Tilpasninger i Børne- og Ungdomsforvaltningens administration

Børne- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 15. november 2006

 

 

15.      Tilpasninger i Børne- og Ungdomsforvaltningens administration

INDSTILLING

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

 

at       udvalget godkender udmøntningen af besparelserne på det administrative område

 

 

RESUME

Som følge af budgettet for 2007, herunder forvaltningens medfinansiering af Faglighed for Alle, skal der findes besparelser for 2007. Forvaltningen fremlægger hermed forslag til udmøntningen af besparelserne på det administrative område.

 

SAGSBESKRIVELSE

Med baggrund i vedtagelsen af Budget 2007 den 5. oktober 2006 (BR 477/06) samt de supplerende besparelser i forbindelse med den i budgetforliget besluttede medfinansiering af Faglighed for Alle, som blev godkendt af Børne- og Ungdomsudvalget den 25. oktober (J.nr. 327960), skal udgifterne på det administrative område reduceres med 11,8 mio. kr. Hertil kommer, at der i lighed med de øvrige budgetområder skal tages højde for sygefraværsbesparelsen samt merudgifter til barselsfonden og NEM-kontoen.

 

Der har i overvejelserne om hvorledes den administrative besparelse bedst kunne udmøntes naturligvis været stor opmærksomhed på den aktuelle situation i Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF), hvor der i den kommende tid skal gennemføres store ændringer i den administrative organisation og ledelse, samt i den generelle styringsmodel i BUF. Som det fremgår af det vedtagne forandringsprogram er målet at BUF skal være karakteriseret ved en effektiv og serviceorienteret administration rettet mod kerneydelserne. Forvaltningen skal fremadrettet indrettes således at den bedst muligt kan sikre

 

• Understøttelse/servicering af skoler og institutioner
• Betjening af borgmester og udvalg
• Sikker og effektiv styring af kapacitet, aktiviteter og økonomi

 

For at opfylde disse mål vil der blive gennemført en række ændringer i ledelse, organisation og administrativ opgaveportefølje, og det indgår i forandringsprogrammet at der stiles mod at gennemføre en ny organisation af forvaltningen pr. 1. april 2007. Ideelt set burde besparelserne på de administrative opgaver afvente denne reorganisering, men det er ud fra en samlet ledelsesmæssig vurdering skønnet ikke at være muligt, idet det forudsætter enten en forcering af den igangværende gennemlysning af administrationen, eller en udskydelse af beslutningen om hvordan besparelserne skal udmøntes. Det er direktionens opfattelse, at de ændringer i BUF's administrative funktionsmåde, der lægges op til i forandringsprogrammet, er så omfattende, at der bør gives den nødvendige tid til at sikre, at den kommende organisering og opgavemæssige prioritering for alvor løser de problemer, der er konstateret i den eksisterende organisation og ledelse. Derfor kan beslutninger om organisation ikke fremskyndes. Det er endvidere direktionens vurdering, at de besparelser der skal findes i 2007 sammenholdt med de perspektiver der er for BUF's økonomi i de kommende år nødvendiggør at besparelserne udmøntes således at de får størst mulig effekt i 2007. Derfor kan beslutningen om besparelser ikke udskydes.

 

Set fra et medarbejderperspektiv havde det været optimalt hvis besparelser, organisationsændring og omlægning i forbindelse med etablering af koncernservice kunne foregå i en og samme proces. Dette har imidlertid ikke været muligt og det må forudses, at der vil ske yderligere ændringer af ansættelsesvilkår i forbindelse med kommende organisationsændringer.

