Opfølgning på medlemsforslag i BR om forenkling på dagtilbuds- og folkeskoleområdet

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at status vedr. kortlægningen og forvaltningens arbejde med forenkling og forbedring på dagtilbuds- og skoleområdet tages til efterretning.

Problemstilling

Den 23. september vedtog Borgerrepræsentationen et medlemsforslag stillet af Socialdemokratiet og Venstre. I forslaget blev Børne- og Ungdomsforvaltningen bedt om ”at kortlægge dokumentationskrav og fælles systemunderstøttelse på dagtilbuds- og folkeskoleområdet med henblik på at afdække muligheder for forenkling og forbedringer. Status på kortlægningen og evt. forslag til forenkling og forbedringer forelægges Børne- og Ungdomsudvalget senest på mødet den 15. december 2021, og den endelige version forelægges det kommende Børne- og Ungdomsudvalg i det første halvår af 2022.”

Løsning

Kortlægning

På baggrund af medlemsforslaget har forvaltningen igangsat en kortlægning af eksisterende administrative og faglige dokumentationskrav samt systemunderstøttelsen for hhv. dagtilbud og skoler. Det er kun varige krav, der medtages i kortlægningen, og krav relateret til bygningsmæssige forhold er ikke medtaget. Den foreløbige kortlægning fremgår af bilag 1, mens den endelig kortlægning præsenteres for udvalget ved udgangen af 1. kvartal sammen med en evaluering af de administrative fællesskaber (AF).

I arbejdet med kortlægningen af dokumentationskravene foretages der en løbende kvalificering, herunder det formelle ophæng (national lovgivning, lokal udmøntning og lokale politisk fastsatte), og der ses på sammenhæng mellem dokumentationskrav. Parallelt hermed afdækkes den systemunderstøttelse, som er tilgængelig for hhv. dagtilbud og skoler i relation til dokumentationskrav, administration og kommunikation. Forvaltningen inddrager skoleledere, pædagogiske ledere og klyngeledere med henblik på en kvalificering, og deres input medtages i den endelige kortlægning.

Som supplement til kortlægningen arbejder forvaltningen derudover med erfaringerne fra tidligere års leder APV (2019 og 2021) for dagtilbudsledere. Endelig indgår resultaterne fra den nyligt gennemført evaluering af de administrative fællesskaber i arbejdet. Dette supplement til kortlægningen er medtaget bl.a. for at identificere udfordringer og inddrage ledernes oplevelser i det videre arbejde med på at afdække muligheder for forenkling og forbedringer.

De foreløbige resultater peger på, at de administrative opgaver, dokumentationskrav og de tilhørende systemer fylder og tager tid fra den faglige og pædagogfaglige ledelse. Det er fx opgaver i forbindelse med indkøb, ansættelsesprocesser og ledelsestilsyn. Men flere ledere synes også, at når AF fungerer, så letter det opgaveløsningen med et administrativt fællesskab, som kan hjælpe i sager, som lederne har svært ved at løse. Resultaterne peger også på, at det er svært at finde rundt i den store organisation og besværligt at finde svar på spørgsmål af administrativ karakter.

Udarbejdelse af forslag til forenkling og forbedring

Forvaltningen vil frem mod budget 2023 udarbejde konkrete forslag til forenkling og styrket understøttelse af ledernes opgaver. De konkrete forslag kan enten implementeres direkte eller indgå i budget 2023, hvis der kræves særskilt finansiering hertil. Forslagene vil bl.a. omhandle:

• Indkøb
• Ansættelsesprocesser, lønforhandlinger og sygefraværssamtaler.
• Planlægning af arbejdstid og strategiske planlægning af medarbejderressourcerne,
• Ledelsestilsyn.

Forvaltningen vil i løbet af 1. halvår 2022 gennem pilotprojekter afprøve forskellige modeller for forenkling og organisering af opgaverne. Pilotprojekterne vil være frivillige og kun berøre enheder, som er interesserede i at deltage.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces