 Den finansielle status

Opfølgning af tidligere omtalte forhold

 

Forvaltningen anerkender, at der for 2 projekters vedkommende i regnskab 2004 ikke blev driftsbogført projektudgifter. 

 

Forvaltningen har taget Revisionsdirektoratets henstillinger og indskærpelse af præmisserne for anvendelse af statuskonti og registrering af gældsposter på forskudskonti til efterretning og har indskærpet dette for de budgetansvarlige enheder i forvaltningen.

 

Forvaltningen har fortsat oprydningen af statusposter og vil i fornødent omfang gøre brug af ekstern konsulentbistand for at sikre fremdrift i opgaveløsningen.

 

Revision 2005

 

Forvaltningen anerkender, at der ikke i fuldt omfang har fundet afstemning sted af forvaltningens statuskonti. Blandt andet som følge af at der fra Accentures side er foretaget posteringer såvel i 2004 som i 2005 uden fornøden dokumentation.

 

Arbejdet med debitorer samt øvrig oprydning fra de mange lønproblemstillinger, har betydet, at ressourcerne er kanaliseret til dette formål.

 

Arbejdet med at tilvejebringe de manglende statusspecifikationer er sat i gang. Det er forvaltningens opfattelse, at en række statuskonti bør afstemmes af Accenture.

 

 

Ad. 2.6 Bevillingskontrol

 

a.

Forvaltningen har ingen bemærkninger.

 

b.

Forvaltningen vurderede i Uddannelses- og Ungdomsudvalgets regnskabsprognose for 2005 pr. oktober 2005, at merudgiften på det rammebelagte område drift ville blive ca. 93 mio. kr. (36 mio. kr. og 56,6 mio. kr. vedrørende merforbruget 2004).

Det var i indstillingen angivet, at det var forvaltningens vurdering, at udvalgets budgetramme for driftsområdet for 2005 alene kunne forventes overholdt, såfremt problemer omkring lønnen afklares, og de fornødne registreringer sker i 2005.

Derudover blev det konkluderet, at det på daværende tidspunkt ikke var muligt at afgøre præcist størrelsen af den samlede mer- eller mindreudgift.

 

Forvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen var på daværende tidspunkt i gang med en gennemgang af problemerne omkring de bogførte lønudgifter for 2004 i overensstemmelse med Økonomiudvalgets beslutning herom.

Det var fastlagt, at den endelige afrapportering omkring merforbruget 2004 skulle ske inden afslutningen af regnskabet for 2005.

Som det også er konstateret i regnskabsprognosen for oktober 2005, var overholdelsen af driftsrammen afhængig af, at problemerne omkring lønnen for 2004 blev løst, og at der blev foretaget de fornødne korrektioner i regnskabet for 2005.

Dertil kom, at nogle af de store afvigelser eksempelvis omkring ferie, der kunne konstateres i 2004, ligeledes gjorde sig gældende i 2005. Forvaltningen forventede derfor, at afklaringen for 2004 ville have afledede konsekvenser for de bogførte beløb i 2005.

 

Som følge af udvalgets regnskabsprognose pr. oktober måned 2005 besluttede Økonomiudvalget den 29. november 2005, at Børne- og Ungdomsudvalget skulle aflevere en revideret regnskabsprognose.

Det blev i den reviderede prognose vurderet, at regnskabsresultatet for driftsområdet ville udvise et merforbrug på 180 mio. kr.

Når bortses fra den negative tillægsbevilling på 56,6 mio. kr., som udgjorde merforbruget i 2004-regnskabet, udgør prognosen for 2005-regnskabet en merudgift på 123,4 mio. kr.

 

Som det fremgår af ovenstående, var der så mange usikkerhedsmomenter forbundet med den vurdering, der blev fremført ved oktoberprognosen 2005, at det ikke var muligt at fastslå omfanget af det forventede merforbrug.

Der var derfor ikke grundlag for at ansøge om tillægsbevillinger, men alene grundlag for Økonomiudvalgets beslutning om, at der ekstraordinært skulle afgives en regnskabsprognose i januar 2006.

 

På grund af det fremskredne tidspunkt i forhold til regnskabet var det derfor i situationen mest korrekt at afvente det endelige regnskab således, at bevillingsreglerne for overførsel af merforbrug trådte i kraft.

 

Reglerne foreskriver, at hvis et udvalg ved opgørelse af regnskabet har et merforbrug, skal merforbruget tilbagebetales i efterfølgende år af udvalget. I det omfang udvalget ikke kan tilbagebetale i det følgende år, kan tilbagebetalingsperioden forlænges ved, at udvalget anmoder Borgerrepræsentationen om et internt lån.

 

På baggrund af regnskabsprognosen i januar 2006 for regnskab 2005 besluttede Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen at yde et internt lån på 179,1 mio. kr. løbende over i alt 6 år til Børne- og Ungdomsudvalget.

 

c.

Forvaltningen har noteret sig Revisionsdirektoratets opfattelse. Forvaltningen finder imidlertid ikke, at det var ukorrekt at bogføre udgiften i 2006, da forliget først blev indgået i 2006, og udgifterne ikke vedrører 2005. 

 

Ad. 3 Andre opgaver

 

Forvaltningen har ingen bemærkninger.

 

Ad 4. Ledelsens regnskabserklæring

 

Forvaltningen har ingen bemærkninger.

 

Ad. 5.1 Udgifter i forbindelse med aktiveringstilbud og uddannelsesaktiviteter.

 

Forvaltningen er ikke enig med Revisionsdirektoratet i, at opgørelsesmetoden ikke har fulgt regelsættet.

Området er overført til Beskæftigelses- og Integrationsudvalget pr. 1. januar 2006.

Forvaltningen forventer, at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen tager initiativ til at afklare spørgsmålet med Revisionsdirektoratet og underrette forvaltningen om resultatet heraf.

 

 

Ad 5.2 Udgifter til dansk til voksne udlændinge m.fl.

 

Forvaltningen har ingen bemærkninger.

 

 

Økonomi

Ingen yderligere bemærkninger

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Børne- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Høring

Ingen bemærkninger

 

 

BILAG VEDLAGT

 

·        Revisionsprotokollat nr. 12/2005 fra Revisionsdirektoratet

 

 

 

Else Sommer

 

                                                                             Søren Stahl Nielsen