 

På baggrund af ovenstående har der været tilrettelagt en proces, der med udgangspunkt i de overordnede mål, der allerede nu kendes for BUF's opgaver og organisation, vurderede de eksisterende administrative opgaver/udgifter i centralforvaltningen og distrikterne. I udgangspunktet var denne opgave besværliggjort af, at de administrative udgifter har været rammestyrede, og at der ikke har været tradition for en sammenhængende prioritering af opgaverne i forbindelse med den årlige budgetlægning. Der er derfor i perioden frem til primo november udarbejdet aktivitetsbudgetter for samtlige enheder, hvor ressourceforbruget (antallet af medarbejdere) er sammenholdt med opgaverne. Selvom første version af aktivitetsbudgettet ikke på alle områder har kunnet give det nødvendige overblik, har det kunnet indgå som en støtte i vurderingen af, hvilke opgaver der kunne reduceres, og hvilke medarbejdere, der kan blive berørt heraf. I de foreslåede besparelser indgår naturligvis derudover den forventede omlægning af forvaltningen den 1. april 2007.

 

I fastsættelse af besparelsesmålet for administration indgår det tillige, at der skal regnes med merudgifter i forbindelse med udskiftning af 2 vicedirektører, samt at det anses for nødvendigt at styrke forvaltningens økonomistyringsarbejde og –kompetence med ekstern rekruttering af 2 økonomer.

 

Nedenfor fremlægger forvaltningen hvilke elementer der indgår i besparelsen på det administrative område. Det har været målet for valg af besparelsesområder, at besparelserne i administrationen i mindst mulig grad rammer BUF's kerneydelser. Besparelserne omfatter såvel reduktion i udgifter til løn og øvrig drift.

 

Aktiviteter som foreslås reduceret og omlagt

 

Ved vurdering af mulige her og nu besparelser i relation til det fremadrettede arbejde i forandringsprogrammet er der fokuseret på

 

1. Ledelse og ledelsesstruktur
2. Optimering af administrative processer
3. Fokusering af udviklingsopgaver
4. Samling af opgaver/kompetencer
5. Administrative konsekvenser af politiske beslutninger
6. Afbureaukratisering

 

 

 

Ledelse og ledelsesstruktur (slankning af ledelsen)

I forbindelse med etablering af distriktsstrukturen i BUF blev det besluttet at distrikternes ledelsesstruktur skulle afspejle centralforvaltningen og herunder at der skulle være 4 ledere i hvert distrikt. Den fremtidige opgaveprofil i distrikterne vil blive fastlagt i forbindelse med forandringsprogrammets opstilling af ny organisatorisk model. Det vurderes imidlertid at den nuværende spejlingsmodel er uhensigtsmæssig, og at ledelseslaget i distrikterne, også i den fremtidige model, skal være smallere.

 

Også i centralforvaltningen påtænkes en strammere ledelsesstruktur, og det vil som led i det fremadrettede organisationsudviklingsarbejde blive vurderet hvor mange ledere det er hensigtsmæssigt at have på hhv. kontorchef- og mellemlederniveau.

 

Forslag til udmøntning af besparelser i administrationen indebærer at der i centralforvaltning og distrikter tilsammen n edlægges i alt 46 stillinger, heraf 13 lederstillinger.

 

Optimering af administrative processer (undgå dobbeltarbejde)

Der vurderes på flere områder at være mulighed for besparelser ved at se opgaveløsningen på tværs af de administrative enheder, i stedet for alene at se på opgaveløsning indenfor den enkelte enhed. Der er her og nu peget på en række områder, som fx samspillet mellem BUF og KEjd, sammenlægning af 3 tidligere selvstændige enheder i et nyt sekretariat, samling af kommunens administration af svømmeundervisning i forbindelse med oprettelse af idrætsskole og omlægning/rationalisering af en række analyseopgaver og projektaktiviteter. Hertil kommer at der ikke i tilstrækkelig grad har været sammenhæng mellem hvilken administrativ enhed der har modtaget bevilling til at løse en bestemt opgave, og hvilken enhed der rent faktisk har brugt ressourcer herpå.

 

Fokusering af udviklingsopgaver

Med beslutningen om gennemførelse af Faglighed for alle bør en række af forvaltningens udviklingsopgaver indtænkes heri i stedet for, at der parallelt med det store forandringsprogram videreføres selvstændige ukoordinerede udviklingsprojekter. Dette betyder, at flere af forvaltningens udviklingsopgaver skal bidrage til at styrke den samlede indsats i Faglighed for alle, men også at nogle eksisterende faglige kompetencer kan anvendes i FFA på bekostning af andre opgaver i forvaltningen.

 

Samling af opgaver og kompetencer

I den nuværende organisation er væsentlige opgaver som løn- og personaleadministration, økonomi og kapacitetsstyring og prognosevirksomhed spredt ud på mange enheder, uden at der på alle områder er klarhed over arbejdsfordeling og ansvar. I den fremtidige organisation tænkes disse opgaver i højere grad at skulle løses samlet (fælles professionalisering af den teknisk-administrative opgaveløsning kombineret med systematisk inddragelse af den decentrale indsigt og systematisk anvendelse af forvaltningens samlede indsigt i den overordnede styring). På kort sigt vil der kun i begrænset omfang blive gennemført egentlige besparelser, idet det vurderes at være væsentligt for den fremtidige succes vi her og nu kan fastholde en række kompetencer. På længere sigt vurderes der imidlertid at være et besparelsespotentiale i en sådan konstruktion.

 

Administrative konsekvenser af politiske beslutninger

Der har som nævnt været tradition for en rammebudgettering af administrationen og derfor er der ikke systematisk blevet hverken tilført eller besparet ressourcer i forbindelse med politiske beslutninger. Fremadrettet vil den administrative konsekvens af bortfald af opgaver blive inddraget i den årlige budgettering og prioritering af det administrative område. Her og nu forventes der en reduktion i forbindelse med bortfald af opgaver

 

Afbureaukratisering

Det er målet at gennemføre en afbureaukratisering af BUF's institutioner og skoler. Dette vil naturligvis få konsekvenser for opgaveløsningen i både distrikter og centralforvaltningen. Da afbureaukratiseringsplanen endnu ikke i tilstrækkelig grad er konkretiseret har det ikke været muligt at inddrage dette tema i valget af her og nu besparelser. Dette vil i stedet indgå i arbejdet med reorganisering af BUF. 

 

Forvaltningen har med udgangspunkt i ovenstående principper udarbejdet en konkret spareplan på det administrative område på 15.306.000 kr. i 2007. De afledte effekter i 2008 vurderes til at være 22.790. 000 kr. Herfra skal fratrækkes merudgifter i forbindelse med nyrekruttering af 2 vicedirektører og 2 økonomer. Besparelsesplanen indebærer nedlæggelse af 46 stillinger, heraf 13 lederstillinger. Da der i forbindelse med ansættelsestoppet i administrationen pt. er en række ubesatte stillinger vil ikke alle stillingsnedlæggelser føre til afskedigelser men i stedet stille krav til intern rokering/omplacering. Opsigelsen af de berørte medarbejdere planlægges at ske inden 1. december 2006.

 

 

 

Økonomi

 

Ingen øvrige bemærkninger.

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Børne- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

 

Høring

I uge 46 gennemføres høring af samarbejdsudvalg og de berørte medarbejdere vil torsdag d. 16. november (straks efter en evt. tiltrædelse i Børne- og Ungdomsudvalget) blive orienteret af deres nærmeste leder. Direktionen vil herudover på et fællesmøde for alle medarbejdere i centralforvaltning og distrikter forklare hvilke overvejelser der ligger bag valget af besparelser, samt besvare spørgsmål fra medarbejderne. Der tilbydes genplaceringshjælp til de medarbejdere der afskediges, og personalecheferne i kommunens øvrige forvaltninger er orienteret om situationen med henblik på  mulig genplacering i andre forvaltninger.

 

 

BILAG  VEDLAGT

Ingen

 

 

 

 

                                                    Else Sommer    

                                                                                      Laila Kildesgaard